Davidsfonds, opgericht in 1875, is een Vlaamse culturele organisatie die zich inzet voor het bevorderen van de Vlaamse cultuur en identiteit. Met ongeveer 300 lokale afdelingen en duizenden leden organiseert het jaarlijks meer dan 160 activiteiten, zoals lezingen, concerten en andere culturele evenementen.

De organisatie werd enige jaren geleden geconfronteerd met een grote uitdaging: het digitale tijdperk had hen ingehaald. Hun systemen waren verouderd en de administratie verliep grotendeels manueel. Het was tijd voor een grootschalige transformatie. Vincent Stoops, adjunct-directeur van Davidsfonds: “Onze organisatie was op digitaal vlak weinig geëvolueerd. We werkten nog met een AS400-systeem, wat eigenlijk een heel oud systeem is.”

Digitale transformatie

Naast de noodzaak om te digitaliseren, stond Davidsfonds ook voor een belangrijke wijziging in hun lidmaatschapsmodel. “Voorheen kochten leden voor 40 euro aan boeken en waren ze automatisch lid. Dit bracht fiscale en administratieve risico’s met zich mee,” vertelt Stoops. “We wilden over naar een vast lidmaatschap met een duidelijke bijdrage, wat een forse administratieve verandering betekende. Het ontzorgen van de administratieve last voor onze lokale afdelingen was hierbij ook een belangrijk doel.”

‘Procurios heeft zowel de technische kennis als het zakelijk inzicht om te begrijpen wat onze organisatie nodig heeft’ - Vincent Stoops, adjunct-directeur Davidsfonds

Het Davidsfonds ging op zoek naar een oplossing die hen niet alleen digitaal kon transformeren, maar ook hun nieuwe lidmaatschapsmodel kon ondersteunen. Via een tip van een bestuurslid kwamen ze bij Procurios terecht. Stoops: “Procurios heeft veel ervaring met non-profitorganisaties en ledenorganisaties. Hun kennis van onze structuur en behoeften was een doorslaggevende factor.”

Uitdagingen van de implementatie

De implementatie van het nieuwe systeem was een flinke uitdaging, vooral gezien de strakke deadline. “Onze lidmaatschapswerving start in september. We gingen in februari van start met Procurios, en het systeem moest dus in juli operationeel zijn,” aldus Stoops. Dankzij de nauwe samenwerking en flexibiliteit van het Procurios-team lukte het om het project binnen de gestelde termijn te realiseren. “Het grote voordeel van Procurios is dat ze echt met ons meedenken. Ze hebben zowel de technische kennis als het zakelijk inzicht om snel te begrijpen wat we nodig hebben,” prijst Stoops.

Een van de kritische aspecten was het meenemen van alle afdelingen in de verandering. “Onze lidmaatschapshernieuwingen werden voorheen altijd aangestuurd vanuit de lokale afdelingen. We moesten ervoor zorgen dat zij hun zeggenschap behielden, terwijl wij de administratie centraliseerden,” legt Stoops uit. Dit proces vergde veel empathie en samenwerking. “We moesten iedereen meenemen in het verhaal en hen overtuigen van de voordelen. De angst voor verandering was initieel groot, vooral omdat we een organisatie zijn die de laatste tien tot twintig jaar op digitaal vlak weinig geëvolueerd was.” Toch zagen de afdelingen in welke voordelen het Procurios-platform hen kon brengen, en heeft Davidsfonds nu een systeem dat zowel centraal efficiënt als lokaal responsief is.

‘Het Procurios-platform is intuïtief waardoor we er snel mee aan de slag konden’
- Vincent Stoops, adjunct-directeur Davidsfonds

Een andere uitdaging was het beheren van de data en het koppelen van verschillende systemen. “We wilden historische data kunnen koppelen en zorgen dat alle informatie accuraat was. Er is niets erger dan foutieve gegevens in een direct mailing. Dit bracht veel complexiteit met zich mee, maar dankzij de flexibele ingesteldheid van het Procurios-team hebben we hier goede oplossingen voor gevonden,” zegt Stoops.

Inhaalbeweging

Het resultaat is een modern, efficiënt en gebruiksvriendelijk systeem dat Davidsfonds in staat stelt om zich volledig te richten op hun kerntaken. “We hebben een systeem dat ons toelaat om administratieve processen te automatiseren en real-time te beheren. Dit geeft ons de mogelijkheid om snel in te spelen op de behoeften van onze leden en hen beter te ondersteunen,” aldus Stoops.

Het nieuwe platform heeft Davidsfonds dus veel opgeleverd. “Alle inschrijvingen voor activiteiten verlopen nu digitaal, met online betalingen. Voorheen gebeurde dit manueel via e-mail en telefoon. We hebben een enorme inhaalbeweging moeten maken, maar nu zijn we eindelijk in de 21e eeuw aangekomen,” zegt Stoops trots. Ook de administratie rondom lidmaatschappen is aanzienlijk verbeterd. “Vroeger rapporteerden afdelingen hun leden op lijstjes en moesten zij de gelden handmatig doorstorten. Nu verloopt dit allemaal digitaal en real-time.”

De tweede fase van de implementatie, waar Davidsfonds momenteel middenin zit, richt zich op lokale activiteiten en betaalmodules. “We willen dat leden zich ook voor lokale activiteiten digitaal kunnen inschrijven en betalen. Dit geeft ons een nog grotere zichtbaarheid en toegankelijkheid als organisatie, om zowel nieuwe leden aan te trekken als bestaande te bedienen en het maakt bovendien het proces voor iedereen makkelijker,” aldus Stoops.

Klaar voor de toekomst

De samenwerking met Procurios verloopt nog steeds soepel. “We hebben maandelijks overleg en blijven nieuwe features toevoegen en optimaliseren,” vertelt Stoops. De nieuwe facturatiemodule voor lidmaatschappen is een van de uitbreidingen die ze binnenkort willen implementeren. Daarnaast zijn ze bezig met een revamping van hun webshop om de gebruikerservaring verder te verbeteren.

‘De flexibele en meedenkende aanpak van Procurios is voor ons van onschatbare waarde’
- Vincent Stoops, adjunct-directeur Davidsfonds

Dankzij de samenwerking met Procurios heeft Davidsfonds niet alleen zijn digitale achterstand ingehaald, maar staat het ook sterker dan ooit klaar voor de toekomst. “We kunnen ons nu volledig richten op onze kerntaak: het organiseren van culturele activiteiten en het ondersteunen van onze afdelingen en leden. De administratieve last is enorm verminderd, waardoor we meer tijd krijgen voor wat echt belangrijk is,” concludeert Stoops tevreden.

Sterke basis voor groei

Procurios blijft ook na de implementatie nauw betrokken bij Davidsfonds. “We hebben nog steeds regelmatig overleg en blijven nieuwe functies en verbeteringen doorvoeren. Hun flexibele en meedenkende aanpak is voor ons van onschatbare waarde,” zegt Stoops. Hij prijst ook de gebruiksvriendelijkheid van het platform: “Het is vrij intuïtief om mee aan de slag te gaan. We kunnen zelf veel aanpassingen doen en hebben een plugin die ons rechtstreeks naar de backend brengt, wat erg handig is voor onze medewerkers.”

Stoops kijkt met vertrouwen naar de toekomst: “Dankzij Procurios hebben we een sterke basis gelegd voor verdere groei en ontwikkeling. We zijn klaar voor de 21e eeuw en kunnen ons volledig richten op onze missie: het bevorderen van de Vlaamse cultuur en identiteit. De administratieve last is verminderd, waardoor we meer tijd en middelen hebben om ons te concentreren op wat echt belangrijk is.”