De boekhouding automatiseren van je vereniging - hier moet je op letten

Voor iedere organisatie, of die nu een winstoogmerk of een ideëel oogmerk heeft, is het cruciaal om een overzichtelijke boekhouding te voeren. Door de boekhouding verder te automatiseren met behulp van software, kun je veel tijd besparen en voorkom je fouten.

Boekhouding automatiseren voor je vereniging

Het opzetten, bijhouden en verantwoorden van een goede administratie is geen sinecure. De Belastingdienst stelt specifieke eisen en ook de accountant van de vereniging wil graag dat alles netjes en overzichtelijk is. Met een goed bijgehouden administratie kun je bovendien betere beslissingen nemen die gebaseerd zijn op data. Om daarvan te profiteren is het noodzakelijk dat het boekhoudsysteem gekoppeld is aan bijvoorbeeld het CRM. Het gaat er dus niet alleen om dát je je boekhouding automatiseert - de kans is immers groot dat je dat al hebt gedaan. Ook van belang is hoe je dat doet: als op zichzelf staande aankoop, of als onderdeel van van je bredere digitaliserings-strategie. Op dat laatste gaan we nu nog even niet in - zie het einde van dit artikel voor meer over dit onderwerp.

Een groot voordeel van het verder automatiseren van je boekhouding is dat je vereniging tijd overhoudt voor andere zaken. Zoals bijvoorbeeld hoe je donaties en subsidies kunt binnenhalen. En als je daar nieuwe manieren voor hebt gevonden, is het ook wel handig dat deze bijdragen direct op de juiste manier in het systeem komen te staan. Boekhoudsoftware helpt een vereniging slimmer te organiseren en te profiteren van digitalisering. Om de stap naar geautomatiseerd boekhouden te maken, houd je rekening met de volgende drie zaken. 

Kijk of de ledenadministratie en contributie eenvoudig met het boekhoudpakket te koppelen zijn 

Wanneer je gebruikmaakt van een CRM-pakket dat geen ingebouwde boekhoudmodule heeft, is het verstandig om bij de leverancier van het nieuwe boekhoudpakket na te gaan of het eenvoudig kan samenwerken met andere software. Het meeste profijt heeft een vereniging wanneer software zo naadloos mogelijk op elkaar aansluit. Niet alleen scheelt dit veel handmatige invoer, het biedt ook de mogelijkheid om op basis van data inzichten te verkrijgen en besluiten te nemen. 

Het pakket moet je helpen bij de BTW-administratie en -aangifte

Verenigingen kunnen subsidie ontvangen. Of hier een BTW-plicht op rust is afhankelijk van het soort subsidie dat een vereniging krijgt. Wordt er een tegenprestatie geleverd of heeft de subsidieverstrekker direct voordeel van de activiteiten waarvoor geld gegeven wordt? Dan is een vereniging verplicht BTW af te dragen. Wanneer er geen sprake is van een tegenprestatie of voordeel, dan hoeft dat niet. Een goed boekhoudpakket houdt deze regels voor een vereniging bij en zorgt ervoor dat inzichtelijk is over welke inkomsten BTW afgedragen moet worden. Dit scheelt veel uitzoekwerk en tijd. 

Het moet eenvoudig te koppelen zijn met je abonnements- of contributiemodel 

Iedere vereniging is weer anders. Waar de één weinig leden heeft, kent een ander wellicht een groot ledenbestand met allerlei complexe contributievoorwaarden, lidmaatschappen en -kortingen. Goede boekhoudsoftware zorgt ervoor dat de abonnements- of contributieafspraken geautomatiseerd worden verwerkt. Het voordeel hiervan is dat de complexiteit van het abonnements- of contributiemodel wordt weggehaald bij de bureaumedewerkers en wordt verlegd naar de software. Die software moet één keer goed ingeregeld worden, waarna de rest vrijwel vanzelf gaat. Dat geeft de bureaumedewerkers tijd en ruimte op zich op andere zaken te focussen. 

Maak je keuze voor een boekhoudprogramma onderdeel van je digitaliserings-strategie

Digitalisering rukt overal op en ook verenigingen kunnen hier op vele vlakken hun voordeel mee doen. Door handmatige, repeterende processen en werkzaamheden zoals je boekhouding te automatiseren bij jouw vereniging, wordt de kans op menselijke fouten kleiner, en komt er waardevolle tijd vrij voor medewerkers van de vereniging om zich op andere zaken te richten. Maak de keuze voor een nieuw pakket dus onderdeel van je digitaliserings-strategie zodat je er het meeste profijt van hebt. Ben je nog niet op deze manier met digitalisering bezig? We helpen je op weg met dit artikel.

Wil je meer van dit soort artikelen, maar dan zonder dat je er zelf naar op zoek moet? Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en je krijgt ze één keer per maand automatisch in je inbox.