Hoe verminder ik stress tijdens het organiseren van een evenement?

Administratief

Administratief kan een evenement een enorm zooitje worden terwijl dit heel belangrijk is voor de organisatie. De continue veranderingen in de gastenlijst, verdwenen en vergeten mailtjes en natuurlijk de eisen van standhouders. Hierdoor zul je geheid dingen vergeten, waardoor jij uiteindelijk de gebeten hond bent (''Pff slecht georganiseerd weer he?'').

Gelukkig heb ik tips waardoor het je net iets makkelijker af kan gaan, waardoor jij ‘s avonds met een gerust hart je bed induikt.

Bezoekers

Als je ervoor kiest je bezoekers handmatig in te voeren zorg dan dat je hier vaste momenten voor inpland. Stel dit niet uit! Zonder automatiseringsmogelijkheden heb je simpelweg veel tijd en concentratie nodig.

Automatisering?

Nog een tip (zeker bij het regelmatig organiseren van events) is  het vinden van een juist platform. Eén waarbij bezoekers zich bijvoorbeeld via een nieuwsbrief of via hun persoonlijk profiel kunnen aanmelden en hen direct opslaat in je bezoekers bestand. Beschik je hier (nog) niet over? Dan is het direct bijwerken van in- en uitschrijvingen handig, waardoor je aan het eind van de week geen bergen werk hoeft te verzetten.

Eisen

Hoewel het voor veel stress kan zorgen is het luisteren en ordenen van opmerkingen van bezoekers van belang. Zijn er meerdere mensen bijvoorbeeld allergisch voor een bepaald product is het een must om hier rekening mee te houden! Doe je dit niet zijn er voor het volgende evenement al mensen afgeschreven als potentiële bezoeker want die gaan simpelweg ontevreden naar huis en zal je niet meer terugzien.

Natuurlijk is dit zonde. Dus hoe vergeet je niet al die wensen en eisen van je bezoekers en hoe stem je dat op elkaar af? Het koppelen en bijhouden van bijvoorbeeld allergieën of voorkeuren van bezoekers kan al heel makkelijk. Denk hierbij aan een notitie bij een bezoeker in je bezoekers bestand waardoor je gelijk ziet wie wat te vermelden heeft.

Het analyseren van informatie over bezoekers zal je bij een volgend evenement kunnen helpen. Zo kan je bijvoorbeeld kijken wat de gemiddelde bezoeker is, en zo ook de communicatie en marketing hierop aanpassen. Daarnaast kun je lang voordat de bezoeker reageert al rekening houden met bepaalde punten die vorig evenement ook terugkwamen.

Communicatie

één van de belangrijkste aspecten voor je evenement, is de communicatie ervan. Je moet mensen bereiken en als je die dan hebt overgehaald om te komen, moet je de relatie ook onderhouden. En hoe handig zou het zijn als je alle communicatie via 1 platform kan regelen? Je bepaalt zelf wat er wordt gecommuniceerd, via welk kanaal en aan welke relatie.

Daarnaast is het handig als bevestigingsmails voor af- en aanmeldingen geautomatiseerd zijn, dit neemt ook weer veel werk uit handen, waardoor jij je beter kunt concentreren op het regelen van bijvoorbeeld de locatie of sprekers.

De conclusie is eigenlijk dat veel werk geautomatiseerd kan worden! Dit maakt het werk een stuk makkelijker en neemt ook de stress weg.