Digitale volwassenheid: wat is het en waarom is het belangrijk?

Digitale transformatie is een vraagstuk waar professionele verenigingen vrijwel allemaal mee te maken krijgen. Als jouw vereniging groeit in aantal leden, of in omzet, of misschien wel in invloed, veranderen ook je behoeften daar waar het gaat om software en IT. De manier waarop je hiermee omgaat en in welke mate je digitale middelen inzet in je organisatie, noemen we digitale volwassenheid. En omdat het hier niet gaat om een statisch gegeven, wordt vaak een groei- of volwassenheidsmodel gebruikt om antwoord te geven op de centrale vraag ‘waar staat mijn vereniging en waar wil ik heen?’. 

Om in de context van verenigingen duidelijk te maken waar we het over hebben, gebruiken we twee gefingeerde voorbeelden.

De ‘onvolwassen’ vereniging als voorbeeld

Om een idee te krijgen van digitale volwassenheid bij verenigingen, is het zinvol om eerst naar een 'onvolwassen' vereniging te kijken. Vervolgens behandelen we een 'jongvolwassen' vereniging.

Deze fictieve vereniging telt een kleine 100 leden en om je aan te melden als lid moet je contact opnemen met de secretaris. Deze zal je vragen je gegevens door te geven zodat ze in de spreadsheet met de ledenlijst worden genoteerd. Wijzigingen, bijvoorbeeld omdat je verhuisd bent, geef je door via een belletje of e-mail. De contributie betaal je aan de hand van een Tikkie dat je ontvangt. Ongeveer iedere maand krijg je een e-mail met een PDF-bestand of Word-document. Hierin staat het laatste nieuws en een overzicht van de bijeenkomsten. Als je bij een bijeenkomst aanwezig wilt zijn kun je dat via de mail laten weten. De kosten betaal je ter plekke en contant aan een van de bestuursleden die aanwezig is. Omdat er leden zijn die het leuk vinden om met social media bezig te zijn, komen er ook af en toe berichten online. Mits de agenda van diegene het toelaat.

Zoals duidelijk blijkt, is de vereniging in bovenstaand voorbeeld niet erg (of echt niet) digitaal volwassen. De administratie wordt bijgehouden in een spreadsheet, het innen van de contributie gebeurt handmatig en de mail wordt verstuurd vanuit een mailclient met alle leden in de BCC. Al met al foutgevoelige en tijdrovende processen. De betalingen voor bijeenkomsten worden handmatig gestort bij een bank en hoewel de vereniging actief is op social media, is dit erg inconsistent.

Er is niks mis met deze situatie zolang het voor de vereniging werkt. Het is echter geen solide fundament op basis waarvan de vereniging verder kan groeien als het dat zou willen. 

De ‘jongvolwassen’ vereniging als voorbeeld

Deze beroepsvereniging telt ruim 2500 leden. Om je aan te melden als lid kun je zelf op de website een inschrijfformulier invullen en indienen. Je kunt ook meteen aangeven dat je de contributie via automatische incasso wilt betalen, hierdoor worden bedragen op een vast moment geïncasseerd.

Iedere maand krijg je een uitgebreide nieuwsbrief met daarin het laatste nieuws, links naar interessante online berichten en een overzicht van de komende bijeenkomsten waar jij je direct online voor kunt aanmelden en kunt betalen. Voor de nieuwsbrief kun je in het ledenportaal aangeven welke thema’s je wilt volgen en welke niet. Overigens kun je daar ook zelf wijzigingen in jouw gegevens doorvoeren, die direct verwerkt worden in het CRM. 

De vereniging heeft een vaste medewerker voor marketing en communicatie die regelmatig relevante content plaatst. Bij evenementen wordt bezoekers ook gevraagd om berichten te delen op social media en te voorzien van specifieke hashtags die horen bij het evenement.

Deze vereniging is een stuk verder in haar digitale volwassenheid. Technologie en processen zijn veel beter op elkaar afgestemd en ondersteunen elkaar wederzijds. De ledenadministratie is voor een groot deel geautomatiseerd en ontdaan van handmatige acties. Daardoor is zij veel minder foutgevoelig en kan de facturatie ook volgens een geautomatiseerd proces verlopen. Het is voor leden laagdrempelig om bijeenkomsten bij te wonen en te betalen.

Relevante informatie, zoals presentaties of gebruikte video’s, is ook naderhand nog beschikbaar via de online omgeving. Nieuwsbrieven worden verstuurd met een specifieke opmaak en een inhoud die gedeeltelijk op maat is samengesteld voor de ontvanger op basis van zijn of haar voorkeuren. Dit gebeurt automatisch. Op basis van statistieken kan de vereniging zien hoe goed of slecht de nieuwsbrieven worden gelezen en of er wordt doorgeklikt op aanwezige links. Deze informatie gebruikt de vereniging om de nieuwsbrieven beter te laten aansluiten op de wensen van haar leden. 

De volgende stap kan het introduceren van een online community zijn waar leden met elkaar online in contact kunnen komen en kennis en ervaringen kunnen uitwisselen. Op die manier faciliteert deze vereniging kennisdeling en verbinding onder haar leden.

Op het snijvlak van technologie en vereniging

Digitale volwassenheid is een belangrijk onderwerp dat ook voor verenigingen veel impact kan hebben. Niet alleen door investeringen in bijvoorbeeld specifieke verenigingssoftware, maar juist ook in de manier waarop jouw vereniging is ingericht en de manier waarop zij wordt bestuurd. Door op een slimme manier met deze dynamiek om te gaan, kan jouw vereniging steeds beter en efficiënter haar leden bedienen en zo belangrijke stappen zetten in het waarmaken van ambities en doelstellingen.

Concreet betekent dit voor verenigingen: hoe groter de digitale volwassenheid, hoe beter de digitale middelen binnen de vereniging aansluiten bij de processen en hoe beter de vereniging in staat is om haar leden van dienst te zijn in het verenigen. Een digitaal jonge vereniging zal zich bijvoorbeeld in eerste instantie richten op het optimaliseren van de ledenadministratie. Waarbij een meer digitaal volwassen vereniging juist extra toegevoegde waarde weet te realiseren door een goed ingerichte ledenadministratie als ondersteuning in te zetten voor bijvoorbeeld het organiseren van bijeenkomsten of het online samenbrengen van haar leden in een community.

Door zorgvuldig na te denken over digitale volwassenheid, waarbij zowel processen als de ondersteunende digitale middelen goed op elkaar afgestemd worden in overeenstemming met de behoeften van de vereniging, zorg je dat je op een verantwoorde en doeltreffende manier investeert in software en ICT. Zo zorg je dat je vereniging op een bestendige manier groeit omdat je echte, relevante waarde kunt leveren aan je leden.

In de komende serie blogs wordt op een praktische en vooral duidelijk manier gekeken naar digitale volwassenheid, bewegen binnen een groeimodel en op welke manier jouw vereniging hier haar voordeel mee kan doen.

Wil je op de hoogte blijven? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief!