Als vereniging slimmer werken (met IT)? Ga EventStormen!

Waarom EventStorming?

Zoals ik al schreef in eerdere blogs, is IT geen doel op zich. Technologie is een hefboom om waarde te leveren. Het is dus ontzettend belangrijk dat je IT inzet op basis van je behoefte! Om inzicht te krijgen in behoeften gebruik je een Waarde-naar-Tool-diagram of -als je het echt serieus wilt aanpakken- een EventStorm.

Hiermee ontdek je heel concreet welke tool(s) jouw organisatie nodig heeft. Welke dit zijn worden door de EventStorm echt aangetoond, veel meer dan vanuit een Programma van Eisen. We stellen de vraag achter de vraag, dat is essentieel. Hoe waardevol dit voor een klant is, komt in een EventStorm tot uiting.

Met EventStorming krijg je dus veel inzicht in (bottlenecks in) je proces, betrokken mensen, systemen en de complexiteit van het geheel. Hierdoor kun je veel beter onderbouwen wat je nodig hebt en wordt het dus gemakkelijker om een tool of een leverancier te kiezen. Of je nu nadenkt over een nieuwe website, CRM-systeem, of over efficienter werken, EventStorming geeft inzicht een boost!

Of je nu nadenkt over een nieuwe website, CRM-systeem, of over efficienter werken, EventStorming geeft inzicht een boost!

Hoe werkt EventStorming?

De Italiaanse Alberto Brandolini is het brein achter EventStorming. 

Een EventStorm gebeurt volledig offline, waarbij alleen een goed samengesteld team, Post-it’s en een ruimte met genoeg wanden om ze op te plakken nodig zijn. De sessies zijn dus best makkelijk te organiseren. Bij Procurios geven we in januari trouwens een EventStorm Workshop speciaal voor ledenorganisaties, maar daar vertel ik je zo meer over.

We vinden het geweldig wanneer een (nieuwe) klant komt EventStormen. De klant neemt het liefst minimaal 8 medewerkers mee die verschillende rollen en dus verschillende werkzaamheden en verantwoordelijkheden hebben. Wij zorgen voor een lichte ruimte met weinig afleiding, vol stapels gekleurde Post-its en sharpies. Er zijn zelfs geen stoelen of tafels nodig!

Op twee muren hangen meterslange vellen papier. Dit noemen we ‘infinite modelling space’, omdat de ruimte geen beperking op het ‘modelleren’ mag zijn. Als je bij ons komt EventStormen dan ga je samen met je collega’s, verdeeld in twee groepen, aan de slag met de opdracht die wij jullie geven. We willen erachter komen wat jullie doen, welke taken jullie uitvoeren om tot een bepaald resultaat te komen. Het gaat hierbij om ‘the bigger picture’ van de taken en het proces. EventStorming gaat dus meer over mensen en hun proces, dan over IT.

Juist ogenschijnlijk simpele handelingen die daar aan bijdragen zijn bij EventStorming ontzettend belangrijk. Denk aan het versturen van facturen of een nieuwsbrief. Deze stappen schrijf je op een post-it en plak je op de juiste plek aan de muur, om de volledige handeling stapsgewijs in beeld te brengen.

Een eenvoudig voorbeeld

De processen die onder de loep genomen worden zijn vaak complex. Voor deze blog houd ik het voorbeeld simpel: ik neem het publiceren van een blog als voorbeeld. Op de eerste oranje post-it die op de papieren tijdlijn komt te hangen staat ‘blog gepubliceerd’. Dit is het doel van een van onze werkprocessen. Daarvoor plakken we Post-its van stappen die we allemaal moeten doen om de blog gepubliceerd te krijgen, in dezelfde oranje kleur. Dan krijg je zoiets:

Afbeelding 1:

De rol van de Procurioten is belangrijk om de ‘discussie’ op de muur te krijgen. Kijk maar naar afbeelding 2. Tijdens deze sessie stelde iemand mij bijvoorbeeld de vraag ‘Is een tekst na redigeren dan eigenlijk direct klaar voor publicatie?’ Nou, nee! Bij complexe thema’s gebeurt het redigeren en aanpassen soms wel drie keer op rij, bekende ik. Dus plakte ik een roze Post-it op de muur. Deze roze Post-its noemen we hotspots en zijn een belangrijke eye-opener binnen het werkproces en de sessie. Wanneer er hotspots nodig zijn, ontstaan er namelijk regelmatig discussies in de groep. Iedereen blijkt bijvoorbeeld een eigen visie op deze stap binnen het werkproces te hebben. Het is een valkuil waar we allen vakkundig omheen lopen, maar dat nu eindelijk inzichtelijk wordt als verbeterpunt.

Afbeelding 2:

Volgende discussie. Hoe vind je bijvoorbeeld een onderwerp voor een blog? Daar heb ik eigenlijk geen eenduidig antwoord op, het is soms best een lastige klus. Op een blauwe Post-it schrijf ik op: een onderwerp kiezen. Deze staat voor een opdracht. Een blogonderwerp vind je namelijk niet zomaar. Onderwerpen worden onderzocht en besproken in onze wekelijkse contentmeeting. Soms vallen ze af, soms gaan we door. Het gaat om een keuze, dat brengen we vervolgens aan de hand van het lichtgroene plakbriefje in kaart (afbeelding 3). 

Afbeelding 3:

Wat de post-its vertellen

Opvallend is dat iedereen achteraf altijd enthousiast reageert. Deelnemers geven aan dat ze meer inzicht hebben gekregen in het proces, de samenwerking, waar dat verbeterd kan worden en hoe dat ondersteund zou kunnen worden door systemen.

EventStorming: ervaar het zelf

Voor mensen die er niet bij waren, is het lastig te snappen wat de ‘magic’ is die ter plekke tijdens de sessie ontstaat. Deelnemers die erbij waren, zijn vaak erg onder de indruk. Het geeft niet alleen jou en je collega’s inzicht over hoe jullie je werk doen, het geeft ook ons inzicht. En doordat we samen een EventStorm hebben gedaan, verloopt de samenwerking die daarop volgt soepeler.

Ook van cruciaal belang is het leren kennen van de taal, jargon van een klant. Wij krijgen meer inzicht in het kennisdomein van de klant, leren zijn taal spreken, en zo kunnen we dus een betere oplossing leveren.

Doe mee aan het #HALO onderzoek en vul de vragen in!