Sander Joziasse is manager operations bij Christ’s Hope Nederland en werkt samen met 9 andere medewerkers en vrijwilligers. De landen waar Christ’s Hope hulp biedt liggen voornamelijk ten zuiden van de Sahara, daar is de AIDS-problematiek het grootst. Christ’s Hope International werkt in Kenia, Tanzania, Uganda, Congo, Namibië, Zuid-Afrika en Swaziland. De Nederlandse organisatie werkt voornamelijk samen met Kenia en Tanzania.
Destijds was ik in de veronderstelling dat Procurios alleen maar websites ontwikkelde, maar dat was helemaal niet waar. Procurios doet veel meer dan alleen dat!
De link naar Procurios
De relatie tussen Christ's Hope en Procurios gaat terug tot 2013. Sander: "Rond 2013 heeft Procurios ons geholpen met het maken van een aantal websites voor diverse projecten die wij organiseerden. Hier zijn wij hen heel dankbaar voor. Destijds werkte een vrijwilliger voor ons als verpleegkundige in Kenia en zij kende Jos (mede-oprichter van Procurios, red.) goed."
Een van deze projecten betrof het doneren van voedselpakketten aan mensen die door ziekte geen inkomsten hebben. Via de website konden donateurs een voedselpakket 'kopen', waarna de producten lokaal werden ingekocht en verdeeld.
"Een hele tijd later," vertelt Sander," sprak ik Jos tijdens de Vakdag Fondsenwerving. Hij vertelde dat Procurios speciaal voor fondsenwervende organisaties een platform ontwikkeld heeft. Destijds was ik in de veronderstelling dat Procurios alleen maar websites ontwikkelde, maar dat was helemaal niet waar. Procurios doet veel meer dan alleen dat."
Van losse bestanden naar een geïntegreerd platform van Procurios
"Zo'n anderhalf jaar geleden besloten we dat het anders moest. We werkten destijds nog met Excel-bestanden en het was tijd om iets anders te kiezen," aldus Sander. De organisatie realiseerde zich dat ze een efficiëntere oplossing nodig had voor de administratie, relatiebeheer en giftenregistratie.
Tijdens de Vakdag Fondsenwerving kwam Christ's Hope in contact met verschillende leveranciers. "Vaak valt je oog eerst op een aantrekkelijke prijs. De pakketten zijn bij de aanschaf niet zo duur, maar voor het complete product en de handige extra's leg je vaak geld bij. Uiteindelijk moet de prijs in combinatie met de samenstelling van het pakket vooral passen bij je organisatie. Dit was met Procurios het geval. We voerden daarna goede gesprekken met Martijn (Business Developer). Op basis van de eerdere samenwerking met Procurios rondom de projecten met voedselpakketten en dergelijke, hebben we besloten om verder met Procurios in zee te gaan."
De implementatie van het Procurios-platform
Christ’s Hope maakt nu gebruik een combinatie van procducten, zoals CMS (websitebeheer), Communities, CRM, Donations en Mailings. Volgens Sander benut de organisatie vrijwel alle functionaliteiten van het platform.
Bij de overgang van losse bestanden naar een geïntegreerd platform kan het lastig zijn om precies te bepalen wat een organisatie nodig heeft. In samenwerking met de implementatieconsultant van Procurios inventariseerde Christ's Hope hun behoeften en prioriteiten.
Ik ben heel blij met de software want wij zijn veel meer gesegmenteerd gaan communiceren naar bepaalde groepen.
Gesegmenteerde communicatie
“In het gebruik van het platform zijn we nog lerende, dat heeft tijd nodig. Maar ik ben heel blij met de software” geeft Sander aan. “Want wij zijn veel meer gesegmenteerd gaan communiceren naar bepaalde groepen. We hebben onlangs een fietsactie gehad waarin 16 fietsers in Limburg 150 km hebben gefietst. Zij hebben allemaal hun achterban gevraagd om hen te sponsoren. Dit hebben wij heel goed kunnen inrichten aan de achterkant van de website door 16 acties (het aantal fietsers) aan te maken. Zo kunnen wij heel overzichtelijk op het platform zien hoeveel geld per actie is opgehaald.
Maar wat ook zo mooi is; de mensen die geld hebben gedoneerd aan een actie, kunnen wij door middel van de koppeling met het CRM en Donations heel gemakkelijk weer mailen met bijvoorbeeld: ‘Morgen start de fietstocht, dank voor je donatie, etc.’. De communicatie is hiermee echt heel erg verbeterd.”
Voorheen deed Christ’s Hope deze communicatie vanuit losse bestanden en dus niet met gekoppelde systemen. Hierdoor moesten zij veel data handmatig overzetten van het ene naar het andere systeem. Nu ze gebruik maken vanuit het CRM van Procurios kunnen ze het contact ook monitoren, doordat je de geschiedenis van de contactmomenten kunt volgen. “Mensen met een bepaalde engagement haken sneller en makkelijker aan na een mailing wanneer ze al eens eerder hebben meegedaan aan een actie. Ook dit kunnen we met het nieuwe platform beter zien. We hebben hierdoor veel meer grip op de bewegingen van onze contacten.”
De samenwerking met Procurios
“Ik ben blij met de samenwerking tussen Procurios en ons.” vertelt Sander “Je moet elkaar leren kennen en de juiste weg vinden in hoe Procurios werkt en hoe wij zelf werken, maar dat ging erg goed. We kregen eerst een testversie om mee oefenen. Wanneer we iets niet goed begrepen, werden we goed geholpen door het klantteam dat ons werd toegewezen. Het was soms even zoeken maar ik kon altijd terecht bij jullie."
"Je moet wel wat verstand hebben van het systeem en dat hebben jullie ons goed uitgelegd. En het wordt steeds duidelijker. Het is een kwestie van uitproberen en oefenen.”
Het maakt je werk gemakkelijker om alles vanuit één platform te regelen. Nu denk ik: dit hadden we eerder moeten doen.
Zou jij Procurios aanraden bij anderen?
“Zeker! Dan denk ik aan organisaties gelijk aan de onze. Het maakt je werk gemakkelijker om alles vanuit 1 platform te regelen. Nu denk ik: dit hadden we eerder moeten doen, want het helpt ons zo in ons werk.”
