De onmisbaarheid van een online community

De onmisbaarheid van een online community

Bij thuiswerken denk je misschien niet als eerste aan een online community. Toch is dat juist in deze tijden onmisbaar. Chat, videobellen en webinars zijn vluchtige vormen van communicatie. Ze missen de mogelijkheden die een online community biedt: centraal  uitwisselen en borgen van belangrijke actuele informatie voor de gehele organisatie. 

Wat is en doet een online community?

Een Community is eenvoudig gezegd een groep mensen die elkaar nodig heeft. Dit kunnen medewerkers van een bedrijf zijn, leden van een vereniging, een groep klanten, bewoners, etc, etc. Om samen te werken communiceren ze met elkaar. Om dat te faciliteren zet je een online communities in. Dit zijn online digitale prikborden waarop leden van de community berichten kunnen plaatsen en erop reageren.

Centraal prikbord

Zonder zo’n centraal ‘prikbord’, gaat veel kennis en informatie verloren. Bijvoorbeeld beslissingen die genomen worden tijdens een overleg. Omdat we nu op afstand werken, is het nog belangrijker om iedereen goed te informeren. Het gemakkelijkst doe je dat als organisatie met een moderne online community.

Een moderne online community heeft ook een mobiele app. De community is dan ook vanaf mobiele apparaten bereikbaar. Nog een groot voordeel van een app is dat er notificaties verstuurd kunnen worden bij belangrijke berichten.

Maar hoe gebruik je een online community en wanneer zet je die in naast chat, videobellen, en webinars? Onze flowchart maakt het nut snel duidelijk. 

Dagelijks communiceren met tools.

Chat, videobellen, webinars en online communities draaien allemaal om één ding: communicatie. Daar is al heel veel over gezegd en geschreven. In deze blog beperk ik me tot de 3 werkvormen die we het meeste tegenkomen in ons dagelijks werk. Dit zijn:

a. het gesprek, 1-op-1 tussen 2 personen.
b. een overleg of vergadering, met meerdere mensen
c. het verhaal, gericht op een (grote) groep mensen

1-op-1 gesprek

Een 1-op-1 gesprek is een gesprek zoals je voert door de telefoon of face-to-face. Op een vraag die jij stelt, verwacht je direct antwoord. Als je een 1-op-1 gesprek op afstand wilt voeren en het heeft haast dan pak je de telefoon. Wanneer je graag je collega ziet, of als er een scherm gedeeld moet worden, dan is videobellen het beste alternatief. Als je niet meteen een reactie nodig hebt, zoals je verwacht in een telefoongesprek en beeld is ook niet belangrijk dan is chat de beste keuze. Het voordeel van chat is dat je goed meerdere gesprekken tegelijk kunt voeren. Dat is bij beeldbellen niet handig. Daarnaast verstoort chat ook veel minder de aandacht van je gesprekspartner. Die kan voor zichzelf een geschikt moment kiezen om te reageren.

Toepassingen van een online community bij een 1-op-1 gesprek

In het geval dat de uitkomst van een gesprek belangrijk is voor (een deel van) de organisatie, wil je dit communiceren. Een online community is daar bij uitstek geschikt voor. Met een online community kun je berichten plaatsen voor de gehele organisatie met achterban (klanten, leden of donateurs) of juist een beperkte groep zoals een afdeling. Goede communicatie draagt sterk bij aan het vergroten van draagvlak voor beslissingen.

In onze eigen praktijk zien we voorbeelden van patiëntenverenigingen waarbij 1-op-1-gesprekken ook via de online community verlopen. Er is een sterke behoefte om ervaringen te delen. Natuurlijk moet je tool dat faciliteren. 

Overleg

Bij een overleg zijn meerdere mensen betrokken zoals bij een vergadering. Overleg is nodig omdat je elkaar nodig hebt. Er is afstemming nodig. Ook hier kun je met chat goed uit de voeten als er geen haast bij is. Chat kan heel goed werken als de gesprekspartners even tijd nodig hebben om na te denken over hun antwoord. Bij een overleg dat normaal gesproken op een vastgesteld tijdstip en locatie plaatsvindt, is videobellen of videoconference de beste manier. Het went snel om op die manier te overleggen. Videobellen kent wel praktische beperkingen in het aantal deelnemers. Er zijn applicaties waarbij tot 250 (bijvoorbeeld Google Meet) mensen kunnen deelnemen, maar je snapt dat dit snel een chaos wordt. Met een heel goede voorzitter kun je nog productief videobellen tot plus minus 15-25 mensen. 

Toepassingen van een online community bij een overleg

Ook hier geldt dat je interessante uitkomsten uit een overleg wilt delen met (een deel van) de organisatie. Met een online community doe je dit interactief. Zo kunnen er vragen gesteld worden of aanvullende kennis gedeeld worden. Op deze manier maak je optimaal gebruik van de “Wisdom of the Crowd”.

Verhaal (of: nieuws, een memo, een plan, etc)

Verhalen vertellen, dan doen we de hele dag. Ook op ons werk. Hoe je weekend was, wat klant X graag wil, hoe project Y verliep, etc. In de praktijk noemen we een verhaal anders namelijk: nieuws, een memo, een plan, een project, een update, kennis of een ervaring. Veel ‘verhalen’ zijn bij uitstek geschikt op te plaatsen op een online community. 

Wanneer een verhaal interessant genoeg is om mensen bijeen te roepen op een vastgesteld tijdstip en (virtuele) plaats, dan is een webinar waarschijnlijk de beste keuze. Zeker als het verhaal ondersteuning vraagt met afbeeldingen (slides) of video’s. Een webinar organiseer je bijvoorbeeld wanneer een specialist zijn kennis en ervaring aan een grote groep op een interactieve manier wil delen.

Toepassingen van een online community bij een verhaal

Met een online community blijven ‘verhalen’ beschikbaar voor geïnteresseerden en voorkom je dat ze verloren gaan. Dit is relevant voor elke organisatie. Daarnaast nodigt een community ook uit tot interactie. Het vergroot betrokkenheid van communityleden. Zij reageren op het verhaal met hun kennis en ervaring delen of stellen aanvullende vragen. Op die manier ontstaan er gesprekken en maak je optimaal gebruik van ‘wisdom of the crowd’. 

Voor bedrijven, verenigingen, goede doelen... wie niet?

Sharing is Caring! Dat geldt helemaal in deze tijden. “Zorg voor Elkaar” betekent in onze informatiemaatschappij dat het je plicht als organisatie is om informatie te kunnen delen. Ongeacht of het nu gaat om een bedrijf met medewerkers, een vereniging met leden, goede doelen met donateurs. Voor elke organisatie geldt: Sharing is Caring.

Samengevat is een online community onmisbaar omdat het:

1. een plek is om centraal belangrijke informatie te delen en borgen die voortkomt uit 1-op-1 gesprekken, overleggen en webinars.

2. anderen uitnodigt om kennis op te doen en aan te vullen met vragen of eigen kennis.

3. sociale interactie versterkt, zoals de betrokkenheid en de ‘sense of belonging’, binnen de community (groep van mensen).

Maakt jouw organisatie nog geen gebruik van een eigen online community? Lees er meer over in onze bibliotheek!