3 redenen waarom de software van jouw vereniging wel prima is

Laten we eerlijk zijn: eigenlijk heeft je vereniging het wel prima voor elkaar. Eenvoudige maar functionele software om de ledenadministratie en contributie bij te houden. Misschien een wat lastige koppeling daartussen, maar die werkt voor nu verder prima. Je kunt er misschien niet alles mee wat je wilt en je moet veel handmatig doen, maar iedere bureaumedewerker kent de programma’s waarmee jullie werken goed en alle processen zijn erop ingericht, ook al zijn die wel omslachtig en tijdrovend. Maar goed, dat is nog altijd beter dan een hoop risico's op je hals halen door je software te vernieuwen.

Dus waarom overstappen? En trouwens, als je er nog wat langer over nadenkt, zijn er meer redenen om alles lekker te laten zoals het is.

Je werkt al jaren zo 

Never change a winning formula! 

Je vereniging werkt al jaren met hetzelfde ledenadministratiepakket. Iedere medewerker kan daar feilloos zijn weg vinden. De koppeling met het financiële pakket voor de contributie had wat voeten in aarde, maar werkt op dit moment (weer/nog) prima. Je vereniging functioneert wel zo. Natuurlijk is het niet zo eenvoudig om nieuwe leden te werven en hadden jullie ook wel wat uitdagingen met de registratie van dat ene evenement. Maar, zo heeft iedere vereniging wel uitdagingen, toch? 

Het is fijn wanneer je het idee hebt dat alles prima functioneert. Toch is dat geen garantie voor efficiënt en effectief werken. Heb je je weleens verdiept in wat er allemaal misschien nog méér mogelijk is wanneer je wél kiest voor een investering in specifieke software voor verenigingen? Wordt het dan niet veel eenvoudiger om je leden te beheren, maar ook te bedienen? Welke rol speelt technologie eigenlijk in het leven van jouw leden? Verwachten ze niet meer van jou als vereniging? 

Als je doet wat je deed, krijg je wat je kreeg. 

Als je doet wat je deed, krijg je wat je kreeg. 

Wil je meer betrokken raken bij je leden en persoonlijker met ze communiceren, dan kom je niet meer weg met Excel-sheets, een boekhoudpakket als ledenadministratie of verouderde software. Wanneer je je leden serieus neemt, moet je dat ook met je vereniging doen en dat betekent misschien wel dat er een professionaliseringsslag noodzakelijk is. En dus ook een investering in software die je als vereniging verder kan brengen. 

Nieuwe software is duur

Software- en andere IT-uitgaven zijn vaak hoog en als vereniging kun je dat geld goed gebruiken voor andere zaken, zoals bijvoorbeeld die direct mailing campagne om je ledenaantal op te krikken. Natuurlijk kost zo’n mailingcampagne ook geld, maar daar is het tenminste heel meetbaar wat je ervoor terugkrijgt. Dat is bij software altijd zo schimmig. Je betaalt flinke bedragen en weet dan eigenlijk niet eens waarvoor. Je processen en werkwijze moeten ineens op de schop en uiteindelijk zit je met een programma dat niet eens zo heel veel anders kan dan je al deed.

Zonde van het geld, toch!?!

Zonde van het geld, toch!?!

Investeringen in software zijn meetbaarder dan je op het eerste gezicht denkt. Misschien is het van die oude, vertrouwde direct mailing campagne op kortere termijn inzichtelijker wat het oplevert. Maar wanneer jouw vereniging investeert in software die specifiek voor verenigingen is gebouwd, kun je ook daarvan meten wat het oplevert. Dan gaat het niet alleen om ledenaantallen, maar ook om bijvoorbeeld engagement, oftewel betrokkenheid van je leden. Met speciale software is het makkelijker om te meten hoe vaak jouw nieuwsbrief wordt gelezen, welke onderwerpen je leden het meeste opzoeken op de website of naar wat voor evenementen ze graag gaan. 

Goede verenigingssoftware is méér dan alleen een digitale ledenadministratie. Het biedt je de mogelijkheid nog waardevoller te worden voor je leden, omdat je eenvoudig inzichtelijk hebt waar hun wensen en behoeften liggen. Zo kun je software voor jouw vereniging laten werken en wordt het tool waarmee jouw doelen eenvoudiger worden gerealiseerd. 

Het hoeft niet altijd groter en beter

In onze westerse samenleving zijn we gewend dat alles moet groeien. Het moet altijd groter en beter. Maar misschien hoeft dat voor jouw vereniging helemaal niet. Al die focus op groei en verbetering en digitalisering is aan jouw vereniging helemaal niet besteed. Het enige dat telt is dat de leden die je hebt, lid blijven en tevreden zijn. En dat gaat prima met je huidige ledenadministratie in Excel of boekhoudprogramma.

Het registreren van je leden kan inderdaad prima in Excel. Maar ze blijvend aan je vereniging binden, is lastig voor elkaar te krijgen met spreadsheets. Want je moet regelmatig met je leden communiceren, bijeenkomsten organiseren en hen meerwaarde bieden via je website.

Technologie is daarvoor bijna onmisbaar. Het innen van contributie, het verwerken van donaties of het wijzigen van financiële gegevens is met de juiste software een stuk eenvoudiger en beter te beheren. Een duidelijk overzicht van evenementen en een laagdrempelige mogelijkheid voor leden om zich in te schrijven zal de opkomst alleen maar ten goede komen. En als zij ook nog eens de mogelijkheid hebben om eenvoudig met elkaar in contact te komen via een community, neemt de betrokkenheid alleen maar toe. Men weet elkaar online wel te vinden, maar het levert voor jou en je leden veel meer waarde als dat binnen de context van jouw vereniging gebeurt.

Het dilemma tussen veranderen en het doen met wat je hebt

Natuurlijk is verandering of groei niet altijd beter. Maar het is ook niet goed om de aansluiting met je doelgroep en achterban te verliezen omdat er te weinig verandering is. 

De keuze om te vernieuwen en digitalisering te omarmen ligt dan ook niet alleen in handen van het bestuur of de medewerkers van jouw vereniging. Uiteindelijk bepalen jouw leden en doelgroep(en) of je mee moet met de tijd. Realiseer je dat leden zich als lid vaak net zo gedragen als dat zij als consument doen. Ze verwachten moderne communicatie en beschikbaarheid van informatie via online kanalen. Ook zullen zij in veel gevallen zaken zelf online willen kunnen regelen. Dat kan alleen als je daar als vereniging digitaal op bent ingericht. Dat hoeft helemaal geen complexiteit en hoge kosten met zich mee te brengen, mits je de juiste software en systemen gebruikt.

Kortom: niet iedere vereniging heeft een even groot of uitgebreid softwarepakket nodig, maar de basis van verenigingssoftware zou inzicht moeten zijn. Inzicht in je leden, in wat hen verbindt, wat hen raakt, hoe zij met jouw vereniging willen communiceren en wat hen boeit. Zodat je als vereniging meerwaarde kunt bieden op die plekken en momenten waar dat voor je leden relevant is. 

Wil je meer van dit soort artikelen lezen? Abonneer je dan op onze nieuwsbrief!