Hoe kan een ledenportaal jouw vereniging verder helpen?

Het administratieve hart van je vereniging is de ledenadministratie en er zijn talloze manieren om die zo breed mogelijk in te zetten. De vraag is wel: hoe biedt je die mogelijkheden op een goede manier aan je leden aan? Een ledenportaal is hiervoor vaak een goede oplossing. Maar wat het is en waarom zou je dat willen? We leggen het graag uit.

Wat is een ledenportaal?

Kortgezegd is een ledenportaal een beveiligde online omgeving die alleen toegankelijk is voor de leden van jouw vereniging. Ze krijgen hiermee toegang tot hun eigen gegevens en verder vinden ze hier bijvoorbeeld voor hen relevante informatie over hun lidmaatschap, interessante content en toegang tot overige diensten die je biedt. Het is een plek waar ze zich verbonden voelen met je vereniging en met elkaar. Waar kennis gedeeld kan worden, niet alleen door jouw vereniging, maar ook door leden onderling.

Welke voordelen biedt een ledenportaal?

Het actueel houden van je ledenadministratie kan een hele opgave zijn, vooral als wijzigingen op verschillende manieren kunnen worden aangeleverd. Het verwerken van telefoontjes, e-mails of zelfs brieven is foutgevoelig en tijdrovend. Een van de meest voor de hand liggende voordelen van een ledenportaal is dat je jouw leden in staat stelt om zelf hun gegevens te beheren. Door in te loggen in de beveiligde omgeving kunnen ze zien welke adres- en/of bankgegevens bij de vereniging bekend zijn en deze aanpassen indien nodig. Wijzigingen kunnen door de leden worden doorgevoerd wanneer het hen uitkomt en worden direct verwerkt. Het zorgt voor minder foutgevoeligheid en neemt werk uit handen van het secretariaat.

Naast de basisgegevens is een ledenportaal ook uitermate geschikt om je leden inzage te geven in het lidmaatschap dat wordt afgenomen en de financiële administratie die daarbij hoort. Het beperkt zich dan niet alleen tot het tonen van het soort lidmaatschap en de periodieke kosten die daarbij horen. In het ledenportaal kan de vereniging inzage geven in de resterende looptijd, overstapmogelijkheden bieden naar andere lidmaatschappen en een overzicht geven van verstuurde facturen en de betaalstatus. Maakt jouw vereniging gebruik van verschillende verval- en betaaltermijnen of betaalmethodes, kunnen ook wijzigingen hierin door het betreffende lid zelf worden aangebracht. Zo kunnen zij bijvoorbeeld van het handmatig betalen van een factuur overstappen op een automatische incasso. Of overstappen van een betaling per kwartaal naar een betaling per jaar.

Met een ledenportaal heb je als vereniging ook een krachtig communicatiemiddel in handen. Het is namelijk de ideale plek om nieuws vanuit je vereniging te delen. Je kunt hiervoor een eenvoudige nieuwssectie inrichten of vanuit het ledenportaal nieuwsbrieven versturen. De verschillende interessegebieden en eventuele voorkeuren voor het ontvangen van e-mails kunnen door de leden zelf worden aangeven. Het ledenportaal houdt hier rekening mee en biedt alleen de relevante content aan. Door op deze manier een profiel aan te bieden bouwt je vereniging ook steeds meer kennis op over de individuele leden. Het stelt je in staat ze steeds gerichter te benaderen en daardoor jouw relevantie te verhogen.

Niet alleen maar nieuwsberichten van de vereniging zelf kun je onderbrengen in het ledenportaal. Wat te denken van de statuten, jaarverslagen of richtlijnen. Als je vereniging  over een grote hoeveelheid informatie beschikt over bepaalde onderwerpen is een online kennisbank ook een goede manier om dit toegankelijk te maken. Het levert direct meerwaarde op voor je leden. Je kunt ook hierin zelfs rekening houden met eventuele interessegebieden die in het profiel zijn opgeslagen. Als jouw vereniging voorziet in (PE-) opleidingsmogelijkheden kan ook dat via het ledenportaal worden aangeboden, net als informatie over certificeringen en accreditaties.

Om het delen van kennis en de interactie tussen leden nog verder te bevorderen, richt je een community in, binnen het ledenportaal. Zo kunnen leden elkaar ontmoeten, direct met elkaar in contact komen en ideeën en ervaringen met elkaar uitwisselen.

Het zijn slechts enkele voorbeelden waarom een ledenportaal een belangrijk communicatiemiddel is voor je vereniging. Niet voor iedere organisatie zal een ledenportal een oplossing zijn.

Wanneer past een ledenportaal niet bij je organisatie

Niet alle verenigingen hebben leden die zich thuis voelen in een digitale omgeving. Bijvoorbeeld door een gebrek aan affiniteit of ervaringen met online interactie. In dat soort gevallen zullen je leden via een andere manier willen verbinden met jouw vereniging. Door in te zetten op een volledig online ledenportaal loop je namelijk het risico dat leden zich minder thuis voelen en zich minder zullen herkennen in de vereniging.

Afhankelijk van de exacte invulling van je ledenportaal en wat je ermee wilt bereiken, is het raadzaam om goed na te denken hoeveel tijd jouw vereniging kan vrijmaken voor het vullen en relevant houden van het ledenportaal. Een online community is een uitermate geschikte manier om je leden met elkaar in contact te brengen, maar het modereren en laten groeien ervan kost tijd en aandacht. Het aanbieden van een kennisbank kan enorm veel waarde toevoegen voor je leden, maar deze moet ook gevuld en onderhouden worden zodat de informatie actueel blijft. Met andere woorden, als het voor je vereniging een uitdaging is om de juiste mensen vrij te spelen om het ledenportaal te beheren, dan is het wellicht goed om op zoek te gaan naar alternatieven. Of de functionaliteit binnen je portaal beperkt te houden.

Hoe zet je een ledenportaal op?

Je kunt een ledenportaal zo eenvoudig of ingewikkeld maken als je zelf wilt. Maar ook als je kiest voor een eenvoudige inrichting van je portaal zijn er een aantal belangrijke aspecten waar je rekening mee moet houden. Iedere vereniging is anders en heeft specifieke behoeftes en veel keuzes zullen daarvan afhangen. Dit geldt voor technische keuzes, maar ook voor welke functionaliteit en informatie je gaat bieden.

1. Breng behoeftes in kaart

De eerste stap op weg naar een succesvol ledenportaal is het inventariseren van behoeftes van je leden en bepalen welke rol het portaal gaat spelen voor je vereniging, nu en in de toekomst. 

Ga met je leden in gesprek over wat zij verwachten van de vereniging en een ledenportaal. Welke diensten willen zij afnemen, welke informatie willen zij graag kunnen raadplegen en op welke manier willen zij dit aangeboden krijgen. Beschikt je vereniging over specifieke en diepgaande kennis over bepaalde thema’s die voor jouw leden relevant zijn, dan is er waarschijnlijk behoefte aan een online kennisbank. Of zijn jouw leden vooral geïnteresseerd in het uitwisselen van ervaringen onderling, dan ligt een online community meer voor de hand. Door enquêtes te houden onder je leden krijg je niet alleen een goed beeld van wat zij willen, maar werk je ook aan betrokkenheid en draagvlak.

Als je vereniging beschikt over een digitalisatie visie kan het zijn dat daarin al rekening is gehouden met een ledenportaal. In ieder geval vind je daarin terug welke ambities je vereniging heeft op het gebied van digitalisatie. Een ledenportaal kan daarin ook een belangrijke rol spelen als het gaat om het aanbieden van diensten en producten aan je leden. Zo is een veelvoorkomend thema voor verenigingen ‘zelfredzaamheid van leden’. Door je leden zelf hun gegevens, lidmaatschappen en voorkeuren te laten beheren in het portaal kan daar mogelijk invulling aan worden gegeven.

2. Kies de juist vorm en middelen

Het succes van je ledenportaal wordt bepaald door de manier waarop het voorziet in de behoeften van je vereniging en je leden. Dit geldt niet alleen voor de inhoud, maar ook voor de vorm waarin je dit aanbiedt. Kies hierbij vooral voor die vormen die passen bij jou als vereniging en die geschikt zijn voor je leden.

Als er onder de leden van je vereniging actief aan kennisdeling wordt gedaan, kan dat natuurlijk binnen een online community. Maar misschien zijn er leden die het juist prettig vinden om in de vorm van een webinar hun kennis te delen, door het schrijven van artikelen voor een kennisbank of door het opnemen van een serie video's over bepaalde onderwerpen.

Welke mogelijkheden je hiervoor tot je beschikking hebt, hangt natuurlijk ook af van de technologie die je in wilt zetten voor je ledenportaal.

3. Kies je platform

Er zijn tegenwoordig veel mogelijkheden om een online ledenportaal in te richten. Van op zichzelf staande websites op basis van veel gebruikte CMS-systemen tot volledig geïntegreerde platformen die speciaal zijn ontwikkeld voor verenigingen.

Iedere oplossing heeft zijn voor en nadelen en welke het beste bij jouw situatie past, is sterk afhankelijk van de eisen en wensen die je hebt. Indien je voor je ledenportaal één hele specifieke toepassing hebt, zoals bijvoorbeeld alleen maar een online community of een kennisbank, dan kan het vaak interessant zijn om naar een losstaande oplossing te kijken. Wil je meer en daarnaast bijvoorbeeld je leden inzage geven in hun eigen adres- en lidmaatschapsgegevens, facturen en mogelijkheden bieden voor het volgen van trainingen of bijwonen van bijeenkomsten, dan zal een geïntegreerd platform beter passen.

Welke oplossing je ook kiest, zorg ervoor dat het gebruik ervan veilig is voor je leden. Denk hierbij aan een beveiligde website en encryptie bij het opslaan van gebruikersgegevens. Maar ook aan de wet- en regelgeving rondom AVG. Uiteraard draagt een gebruiksvriendelijke omgeving ook bij aan het succes van het ledenportaal. Let ook hierop bij het selecteren van je platform.        

4. Richt je ledenportaal in: functioneel, abonnementen, betalingen

Als duidelijk is wat je als vereniging in het ledenportaal wilt aanbieden, in welke vorm en op basis van welke technologie, start het inrichten. Hierbij is het verstandig om een aantal zaken in overweging te nemen.

Allereerst is er de keuze of je de inrichting zelf doet of dit uitbesteed bij een derde partij. Het voordeel van zelf inrichten is dat je volledig controle hebt en niet afhankelijk bent van de planning van anderen. Voorwaarde is daarbij wel dat je vereniging over de benodigde kennis beschikt om dit te doen. Als dit niet het geval is, kan een gerichte training uitkomst bieden. Ook zul je rekening moeten houden met de tijd die er geïnvesteerd moet worden. Die moet uiteraard wel beschikbaar zijn. Bij het uitbesteden koop je in feite gespecialiseerde kennis en kan de externe partij je adviseren en bijstaan bij het maken van de juiste keuzes. Ze zijn een aanspreekpunt bij toekomstige vragen en kunnen je bijstaan in het doorontwikkelen van het portaal. Maak hierin een goede afweging die past bij jouw situatie.

Vervolgens kun je ervoor kiezen om alle gewenste functionaliteit binnen je portaal in één keer aan te bieden, of dit gefaseerd te doen. Het kan zinvol zijn om klein te beginnen en zo je leden kennis te laten maken met het nieuwe ledenportaal alvorens meer diensten aan te bieden. Door goed te luisteren naar de ervaringen en actief feedback te verzamelen krijg je inzicht in verbeterpunten. Deze zijn eenvoudiger en gerichter op te pakken als het om een beperkte scope gaat. En ze kunnen belangrijke leermomenten zijn voor verdere uitbreiding.

Tot slot zul je na moeten denken over hoe en voor wie je toegang verschaft tot het ledenportaal. In veel gevallen zal de toegang tot het ledenportaal onderdeel zijn van alle lidmaatschappen die je leden kunnen afsluiten. Maar je kunt er natuurlijk ook voor kiezen om toegang tot je ledenportaal onder te brengen in een los lidmaatschap. Of bepaalde onderdelen, zoals bijvoorbeeld een kennisbank of community, op te nemen in specifieke (aanvullende) lidmaatschappen. 

5. Lanceer je ledenportaal

Het lanceren van je portaal is het lanceren van een nieuw product. Het is belangrijk om dit goed voor te bereiden en van tevoren na te denken over de manier waarop je dit wilt communiceren. Vaak wordt gebruikgemaakt van een gerichte marketingcampagne. Communiceer op tijd naar je leden voordat zij daadwerkelijk toegang krijgen tot het ledenportaal, enthousiasmeer ze door te wijzen op de voordelen en licht bijzonderheden extra uit. Maak eventueel gebruik van een lager tarief zolang er nog niet zoveel content beschikbaar is. Je kunt de introductie ook laten samenvallen met een specifiek evenement hiervoor, of introduceren bij een ledenvergadering. Maar er een feestelijk moment van.

Een mogelijk alternatief is een zogeheten soft-launch. In zo’n geval introduceer je het ledenportaal eigenlijk vóór de daadwerkelijke lanceerdatum en zonder een sterke marketing push. Meestal is een dergelijke introductie ook slechts voor een beperkte groep. Het voordeel is dat je op deze manier een generale test kunt doen en eventuele ‘kinderziektes’ op tijd signaleert en kunt oplossen. Je optimaliseert als het ware het ledenportaal.

6. Blijf leren, blijf groeien

Een ledenportaal is niet een statische omgeving. Door goed te luisteren naar feedback van de gebruikers en rekening te houden met je eigen wensen als vereniging, weet je waar je kunt verbeteren en waar je eventueel het portaal kunt uitbreiden. 

Samengevat, een ledenportaal biedt veel voordelen voor je vereniging en je leden. Het helpt je met de communicatie, zorgt voor meer betrokkenheid en uiteindelijk bij het succesvol worden van je verenigingen. Overweegt jouw vereniging om een ledenportaal te starten, denk dan vooraf goed na over wat je doel is, wat je precies op welk moment wilt gaan aanbieden en hoe je het platform wilt introduceren en onderhouden.