Gratis ledenadministratie software: slim geld besparen of duurkoop?

Om maar meteen met de deur in huis te vallen: onze ledenadministratiesoftware is niet gratis. Dit artikel lijkt daardoor misschien een beetje een ‘Wij van WC-Eend adviseren WC-Eend’ verhaal. Maar het is wel echt noodzakelijk om goed af te wegen of gratis ledenadministratiesoftware zowel nu als in de toekomst de beste keuze is voor je vereniging. We leggen hieronder uit waarom.

Wanneer een vereniging relatief klein is, wordt de ledenadministratie vaak voor het gemak in een Excel-overzicht bijgehouden. Groeit de vereniging, dan komt er een moment dat je graag wat meer inzicht wilt krijgen in je leden, hun interesses en wellicht ook in de contributiestromen. Investeren in een solide softwarepakket lijkt dan misschien nog een brug te ver. Is gratis ledenadministratiesoftware dan een oplossing? 

Voor- en nadelen van gratis ledenadministratiesoftware

Wanneer de vereniging nog relatief klein is of over een zeer beperkt budget beschikt, is het aantrekkelijk om voor je ledenadministratie te kiezen voor een gratis softwarepakket. Daar zitten zowel voor- als nadelen aan.  We zetten ze even voor je op een rijtje: 

Voordelen:

• Het is gratis! 
• Je zit niet vast aan een contract
• Je kunt zonder risico veel verschillende dingen uitproberen 
• Als je kiest voor gratis software uit de cloud, profiteer je van automatische updates en uitbreidingen
• Als de vereniging zelf technische kennis in huis heeft, kan een open-source softwarepakket aan je eigen wensen worden aangepast

Nadelen:

• Afhankelijk van het pakket en de leverancier die je kiest, kan de ondersteuning van het systeem gebrekkig of zelfs totaal afwezig zijn, of je moet daar voor betalen
• Sommige gratis systemen zijn gedateerd of werken niet meer helemaal naar behoren, omdat er niet meer aan wordt ontwikkeld, want dat kost geld
• Je hebt slechts beperkte functionaliteit in vergelijking met betaalde software
• Je moet wellicht je eigen website gaan hosten
• In de toekomst kan het moeilijk zijn om je ledenadministratie en website over te zetten naar een ander systeem. 

Gratis of betaalde ledenadministratiesoftware?

De afweging om al dan niet te kiezen voor gratis ledenadministratiesoftware is voor iedere vereniging anders. Misschien is de vereniging klein, is professionalisering niet heel belangrijk en heeft het geen grote ambities. De missie van de vereniging, de reden waarom zij is opgericht, doet er toe bij het kiezen van ledenadministratiesoftware. Een lokale vrijetijdsvereniging kan heel andere belangen hebben dan een brancheorganisatie die misschien relatief klein is, maar wel een industrie met enkele miljarden omzet vertegenwoordigt. In het eerste geval zal gratis software waarschijnlijk voldoen. In het geval van de brancheorganisatie is het van belang dat het ledenadministratiesysteem de belangenbehartiging van de vereniging en de communicatie en afstemming daarover met leden stevig ondersteunt.

Kortom: wanneer een vereniging beperkte behoeften heeft, dan kan een gratis ledenadministratiepakket een logische keuze zijn. Maar wanneer jouw vereniging flinke ambities heeft en haar leden daarbij een centrale rol spelen, dan is het belangrijk om niet alleen naar de korte termijn te kijken. Waar staat de vereniging over pakweg vijf jaar? Hoe groot is het ledental op dat moment? Hoe biedt de vereniging meerwaarde aan haar leden, hoe realiseert het haar missie en hoe wordt het succes daarvan gemeten? 

Door nu een weloverwogen keuze te maken voor de middellange (en wellicht lange) termijn, kun je veel geld besparen, ook al lijkt de aanschaf van een betaalde softwareoplossing op dit moment een forse investering. Je kunt het beter in één keer goed doen, dan een paar keer moeten overstappen. Dat kost namelijk niet alleen extra geld, maar vooral ook veel tijd en frustratie. Als je de juiste software kiest, zul je waarschijnlijk ook in staat zijn sneller en efficiënter te groeien dan als je met een beperkt maar gratis pakket werkt. En, niet onbelangrijk, de juiste software groeit met je vereniging mee omdat de leverancier snapt hoe verenigingen in elkaar zitten en waar zij behoefte aan hebben. 

Nieuwe ledenadministratiesoftware 

Wanneer je een nieuw systeem overweegt – of dat nu gratis of betaald is – is er een aantal vragen die je je als vereniging vooraf moet stellen: 

• Is het systeem eenvoudig onder de knie te krijgen en te gebruiken? 
• Is er ondersteuning beschikbaar en onder welke voorwaarden kunnen we daar gebruik van maken? 
• Hoe snel kan de implementatie worden gerealiseerd en wat komt er kijken bij het overzetten van de huidige data naar het nieuwe systeem? Helpt mijn nieuwe leverancier daarbij?
• Welke specifieke functies hebben we nodig in ons nieuwe systeem? 
• Welke integraties met andere applicaties zijn voor ons cruciaal? 
• Hoe veilig is het nieuwe systeem? 

Als je nog meer wilt lezen over waar je op moet letten bij de aanschaf van een nieuw ledenadministratiesysteem, lees dan ook eens dit blog over het Programma van Eisen en hoe je dat het beste gebruikt. En vergeet niet om je in te schrijven voor onze nieuwsbrief, zodat je als eerste relevante nieuwe artikelen in je mailbox ontvangt.