Hoe ontwikkel ik een digitalisatievisie?

Veel verenigingen hebben geen visie op hun digitalisatie en dat is een gemiste kans. Onder digitalisatie verstaan we het zoveel mogelijk waarde creëren door het toepassen van digitale technologieën. In dit blog leggen we uit waarom zo’n visie je helpt bij het behoud en de betrokkenheid van leden.

Het lijkt bijna onmogelijk, maar probeer je eens voor te stellen hoe jouw vereniging of organisatie eruitziet zonder IT. Niet direct een aantrekkelijk beeld als je bedenkt hoeveel meer moeite het zou kosten om de doelen van je vereniging waar te maken. En dan hebben we het nog niet eens over primaire processen als het bijhouden van je ledenadministratie, de financiële administratie of communicatie met leden.

Zonder IT geen vereniging, zou je kunnen zeggen. Dan is het toch wel vreemd dat het ontwikkelen van een heldere visie op het gebied van digitalisatie, het gericht toepassen van IT, vaak weinig aandacht lijkt te krijgen. Digitalisatie wordt vaak voor lief genomen, maar wij durven wel te beweren dat het voor verenigingen van strategisch belang is. De manier waarop digitalisatie wordt benaderd maakt het verschil als het gaat om ledenbetrokkenheid, het behoud van leden én het vermogen om nieuwe leden aan te trekken.

Waar je het voor doet

Verenigingen hebben een duidelijk doel voor ogen. Dat kan bijvoorbeeld zijn het samenbrengen van mensen rondom een specifiek thema om kennis te ontwikkelen, of om binnen een bepaald gebied ervaringen met elkaar te delen, of misschien wel het behartigen van de belangen van een gebruikers- of ondernemersgroep. Wat het doel van je vereniging ook is, je hebt vast nagedacht hoe je dat wilt bereiken. Het is tegenwoordig bijna vanzelfsprekend dat digitalisatie daar een grote rol in speelt. En juist daarom is het belangrijk een heldere visie te hebben op dat gebied. Het geeft namelijk antwoord op de volgende vragen:

• Welke rol moet digitalisatie spelen in je vereniging?
• Welke keuzes maak je als vereniging als het gaat om digitalisatie?
• Waarom maak je juist die keuzes?

Een goede visie op IT en digitalisatie en het daarbij behorende beleid staan uiteindelijk in dienst van het doel dat je als vereniging voor jezelf hebt gesteld. De visie is relatief stabiel en consistent in een specifieke periode, meestal drie tot vijf jaar. Daarnaast biedt het inspiratie en houvast in tijden van verandering, beschrijft het wat het doel is van de inzet van IT en is het vooral concreet. En tot slot helpt het je om een heldere en concrete route uit te zetten in de verdere groei van jouw digitale volwassenheid.

Terugkijken vanuit de toekomst

De digitalisatie visie staat niet los van de ‘omgeving’ van je vereniging. Ze houdt dus rekening met je eigen organisatie, je leden en eventuele vrijwilligers, bijeenkomsten die je wilt organiseren, de ledenadministratie en -werving en externe partijen waar jouw vereniging mee te maken heeft. En tenslotte staat jouw digitalisatie visie ook niet los van de algemene visie van je vereniging. Daarom is een eerste stap uit het benoemen van deze kernonderdelen: welke stakeholders, processen en doelen zijn essentieel voor je vereniging? Veel van deze (voorlopige) informatie haal je op via desk research. Je hoeft hiervoor nog geen grote claim te leggen op de beschikbare tijd van anderen in je organisatie. Zodra het voorwerk redelijkerwijs is gedaan, kun je anderen binnen je vereniging op een meer structurele manier betrekken.

Een tweede stap is het samenstellen van een stuurgroep met stakeholders. Wie dat zijn hangt heel sterk af van die onderdelen in je vereniging waar digitalisatie een rol speelt, of gaat spelen. Je hoeft bijvoorbeeld niet iedere medewerker individueel te betrekken, maar zorg voor een goede, gedragen vertegenwoordiging. Je kunt daarnaast denken aan bestuursleden, belangrijke IT-leveranciers, leden en vrijwilligers. Deze stuurgroep is niet alleen belangrijk om te bepalen op welke punten digitalisatie versterking of ondersteuning kan bieden, maar ook om draagvlak te krijgen voor het uit te voeren digitalisatiebeleid. Dat is nodig voor het realiseren van je visie.

Een veelgebruikte aanpak in het opstellen van een visie is het ‘terugkijken vanuit de toekomst'. Het uitgangspunt is hoe je ideale vereniging eruit ziet over een periode van tussen de drie tot vijf jaar. Vanaf dat punt kijk je terug en benoem je welke succesvolle rol IT heeft gespeeld in het behalen van dat ideaalbeeld. Denk aan vragen als: 

• Wanneer was de inzet van digitalisatie geslaagd?
• Welke doelen heeft jouw vereniging behaald met behulp van digitalisatie?
• Welke rol speelde digitalisatie in het betrekken en activeren van leden en vrijwilligers?

Kick-off, brainstorm en individuele gesprekken

In de praktijk is het soms lastig een goede vorm te vinden om deze vragen te beantwoorden. Zeker als de stuurgroep een bepaalde omvang heeft, spelen beschikbaarheid, onderlinge (politieke) verhoudingen en individuele persoonlijkheden soms een grotere rol dan je wenst. 

Om te voorkomen dat het opstellen van een digitalisatie visie een langlopend en moeizaam proces wordt, kan het helpen om ook afzonderlijk met de stakeholders in gesprek te gaan. Dit kan bijvoorbeeld in de periode na een gezamenlijke kick-off waarin het doel, de context en het belang van het traject worden toegelicht. En waarin je een creatieve brainstorm hebt over de rol die digitalisatie speelt in je vereniging. 

Stel voorafgaand aan de individuele interviews van tevoren een aantal relevante vragen op. Dit kan zijn om de onderwerpen van de brainstorm te verdiepen, of om meer zicht te krijgen op de specifieke deelgebieden waar de stakeholder belang in heeft. Vaak komen in dit soort individuele gesprekken ook nog aanvullende relevante onderwerpen naar voren die minder snel worden benoemd in plenaire sessies. Uiteindelijk is het doel om te achterhalen welke rol digitalisatie moet gaan spelen in je vereniging en daarvoor wil je zo veel mogelijk informatie op tafel krijgen, ook als die informatie bestaat uit ontevredenheid met de huidige systemen of de manier waarop medewerkers en afdelingen (niet) samenwerken.

Wees in deze fase ook niet bang om je eigen vereniging eens een spiegel voor te houden. Het kan erg nuttig zijn om een SWOT-analyse uit te voeren om op die manier de kracht, zwakte, kansen en bedreigingen van je vereniging in kaart te brengen. Digitalisatie heeft namelijk op ieder van deze onderdelen invloed.

Vaststellen van je doelen

De volgende stap is het concretiseren van de brainstormsessie en de informatie die je verder nog boven tafel hebt gekregen. Je begint met het beschrijven van de doelen die je nastreeft en welke rol digitalisatie hierin speelt, welke keuzes je op dat vlak maakt en vooral waarom je deze keuzes maakt. Om vervolgens duidelijk te maken wat het effect hiervan is en welk voordeel je vereniging met deze beslissingen heeft. Of anders gezegd, wat de meerwaarde is van digitalisatie voor jullie. 

Met name binnen een grotere groep stakeholders, kan het lastig zijn om de juiste prioriteit te geven aan de verschillende doelen. Niet alle doelen zijn even belangrijk, wenselijk of haalbaar. Een methode die je kan helpen om structuur aan te brengen en prioriteit te bepalen is een MoSCoW-analyse. Aan de hand hiervan bepaal je gezamenlijk welke doelen ‘must-have’, ‘should-have’, ‘could-have’ of ‘won’t of would-have’ zijn. Het is natuurlijk wel belangrijk dat de gehele stuurgroep achter de digitalisatie visie kan staan en er draagvlak is.

Programma, projecten en verder

Als vereniging wil je jouw visie ook graag realiseren. Daarvoor stel je, op basis van je geprioritiseerde doelen, een strategie op. Concreet resulteert dit in een project kalender of een programma. Tijdens het samenstellen van zo’n kalender of programma wordt gekeken welke projecten nodig zijn om de verschillende doelen te behalen. De verschillende projecten worden op basis van prioriteit en onderlinge samenhang en afhankelijkheid op volgorde gezet. Het gebeurt regelmatig dat een project niet kan starten zonder dat een ander project is afgerond. Of dat het veel effectiever is om twee niet direct gerelateerde projecten achter elkaar uit te (laten) voeren om zo je middelen beter in te zetten.

Met een duidelijke volgorde van de verschillende projecten ga je aan de slag met een projectplanning, budget aanvragen en de eerste stappen in het selecteren van je leveranciers.

Zorg overigens dat je niet alleen tijdens de realisatie van je projecten, maar ook na oplevering, regelmatig blijft toetsen of de projecten die je hebt gepland en de resultaten die zijn opgeleverd nog voldoende bijdragen aan het behalen van je doelen. En wees niet bang om al geplande projecten te schrappen als de meerwaarde niet meer voldoende blijkt te zijn.

Conclusie

Een heldere digitalisatie visie geeft je een duidelijk beeld van de rol die digitalisatie speelt en zal spelen in jouw vereniging en het behalen van haar doelen. Het dient als uitgangspunt en verantwoording voor digitalisatie-projecten en -initiatieven, het kan als verantwoording worden gebruikt voor het wel of niet investeren in nieuwe software en als mogelijk vertrekpunt voor een verdere uitwerking van een digitalisatie-beleidsplan, digitale transformatie of programma.

Samengevat doorloop je de volgende stappen in het opstellen van de digitalisatie visie voor jouw vereniging:

1. Opdracht, mandaat en draagvlak halen voor het opstellen van de visie
2. Desk research (o.a. stakeholder analyse, SWOT analyse, inventarisatie organisatie visie en strategie).
3. Samenstellen stuurgroep
4. Gezamenlijke kickoff en brainstorm
5. Individuele interviews
6. Gezamenlijk vaststellen doelen en prioriteit (MoSCoW-analyse)
7. Eindpresentatie / toetsing visie aan stuurgroep
8. Opleveren visie aan organisatie / opdrachtgever
9. (Realisatie visie op basis van gekozen strategie, programma of projectkalender)