4 redenen waarom een geïntegreerd platform onmisbaar is voor ledenorganisaties

1. Je bespaart tijd

Wat is een geïntegreerd platform?

Bij Procurios geldt de regel: time = money. Nee, niet echt. Maar we gaan wel heel graag efficiënt met onze tijd om. Want alle tijd die je over hebt, kun je besteden aan ontwikkeling: van jezelf, van je organisatie of van je team.

Daarom steken wij veel tijd in de ontwikkeling van ons platform, dat bestaat uit modules die allemaal volledig met elkaar samenwerken om jou werk uit handen te nemen. Want waar je voorheen je ledendata op de ene plek had staan en je mailings op een andere plek, je formulieren via het ene systeem had geregeld en je website beheer via een ander, is het met een geïntegreerd platform mogelijk om alle informatie en alle functionaliteiten op één plek samen te brengen.

Alle tijd die je over hebt, kun je besteden aan ontwikkeling: van jezelf, van je organisatie of van je team.

Modules aan het werk

Dit betekent dat je veel minder tijd kwijt bent aan het uitzoeken van koppelingen tussen verschillende softwaresystemen, aan het zoeken naar gegevens binnen verschillende programma’s of aan het importeren van documenten van het ene systeem naar het andere.

Bij een volledig geïntegreerd platform worden bovengenoemde taken namelijk ‘weggeautomatiseerd’: het CRM wisselt zelf al informatie uit met je mailingssysteem, de module die je helpt bij het organiseren van evenementen communiceert met je facturatiemodule en de contributiemodule werkt weer samen met je CRM. En ook belangrijk: nooit meer op zoek naar de inloggegevens van zes verschillende programma’s! Kortom; je houdt plots meer tijd over die je kunt besteden aan de dingen waarvoor je elke ochtend écht graag je bed uitkomt.

2. Je bespaart geld

Besteed je geld aan waar het echt nodig is

We kunnen er grapjes over maken, maar efficiënt omgaan met je tijd betekent toch eigenlijk wél dat je minder kosten maakt! Het zou namelijk erg zonde zijn dat het budget van je vereniging vooral gaat zitten in de manuren die sommige (saaie!) administratieve taken kosten. Denk aan het bijhouden van contributiebetalingen, de aanmeldingen voor een vergadering of het versturen van facturatie. Met een geïntegreerd platform gaan veel van deze noodzakelijke taken automatisch en dus sneller: iets wat eerder uren verplicht werk betekende, is nu binnen een handomdraai gedaan.

Je vereniging houdt zo meer budget over om echt meerwaarde te creëren voor je leden. Het budget dat nu nog wordt uitgegeven aan administratieve uurtjes, kan straks goed inhoudelijk worden besteedt. Of je alles wat je bespaard nu uitgeeft aan een boeiende spreker, een advertentie om nieuwe leden te werven of een algemene ledenvergadering: je houdt méér over waarmee je jouw leden kunt laten zien dat hun contributie worth the while is.

Benieuwd naar de klanten die gebruik maken van het volledig geïntegreerde Procurios Platform?

3. Je doet een duurzame investering voor de toekomst

Klein beginnen

Het doel van elke vereniging is - lijkt mij - groei. Groei door samenbrengen. Of het nu draait om ledenaantallen of om de groei van waardering van je huidige leden, als het goed is, heb je bepaalde doelen gesteld voor de toekomst.

Ben je net gestart met je vereniging, dan is het niet zo erg om altijd handmatig alle contactgegevens of aanmeldingen voor de ALV handmatig in een Excel bestand te zetten of de juiste relaties díe ene uitnodiging te sturen. Maar merk je inmiddels dat ledenwerving zijn vruchten begint af te werpen en dat het steeds langer duurt om de juiste relaties bij elkaar te zoeken, is het best fijn om een platform te hebben dat je ondersteunt én meegroeit met je langetermijn ambities.

Je houdt meer over waarmee je jouw leden kunt laten dat hun contributie worth the while is.

Makkelijk groeien

Met het CRM als hart van je organisatie, wordt het makkelijk om een selectie te maken van de specifieke mensen die je wilt uitnodigen. De aanmeldingen worden vervolgens automatisch verwerkt en daarnaast verloopt de verdere communicatie rondom het evenement vanzelf. En ook het bereiken van nieuw publiek gaat makkelijk, want bij een geintegreerd platform werkt je CRM ook samen met je websitebeheer, je CMS. Dus organiseer je bijvoorbeeld een jaarlijks evenement en verwacht je elk jaar meer bezoekers? Nieuwe leads kunnen zich makkelijk aanmelden via je website, terwijl hun gegevens direct en automatisch worden opgeslagen in je CRM. 

Doordat het CRM ook communiceert met je mailsysteem, wordt het daarnaast des te makkelijker om deze nieuwe relaties op persoonlijke wijze te bereiken via de mail voor toekomstige evenementen, aanbiedingen of nieuws over het lidmaatschap bij jouw organisatie. 

Online meerwaarde

En groeit je vereniging vervolgens steeds sneller, dan is een online community de perfecte manier om de (interne) communicatie te versterken én om je leden online méér te bieden. Je collega's, maar ook je leden, kunnen hier kennis maken én kennis delen met elkaar. Ook je community werkt samen met de andere modules, waardoor jij kunt bepalen welke relatiegroep wel of geen toegang tot de community heeft. 

Het platform zorgt er daarom voor dat groei makkelijk gaat, zonder dat het je meer administratieve taken kost. Kortom: je hebt niet alleen de tools binnen handbereik om te groeien, je hebt ook de tools binnen handbereik om je steeds groter wordende ledenlijst in de toekomst makkelijk te bedienen.

4. Alle persoonsgegevens zijn in veilige handen 

GDPR

Op 25 mei is de GDPR van kracht gegaan. Niet alleen voor grote organisaties, ook voor ZZP’ers en de non-profit sector, waaronder ledenorganisaties en stichtingen. Hoe klein ook. Heb je persoonsgegevens in je bezit, dan dien je te voldoen aan de nieuwe regels die gelden binnen de EU.

Dit betekent dat jouw vereniging meer dan ooit verantwoordelijk is voor de veiligheid van de persoonsgegevens van jouw leden en andere relaties. En - gek, maar waar - wij weten dat er verenigingen zijn die namen, telefoonnummers en bankrekeningnummers van hun leden gewoon nog op losse papiertjes hebben staan. Of van wie alleen de voorzitter de gegevens ‘ergens’ in de mail heeft staan (of nog erger: in zijn/haar hoofd heeft zitten). Niet echt GDPR-proof dus!

Centrale plek

Met een geïntegreerd platform zorg je ervoor dat er één centrale plek is waar al je ledendata is opgeslagen én je kunt er voor zorgen dat er maar een select aantal personen is dat de gegevens mag inzien.

Bovendien hoef je geen belangrijke persoonsgegevens in een Excel bestand met je collega’s te delen via de mail of een USB-stick. Je loopt daarom nooit meer het risico dat je een bestandje vol persoonsgegevens per ongeluk naar het verkeerde mailadres mailt. Of dat je jouw USB-stick, waar dat lijstje met telefoonnummers van die belangrijke gasten voor het volgende evenement opstaat, kwijtraakt in de trein. Alle gegevens blijven veilig binnen het platform, waar iedereen (met de juiste rechten) altijd en overal bij kan via een veilige twee-staps authenticatie. 

Wil je graag weten wat een geïntegreerd platform nog meer kan betekenen voor jouw ledenorganisatie? Speciaal voor verenigingen hebben wij /Members. Bekijk de oplossing hier of meld je direct aan voor een demo!