Ledenadministratie voor verenigingen – waar moet die aan voldoen?

Grofweg zijn er vier fases te onderscheiden in de volwassenheid van een ledenadministratie en die lopen parallel aan de digitale volwassenheid en groei van een vereniging. Hoewel een vereniging meer volwassenheidsniveau's kent dan vier, zou je kunnen zeggen dat de ledenadministratie met volwassenheidsniveau vier 'volgroeid' is. “Alle verenigingen ontstaan vanuit een behoefte, een noodzaak om bijeen te komen en samen te werken”, zegt Jos Jelier, oprichter van Procurios. “Zodra je dat samenwerken in een officiële vorm, een vereniging, gaat gieten, ben je vaak nog vrij klein en zie je dat er veelal gebruikgemaakt wordt van een spreadsheet om namen en adressen van de betrokkenen in bij te houden.” Dat is de eerste fase van een ledenadministratie. 

Jos Jelier, mede-oprichter Procurios

Ledenadministratie groeit mee met je vereniging

Wanneer je er een beetje handig in bent, kun je in een spreadsheet zelfs zaken automatiseren, maar je ziet vaak dat wanneer een vereniging groeit en professionaliseert er een boekhouding nodig is, omdat leden contributie gaat betalen. Ze worden dan debiteuren en in een boekhoudpakket houdt een vereniging dan de NAW-gegevens bij en of er al dan niet betaald is. Veel meer kun je ook niet in zo’n pakket. “Vanuit die tweede fase zie je vaak de behoefte ontstaan om meer informatie over leden op te kunnen slaan die voor jouw vereniging relevant is”, zegt Jelier. Dan kom je richting fase 3 en ga je op zoek naar een CRM-systeem.” In die derde fase bestaat het CRM als separaat systeem naast het boekhoudpakket en andere tools, zoals bijvoorbeeld een pakket om nieuwsbrieven mee te versturen. 

In de vierde fase is de ledenadministratie optimaal geïntegreerd met alle aanpalende benodigde systemen. “Je gaat dan naar een systeem dat specifiek is ontwikkeld om relevante gegevens van leden bij te houden.” Wanneer je als vereniging op dit punt bent aanbeland, heb je volgens Jelier twee keuzes. “Ofwel je kiest voor een heel open CRM-systeem waarbij je eenvoudig koppelingen kunt maken met de verschillende andere softwarepakketten die je gebruikt, of je kiest voor een volledig geïntegreerd CRM-platform dat al die koppelingen al in zich heeft.” 

Privacy en bewaren

Ongeacht in welke fase een vereniging zich bevindt, moet een ledenadministratie wel aan een aantal voorwaarden voldoen. Ten eerste is er de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). “Technisch gezien kun je alles verzamelen, maar je moet vooraf bepalen waarom je dat doet, welke grond je daarvoor hebt, waarom je juist die data nodig hebt en hoe en wanneer je de data weggooit. Je mag niet meer verzamelen dan noodzakelijk voor een bepaald doel en je moet die data goed beveiligen. Bovendien moeten data uit zuivere bronnen komen en is het niet meer toegestaan om datasets op te kopen om die vervolgens zelf te gaan verrijken”, waarschuwt Jelier. De hoeveelheid gevoelige informatie die je over leden verzamelt, hangt bovendien af van het soort vereniging. “Een patiënten- of een politieke vereniging zullen meer privacygevoelige informatie over hun leden hebben dan bijvoorbeeld een grote voetbal- of beroepsvereniging.” Denk dus goed na over welke informatie relevant is voor jouw vereniging en zoek uit welke eisen de AVG stelt aan de beveiliging van die gegevens. 

Daarnaast stelt ook de Belastingdienst eisen aan de ledenadministratie. Zo moeten financiële gegevens zoals facturen en donaties 7 jaar, en in sommige gevallen zelfs 10 jaar, worden bewaard. Welke gegevens dit zijn en hoe je die moet bewaren, staat op de website van de Belastingdienst. 

Belangrijke data verzamelen voor je ledenadministratie

Natuurlijk zijn NAW-gegevens het minimale dat je van je leden wilt weten, maar daarnaast kun je ontzettend veel andere informatie verzamelen. Toch is het niet zo dat meer gegevens je automatisch meer inzicht geven in je leden, waarschuwt Jelier. 

“Sommige verenigingen hebben een enorme verzamelwoede en kunnen je de mooiste grafieken laten zien, maar gevraagd naar wat ze nu concreet met die inzichten doen en welke waarde het voor de leden heeft, is dat vaak niet meteen evident. Bekijk dus als vereniging heel kritisch welke informatie daadwerkelijk relevant is en bepaal vervolgens hoe je die gaat verzamelen en opslaan.” 

Wanneer een vereniging professionaliseert en te maken krijgt met een business model waarin geld moet worden verdiend om structurele kosten te dekken, wordt het belangrijk om inzichtelijk te krijgen waar de waarde voor leden zit. 

“Zodra er bijeenkomsten, studiereizen, borrels of vakbladen worden georganiseerd of uitgegeven, wordt het rondkrijgen van de begroting belangrijk. Dan is het handig om een systeem te hebben waarin niet alleen de boekhouding geïntegreerd is, maar waarin je ook per lid kunt registreren welke interesses iemand heeft en welke evenementen hij bezoekt. Op die manier kun je namelijk inzichtelijk krijgen hoe je leden kunt bereiken en op welke manier je meerwaarde kunt bieden aan hen.” Daarvoor is het dus ook belangrijk dat je in je ledenadministratie een selectie kunt uitvoeren op ieder gegevensveld dat je vastlegt, voegt Jelier toe. 

Data moeten bruikbaar zijn

Jelier benadrukt ook het belang van datakwaliteit, oftewel hoe geschikt is je data voor het doel waarvoor je het verzamelt? “Het schoon en bruikbaar houden van je gegevens kost veel tijd, zeker wanneer ze zich in verschillende systemen bevinden.” Een aanmelding voor een nieuwsbrief die via de website binnenkomt, maar vervolgens handmatig in het CRM-systeem gezet moet worden, is gevoelig voor fouten. Bovendien ben je afhankelijk van wanneer iemand tijd heeft om de aanmeldingen te verwerken. “Wat betekent dat je ledenadministratie in het CRM nooit helemaal up-to-date is.”

Een professionele vereniging heeft veel baat bij een CRM-systeem dat zo flexibel ontworpen is dat het daadwerkelijk aansluit op de wensen, eisen en behoeften van een vereniging. “Dat wil zeggen dat je bijvoorbeeld met regio’s moet kunnen werken, maar ook dat je heel eenvoudig data moet kunnen importeren en exporteren, makkelijk en snel wilt kunnen factureren, et cetera. Je wilt waarde leveren aan je leden, en daar heb je data voor nodig en de voor jouw vereniging relevante gegevens moet je makkelijk kwijt kunnen in je ledenadministratie.”

Wat levert dat op? 

Veel verenigingen snappen tegenwoordig de waarde van data en hebben de wens om steeds meer datagestuurd te werken en besluiten te kunnen nemen op basis van inzichten uit gegevens. “Maar dit is een brug te ver wanneer je je ledenadministratie nog niet op orde hebt”, zegt Jelier. “Wanneer je ledenadministratie nog niet aansluit op je dagelijkse realiteit, kun je niet datagestuurd werken. Dat is het geval wanneer het CRM-systeem vervuild raakt doordat er geen koppelingen zijn met andere softwaresystemen en informatie handmatig wordt overgenomen. Dat verhoogt de kans op fouten. Bovendien is je ledenadministratie dan nooit helemaal up-to-date en loop je achter de feiten aan.” 

Volgens Jelier kan een vereniging pas datagestuurd gaan werken wanneer het in staat is om de ledenadministratie schoon en up-to-date te houden. “Want anders neem je besluiten op basis van onjuiste data. Het is cruciaal dat je start met een goede basis, dat is belangrijker dan meebewegen op een hippe trend.”

Centrale informatiehub

Hoe professioneler een vereniging wordt, hoe belangrijker de ledenadministratie wordt. “Dan moet je ledenadministratie echt voldoen aan ABC: actueel, beschikbaar en centraal”, zegt Jelier. “Je ledenadministratie is het hart van je vereniging. Alle gegevens moeten op één centrale plaats worden verzameld en opgeslagen, omdat je op die manier maar één waarheid hebt van waaruit je besluiten kunt nemen en waarde kunt toevoegen voor je leden. Je ledenadministratie is de centrale informatiehub van je vereniging. Zorg dat die hub toekomstbestendig is, want de hoeveelheid data neemt alleen maar toe.” Dat betekent dat een vereniging moet nadenken over welke informatie ze verzamelt en waarvoor ze die gebruikt, hoe ze die veilig opslaat en bewaart en vooral hoe processen, data en systeem naadloos samenwerken.

Een ledenadministratie die bij je vereniging past

Waar je ledenadministratie aan moet voldoen hangt af van veel factoren. Maar als we het platslaan dan zijn drie zaken altijd van belang:

1. Het volwassenheidsniveau van je vereniging 
2. Juridische verplichtingen en beperkingen
3. De behoefte van je organisatie om zaken te automatiseren en datagestuurd te werken
   

Als je je bewust bent van deze drie factoren en de tijd neemt om deze uit te diepen, dan krijg je al snel een goed idee waar een ledenadministratie voor jouw vereniging aan moet voldoen.

👉 Meer weten over hoe je je ledenadministratie het beste kunt inrichten? Lees dan de gids ‘Je CRM op leden inrichten in 6 stappen’.

👉 Smaakt dit artikel naar meer? Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en ontvang ze automatisch in je inbox.