5 signalen dat je op zoek moet naar andere ledenadministratie software voor je vereniging

Je loopt al een tijd tegen problemen aan met de software die je voor je ledenadministratie gebruikt. Of je bent heel tevreden met de oplossing die je hebt, maar heb je net te horen gekregen van je leverancier dat hij de software over een tijdje niet meer ondersteunt. Of misschien is de oplossing die je hebt heel geschikt, maar is de service van de leverancier belabberd.

Wat er ook aan de hand is: het zijn duidelijke signalen dat het tijd is om eens kritisch te kijken of de software die je vereniging gebruikt nog wel voldoet. Past het nog bij je processen? Is de relatie met je leverancier goed? En is de prijs/kwaliteit verhouding nog OK?

Omdat het niet altijd eenvoudig is om dit soort signalen te herkennen, hebben we er 5 voor je op een rij gezet.

1. Je leverancier vertelt dat het pakket waar je nu mee werkt ‘end-of-life’ is

Van alle redenen die er zijn om over te stappen, is dit de vervelendste. Want zelfs als de ledenadministratie software die je gebruikt nog goed bevalt, zul je als hij end of life is naar alle waarschijnlijkheid toch moeten overstappen. 

Producten, en dus ook software, doorlopen een levenscyclus die bestaat uit introductie, groei, volwassenheid en verval. De eerste twee fases zijn erop gericht om het product naar de markt te brengen en het marktaandeel ervan te vergroten. In de volwassenheidsfase stabiliseert de verkoopgroei en tijdens het verval bereikt het product het einde van zijn levensfase. Voor heel veel producten kan het vele decennia duren voordat hier sprake van is. Maar als het zo ver is, dan kun je maar beter zorgen dat je snel een alternatief zoekt.

Want als je te horen krijgt dat de software die je nu gebruikt niet meer onderhouden en doorontwikkeld wordt, dan ben je eigenlijk al aan de late kant. De software zal steeds minder goed passen bij wat je nodig hebt, er wordt geen support meer op geleverd en als je echt pech hebt wordt het steeds onveiliger omdat bugs en andere beveiligingsrisico's niet meer worden gefikst.

Belangrijk is dat je zo snel mogelijk inzichtelijk krijgt wat jouw toegevoegde waarde is voor je leden en bedenkt wat je nodig hebt om dat te kunnen faciliteren. Bouw daarbij niet voort op het systeem en de processen die je nu gebruikt – de software wordt immers niet voor niets uit gefaseerd. Neem een blanco vel papier en bedenk vooral hoe je dingen (niet) zou willen doen. 

2. Je behoeften veranderen, door strategische keuzes of groei 

Software die eerst goed genoeg was voor de vereniging, kan naar verloop van tijd gaan knellen.

Er zijn meerdere redenen waarom de behoeften van verenigingen veranderen. Strategische keuzes in je activiteiten kunnen ervoor zorgen dat de systemen die je nu gebruikt niet meer voldoen. Zo is een huidige trend het aanbieden van online community’s. Het steeds meer kunnen integreren van data is ook iets waar verenigingen nu volop mee bezig, maar waar zo’n 10 jaar geleden minder aandacht voor was.

Behoeftes kunnen ook wijzigen doordat een vereniging groeit. Vaak is tijdens die groei de IT-omgeving organisch gegroeid. Er zijn nieuwe tools en softwareprogramma’s aangeschaft om in de behoeften van toen te voorzien. Waarschijnlijk zijn er koppelingen tussen verschillende tools om eenvoudig data uit te kunnen wisselen. Wanneer een vereniging klimt in het digitale volwassenheidsmodel, verandert ook de behoefte.

Vaak zie je dat er tussen fase twee ( ‘Is there a tool for that?’) en drie (‘Kantelpunt van getting sh*t done naar value propositions’) behoefte ontstaat aan software waarbij vanuit één alle primaire processen van een vereniging kunnen worden gefaciliteerd.

3. Je bent niet tevreden met je huidige leverancier

Een heel duidelijk signaal dat het tijd is om over te stappen, is het moment dat je je realiseert dat je niet de service kunt krijgen die je zou willen én het idee hebt dat je te veel betaalt voor je software. 

Het is helemaal niet gek dat er af en toe wat discussie is tussen je vereniging en je softwareleverancier. Je bent van die software afhankelijk voor belangrijke processen en soms zit je niet direct op dezelfde golflengte. Zolang dit soort plooien uiteindelijk worden gladgestreken en je voldoende waar(de) voor je geld krijgt, is er niet zo veel aan de hand.

Maar het wordt anders als je lange tijd niet blij bent met je leverancier. Dat kan doordat je leverancier weinig aandacht voor je heeft, de problemen die je ervaart niet serieus neemt of niet met je meedenkt. Daarbij kan meespelen dat je het idee hebt dat je te veel geld betaalt voor wat je krijgt.

Het kan zelfs nog gekker. Zo hoorden wij eens van een vereniging die met het systeem dat ze hadden aangeschaft zelf geen specifieke selecties kon maken. Daarvoor moesten ze aankloppen bij de leverancier en zo’n selectie kostte ze dan enkele duizenden euro’s. Dat is makkelijk verdienen voor de leverancier, maar helemaal niet in het belang van de vereniging die met de software moet werken.

Wanneer je tegen dit soort zaken aanloopt, ga dan het gesprek aan met je leverancier. Als je niet tevreden bent met de verklaring of voorgestelde oplossing, en je komt daar na meerdere gesprekken niet uit met elkaar, dan is dit óók een signaal om verder te kijken. 

Tot slot is het goed om actief te onderzoeken hoe jouw leverancier met huidige digitale ontwikkelingen meegaat en de software blijft vernieuwen. Natuurlijk moeten leveranciers regelmatig releases uitbrengen waarmee het systeem veiliger, sneller en stabieler wordt en waarin bugs worden gefikst. 

Let er dus op dat jouw leverancier ook openstaat voor jouw feedback en die serieus neemt. En dat hij je wensen op het gebied van functionaliteit in alle openheid met je bespreekt. Hij zal daar misschien niet altijd aan tegemoet kunnen komen, maar daar zullen dan goede redenen voor zijn die hij kan uitleggen. En in veel gevallen zal hij alternatieven beschikbaar hebben.

Vraag daarnaast naar de visie op het gebied van doorontwikkeling van het systeem en naar de stip op de horizon waar een leverancier jou als vereniging naar toe wil brengen. Is die visie er niet of wordt de software weinig verbeterd, dan is dat een signaal om je blik te verruimen. 

4. Software maakt je processen complexer, niet eenvoudiger

Software moet je helpen om je processen te stroomlijnen. Als dit niet kan, dan is het tijd om op zoek te gaan naar iets anders.

Om werkprocessen te vereenvoudigen en verbeteren is het noodzakelijk om complexiteit naar het softwaresysteem te verplaatsen. Zo zijn het niet je medewerkers, maar de software die ervoor moet zorgen dat foutloos wordt gewerkt, je datakwaliteit op peil blijft en het overzicht wordt bewaard. 

Heb je veel processen waarvoor je verschillende systemen moet gebruiken? Moet je daardoor veel handmatig met data schuiven? Dan maakt software werk complexer dan nodig is, want met een all-in-one systeem kun je heel veel van dit soort zaken automatiseren.

5. Je wilt sneller en efficiënter werken dan nu mogelijk is 

Meestal gaat sneller en efficiënter willen werken hand in hand met de complexiteit van het softwarelandschap. Medewerkers zien mogelijkheden om slimmer te werken, maar worden daarin beperkt door de huidige systemen. Dat is zoiets als het paard achter de wagen spannen en een duidelijk signaal om te gaan verkennen welke oplossingen beter bij je vereniging passen.

Hoewel de meeste mensen pas in beweging komen wanneer iets pijn begint te doen, zou het voor verenigingen verstandig zijn om jaarlijks een check uit te voeren op de werkprocessen en onderliggende systemen. Nu is een aanleiding om dat te doen vaak iemand met kennis van zaken die weggaat, zodat je als vereniging genoodzaakt bent om kritisch naar je processen en IT-omgeving te kijken. Kijk daarom jaarlijks of je IT-omgeving nog aansluit bij de processen en doelstellingen van de vereniging. Kunnen zaken slimmer, beter en efficiënter gedaan worden? Zo bespaar je niet alleen tijd, maar wordt het werk voor medewerkers ook leuker.

OK, ik moet op zoek naar iets anders, en nu?

Misschien was je al eerder tot de conclusie gekomen dat je andere software nodig hebt. Of heb je je nu gerealiseerd dat je met één (of meerdere) van bovenstaande signalen wordt geconfronteerd.

Het is dan zaak om in beweging te komen. Zet helder uiteen waarom verandering noodzakelijk is. Zet de nadelen van de huidige systemen op een rij en maak inzichtelijk hoe dit een rem zet op de ontwikkeling van je vereniging. De volgende stap is dan om mandaat te krijgen en de juiste mensen in je vereniging te betrekken bij een eventuele selectie van een nieuw systeem.

Lees daarom ook ons artikel over het creëren van draagvlak voor de aanschaf van een nieuw systeem.

Liever dit soort artikelen automatisch in je mailbox ontvangen? Abonneer je dan op onze nieuwsbrief.