Drie punten om op te letten bij het kiezen van een CRM voor ledenorganisaties

Wanneer je een nieuw CRM-systeem overweegt, denk je al snel aan allerlei eisen met betrekking tot gebruiksvriendelijkheid, flexibiliteit en budget. Allemaal heel belangrijk, maar niet doorslaggevend. Er zijn drie aandachtspunten die echt het verschil maken als je CRM-software zoekt die precies past bij jouw ledenorganisatie. We zetten ze voor je op een rij. 

Waarom het soort CRM er toe doet 

Verenigingen en ledenorganisaties die (verder) willen digitaliseren kunnen niet om een CRM heen. CRM staat voor ‘customer relationship management’ en zo’n systeem biedt alle tools om de relatie met je leden te optimaliseren. Het geeft inzicht in wie je leden zijn, helpt overzicht te houden en centraliseert communicatie. Veel CRM-systemen zijn ontwikkeld voor commerciële bedrijven, vandaar die C van customer. Maar waar commerciële bedrijven vooral een winstoogmerk hebben en daarom (sales)transacties vaak centraal stellen, is voor ledenorganisaties de interactie en binding met leden het belangrijkst. Het gaat dan om ledenbeheer of ledenadministratie. 

Hoe groter en professioneler jouw organisatie wordt, hoe belangrijker het beheren van de relaties met leden wordt. Dat zorgt ervoor dat een CRM-systeem voor ledenorganisaties aan andere eisen moet voldoen dan een commercieel CRM-systeem. Let dus bij de selectie van een nieuwe CRM op de 'fit' van het systeem met wat de organisatie nodig heeft. Dat klinkt als een open deur, maar toch zien we in de praktijk dat hier (te) weinig aandacht voor is. Ben je op zoek naar CRM-software voor je ledenorganisatie? Gebruik dan deze drie vragen bij je onderzoek.

 1. Kan het systeem overweg met de structuur van de organisatie?

Ledenorganisaties kunnen complexe structuren hebben. Denk aan afdelingen, subverenigingen en regionale verbanden. Een CRM-systeem moet die probleemloos en geautomatiseerd ondersteunen. Wanneer je met regio’s, afdelingen en/of commissies werkt, moet het centrale systeem op basis van de postcode van een lid automatisch de juiste regio selecteren. Lokale voorzitters en secretarissen moeten inzicht hebben in de leden van hun regio, maar hoeven geen toegang te krijgen tot leden in andere regio’s. Op basis van specifieke rollen en functies bepaalt het systeem wie toegang krijgt tot welke informatie, waarmee de veiligheid van de gegevens gewaarborgd blijft. Het ligt niet voor de hand dat een CRM dit standaard kan. Misschien is maatwerk nodig. Let er in dat geval op dat er geen 'quick fixes' worden gedaan die elders tot problemen leiden. Vanwege de onderlinge samenhang van functionaliteit en data in een CRM is het belangrijk dat de ondersteuning van regio's, commissies en afdelingen een degelijk basis heeft. Zo voorkom je beperkingen, telefoontjes naar de helpdesk en dat je een systeem aanschaft dat uiteindelijk net niet helemaal bij je ledenorganisatie past.

2. Ondersteunt het systeem de activiteiten van je ledenorganisatie?

Een ledenorganisatie werkt op een andere manier dan een bedrijf. Het is belangrijk dat het CRM-systeem aansluit bij de activiteiten van je organisatie. Je berekent bijvoorbeeld contributie aan leden, organiseert (online) bijeenkomsten, trainingen, ontwikkelt, borgt en deelt kennis, beheert en exploiteert een keurmerk, verstuurt nieuwsbrieven en verbindt leden met elkaar. In al die activiteiten staan de leden centraal en zijn dus data van leden betrokken. Die data hoort thuis, wordt beheerd, geborgd en ontsloten in het CRM. Ook hier geldt: wees heel kritisch over de capaciteiten van je CRM. Veel CRM's die niet specifiek met ledenorganisaties in het achterhoofd zijn ontworpen, moeten aangepast worden om hun eigenaardigheden te kunnen faciliteren. Ook in dit geval betekent dit maatwerk en veel ook. Daar kun je voor kiezen - het geeft je wellicht gelegenheid om meer van je wensen te verwerken in het CRM.

3. Levert het CRM datagestuurde inzichten?

Een ledenorganisatie levert waarde aan haar leden. Dat kan op allerlei manieren, maar de gemene deler is dat leden zich thuisvoelen bij de vereniging omdat zij er gelijkgestemden ontmoeten, zij een gezamenlijk belang hebben dat de organisatie verwoordt of bijvoorbeeld steun bij elkaar vinden. Als professionele ledenorganisatie krijg je met data inzicht in hoe jouw leden denken over de waarde die jij als vereniging levert. Zo vind je het belangrijk om te weten hoe goed jouw digitale nieuwsbrief gelezen wordt. Je houdt open-, lees- en klikstatistieken bij. 

Een CRM-systeem dat ontworpen is voor ledenorganisaties is de spil van deze data. Een slim CRM voor verenigingen, verzamelt, combineert en borgt data per lid. Dus niet alleen organisatiegegevens (bij organisatieleden) en persoonlijke NAW-gegevens van personen, maar ook die klikstatistieken, aanmeldingen voor en aanwezigheid op bijeenkomsten, trainingen, contributie- en betaalgegevens en andere contactmomenten, zoals verslagen van (telefoon)gesprekken. 

Zo'n specifiek CRM-systeem is zeker niet het eerste wat je tegenkomt als je online zoekt op ‘CRM’. Feitelijk wil je veel meer dan een CRM, bijvoorbeeld een platform waarin diverse applicaties beschikbaar zijn en die naadloos met elkaar samenwerken. Of een CRM-systeem dat eenvoudig gekoppeld kan worden aan allerlei andere applicaties. Het uitgangspunt moet zijn dat je geen moeite hoeft te doen om data uit de ene applicatie te gebruiken in de andere applicatie. Je kunt dan bijvoorbeeld in je mailing module direct data gebruiken over reacties op een campagne. Je weet daardoor wie je met welke boodschap moet benaderen waardoor je effectief je doelgroepen kunt segmenteren.

Een CRM-platform dat specifiek gebouwd is voor verenigingen levert veel voordelen. Want dan kun je data echt nuttig gebruiken. Data wordt inzicht. Een slim CRM-platform biedt handige manieren om slimme selecties te maken. Die slimme selecties bieden veel inzicht, bijvoorbeeld welke personen, uit een bepaalde regio geïnteresseerd zijn in een bepaald onderwerp. Het biedt inzicht in het aantal contactmomenten van leden in de afgelopen periode. Zulke inzicht heeft elke vereniging nodig om waarde te (blijven) leveren, innoveren en te blijven groeien.

Relevant blijven

Het is niet makkelijk om de beste CRM-software voor je vereniging te vinden. Dat is niet zonder reden: een CRM staat centraal bij de digitalisering van verenigingen en geen twee verenigingen zijn hetzelfde. Alle informatie over leden en relaties komt in je CRM bij elkaar en biedt daarmee een waardevolle bron van inzicht. En dat inzicht draagt bij aan het fundamentele karakter van jouw vereniging, omdat je er bent voor mensen die samen iets willen bereiken. Dat is alleen mogelijk wanneer je weet hebt van elkaars interesses, mate van betrokkenheid, doelen en uitdagingen. Een specifiek verenigings-CRM biedt inzicht en zorgt voor ledenbehoud en groei. Het helpt je waarde te leveren aan je leden, relevant te blijven en daarmee om je vereniging te laten floreren!

Verder lezen

Heb je je keuze gemaakt en wil je je CRM optimaal inrichten op je leden? We helpen je met dit blog.

Wil je weten hoe je je CRM gebruikt om van ledenadministratie naar ledeninzicht te gaan? Dat lees je in dit artikel.