3 must do’s om je bijeenkomsten slimmer te organiseren

De belangrijkste kerntaak van een vereniging is dat mensen bij elkaar kunnen komen om te leren, kennis en ervaringen te delen of te netwerken. De kwaliteit van dat verenigen, met name offline, verschilt sterk. Het organiseren van bijeenkomsten kost veel tijd en energie en vergt een goede voorbereiding. In deze blog delen we onze kennis en ervaring rondom het organiseren van bijeenkomsten.

Drie must do’s?

Nee, het zijn er veel meer, maar omdat we ze gebundeld hebben in drie ‘categorieën’ houden we het op dat aantal. 

1. Zorg altijd voor goede communicatie

Het is een enorme open deur. Toch is het belangrijk om je (potentiële) bezoekers altijd te voorzien van heldere en duidelijke communicatie rondom je bijeenkomsten. We richten ons op drie belangrijk communicatie momenten:

Vooraf: wanneer, waar, verwachtingen, voorpret

Maak je bijeenkomst bekend

Je bijeenkomst moet bekend zijn binnen jouw doelgroep. Je (potentiële) bezoekers moeten ruim van tevoren weten waar en wanneer de bijeenkomst is. Alleen op je website aankondigen dat je iets organiseert, is meestal niet genoeg. Gebruik je social media kanalen om je evenement aan te kondigen en stuur een of meer uitnodigingen e-mails. Hoe persoonlijker je communiceert, des te beter.

Maak mensen enthousiast

Kies voor een aansprekend thema en aansluitend programma waaruit blijkt wat de waarde is voor het lid. Op die manier houdt je grip op de verwachtingen en creëer je voorpret. Stuur teasers over mogelijke onthullingen en maak het spannend. Wat krijgt een bezoeker straks (te zien, te horen), waarvoor hij zeker langs moet komen?

Werf nieuwe leden

Het bekendmaken van jouw evenement is bij uitstek een middel om nieuwe leden te werven. Het is voor potentiële leden een laagdrempelige manier om kennis te maken met je organisatie en wat je vereniging zoal doet. Social media biedt hiervoor ook uitstekende mogelijkheden.

Tijdens: route, programma en feedback toegangsinformatie

Niets is zo frustrerend voor bezoekers als ze na het parkeren van hun auto nog moeten zoeken waar de ingang van de bijeenkomst zelf is. Zorg daarom voor duidelijke communicatie over de route. Niet alleen vanaf de parkeerplek naar het gebouw, maar ook in het gebouw is het belangrijk dat duidelijk is waar de diverse activiteiten plaatsvinden.

Het programma, de locatie en de sprekers staan, als het goed is, op je website. Zorg ervoor dat de website ook goed leesbaar is op mobiele apparaten. Dat geeft bezoekers de mogelijkheid onderweg op te zoeken waar ze precies moeten zijn, of om tijdens de bijeenkomst wat achtergrondinformatie over een spreker op te zoeken. Afhankelijk van het publiek kan het ook slim zijn het programma duidelijk te communiceren via bijvoorbeeld losse prints of als de mogelijkheid er is een specifieke app. 

Tot slot: wees duidelijk over een mogelijke uitloop van de bijeenkomst.

Blijf verbeteren

Maak tijdens de bijeenkomst gebruik van de mogelijkheid om feedback te vragen aan je bezoekers. Ze hebben moeite gedaan om aanwezig te zijn en voelen zich gewaardeerd en gehoord als ze hun mening kunnen geven. Vragen naar feedback levert naast zinvolle verbeterpunten ook reclame op voor je vereniging én de volgende bijeenkomst! Vraag in de feedback ook naar meetbare resultaten. Hoeveel nieuwe ideeën heeft je bezoeker opgedaan? Hoeveel nieuwe contacten zijn er gelegd? Om maar twee voorbeelden te noemen.

Stimuleer bezoekers ook in het posten van content tijdens de bijeenkomst. Bijvoorbeeld door specifieke hashtags te gebruiken op social media in je eigen communicatie rondom het evenement.

Achteraf: geef bevestiging

Ook al is de bijeenkomst zelf afgelopen, de communicatie is dat nog niet. Bezoekers hebben geïnvesteerd om aanwezig te zijn. Een bedankje geeft bevestiging aan hun keuze en het werkt daarnaast ook merkversterkend voor je organisatie.

En communiceer succes!

De verzamelde feedback is een goede bron om ‘lessen’ te delen, naast uiteraard een korte samenvatting van het evenement zelf. Deel successen zoals de opkomst, de innovatieve discussie die spontaan is ontstaan bij die ene lezing. Zorg dat je ook achteraf de toegevoegde waarde inzichtelijk kunt maken. Zo wek je interesse voor de volgende bijeenkomst en het is een incentive om lid te worden van je vereniging. Met name voor diegenen die al wel interesse hadden, maar nog niet de laatste stap hadden gezet. 

Napret 

Je kunt voor napret zorgen door foto’s en video’s van de bijeenkomst online te plaatsen en de presentaties van de diverse sprekers beschikbaar te maken. Al dan niet in een omgeving die alleen voor leden toegankelijk is. Een verslag op je website is natuurlijk ook een goed idee.

2. Bijeenkomsten en de klantreis

De klantreis is de ‘reis’ die de klant (lid) aflegt bij het afnemen van een product of dienst. In dit geval het bijwonen van een bijeenkomst. Deze reis dient optimaal te verlopen zodat de reiziger niet halverwege strandt, ontevreden op de plaats van bestemming aankomt of voortijdig vertrekt. De klantreis van uw bijeenkomst verdient dus veel aandacht.

Wees relevant en maak het gemakkelijk

Het ontwerpen van de klantreis is niet moeilijk. Het vergt inlevingsvermogen en afhankelijk hoeveel detail je wilt aanbrengen, wat tijd. De basis van een klantreisontwerp is in eerste instantie een lijst met handelingen die een lid uitvoert vanaf het moment van interesse tot het bekijken van de foto’s of lezen van het verslag achteraf. Tussen het begin en het eind zijn veel momenten waarbij je, direct en indirect, contact hebt met je bezoeker. Bij elk moment kun je je afvragen of het relevant is voor de klantreis en wat jezelf als bezoeker van de bijeenkomst als ‘prettig’ zou ervaren. Je kunt dit natuurlijk ook navragen aan je leden.

Een voorbeeld van een contactmoment is het aanmelden. Kan dit via de website? Is dit gebruiksvriendelijk? Kan ik mij aanmelden met mijn Google-account? Is dat wenselijk? Kan ik zien wie zich nog meer heeft aangemeld? Kan ik duidelijk zien waar het is en of ik met O.V. kan komen, of anders gezegd, is de informatie compleet? Een belangrijke vraag voor jou is natuurlijk, of je dit kunt of wilt optimaliseren.

Voor de eerste versie van de klantreis kun je het detailniveau beperken. Mocht je vaak bijeenkomsten organiseren, dan kun je steeds meer details aanbrengen en op die manier de klantreis verder optimaliseren. Vraag tijdens de bijeenkomst ook concreet naar de ervaringen van de bezoekers en gebruik  webanalytics en heatmapping om te onderzoeken hoe bezoekers zich door het online aanmeldproces bewegen. 

3. Werk effectief: zorg voor slimme ‘tools’

Het organiseren van een bijeenkomst kost veel tijd en inspanning. Er zijn vele hulpmiddelen beschikbaar die dit proces geheel, of gedeeltelijk, kunnen automatiseren. De belangrijkste zijn je website, je CRM-systeem, webanalytics en social media kanalen.

Website én CRM

In het ideale geval is het CRM, met daarin de leden en de ledengegevens, geïntegreerd met je website en beschikt die over een manier om bijeenkomsten te publiceren. Daarin vul je alle beschikbare gegevens in, zoals thema, programma, locatie, datum. Een slimme module voorkomt dat je informatie vergeet in te voeren en zorgt voor makkelijke en aantrekkelijke publicatie op de website. Daarnaast wordt het proces van uitnodigen, beheren van aanmeldingen en het versturen van extra herinneringen gemakkelijk gemaakt.

Als informatie van je leden beschikbaar is in het CRM hoeven ze dat ook niet opnieuw in te voeren bij de registratie voor het evenement. De aanmelding (en eventuele afmelding) wordt automatisch verwerkt, net als de communicatie rondom de bijeenkomst. Als organisator heb je altijd een actueel overzicht van de inschrijvingen. Tot slot zijn ook volgende stappen in het proces te automatiseren, zoals de mailings, evaluaties of het publiceren van foto’s en video’s na afloop.

Plan social media updates

Zoals al meermaals genoemd, blijven social media belangrijke kanalen, mits je goed weet op welk platform je doelgroep te vinden is. Niet alleen voor de aankondigingen vooraf, maar juist ook tijdens het evenement. Kijk welke platforms het meest relevant zijn voor jou en je doelgroep en plan content van te voren in.

Volg bezoekers

Blijf de website optimaliseren. Onderzoek, met bijvoorbeeld Piwik, hoe bezoekers zich over de site bewegen en op welke manier mensen zich beter kunnen inschrijven. Wat werkt wel, wat werkt niet?

Ten slotte

Het organiseren van succesvolle bijeenkomsten is een kunst. Ervaring maakt het een stuk makkelijker, maar dan is ‘het doen’ nog steeds arbeidsintensief. Veel van deze arbeid kun je automatiseren. Dit maakt de must do’s 1 en 2 veel gemakkelijker en vooral minder tijdrovend en foutgevoelig. Voor de volledigheid hebben wij nog een aantal links toegevoegd naar websites die veel bruikbare tips geven.

Succes met je volgende bijeenkomst of event!