Release 2024.08

Communities: deelnemers in de community volgen

Als jouw organisatie een community heeft opgezet, krijgt deze een mooie toevoeging die jouw doelgroep nog beter in staat zal stellen om meer relevante berichten te zien. Het is vanaf nu namelijk mogelijk om andere deelnemers te volgen. Eerder kon je alleen een kanaal volgen en had je minder zicht op wat een (voor jou interessante) deelnemer nog meer post. 

Als je communitydeelnemers een andere deelnemer volgen: 

• Zien zij de berichten van deze gevolgde deelnemers op hun startpagina, ongeacht in welk kanaal deze zijn geplaatst (dus ook uit kanalen die zij niet volgen, maar wel mogen bekijken)
• Ontvangen zij (indien actief) een e-mailnotificatie wanneer deze deelnemer een nieuw bericht plaatst of reageert op een ander bericht

Donations: filteren op fiscaal aftrekbare donaties

Het is nu mogelijk om nog nauwkeuriger te filteren dankzij een nieuwe filteroptie voor (enkele) donaties. Je kunt nu onderscheid maken tussen fiscaal aftrekbare en niet-fiscaal aftrekbare donaties. Je vindt de filteroptie ‘Fiscaal aftrekbaar’ zowel in het donatie-overzicht in Donations als op plekken waar je relaties filtert (zoals in CRM en Marketing Automation). Zo kun je bijvoorbeeld contact opnemen met alle relaties die voldoen aan de voorwaarde dat zij een fiscaal aftrekbare donatie hebben gedaan. 

Finance: betaallink voor factureren en herinneringen verbeterd

Bij het inrichten van factuur e-mails en herinneringen kun je een betaallink toevoegen. Deze link zorgt ervoor dat ontvangers van een factuur met enkele klikken op de knop hun factuur kunnen betalen. Voordat je dit kunt gebruiken, moet er een en ander ingericht worden. Om te voorkomen dat je facturen niet betaald kunnen worden als gevolg van inrichtingsfouten of aanpassingen in je website, hebben we dit proces aangepast. Je krijgt nu meldingen wanneer een URL niet (meer) correct is en er is een back-up betaalpagina, zodat een debiteur de factuur alsnog kan betalen. 

Wat verandert er precies?

• Facturen of herinneringen worden niet meer verstuurd als er een onjuiste betaallink gegenereerd wordt. Voor de SuperUser komt er een melding bij ‘Problemen’ (te vinden via het tandwiel rechtsbovenin je platform). 
• Tijdens het inrichten van een e-mailsjabloon controleert het platform de URL en wordt er direct teruggekoppeld wanneer er iets mis gaat.
• Wanneer er daarnaast veranderingen plaatsvinden in de opbouw van jouw website en reeds bestaande links daardoor niet meer zouden werken, zal de debiteur naar een werkende (tussen) pagina worden geleid. Als beheerder ontvang je vervolgens een melding hierover.

Hiermee verkleinen we de kans dat debiteuren hun factuur niet kunnen betalen doordat een factuurmail onjuiste URL’s produceert. 

Finance: diverse betaalmethoden toegevoegd en gewijzigd

Maak je gebruik van online donaties of betalingen? Dan maak je daarvoor gebruik van een Payment Service Provider (PSP). Zij zorgen voor de koppeling tussen de bank en ons platform. In deze release zijn er enkele wijzigingen rondom de ondersteuning van deze betaalproviders. 

Nieuwe betaalprovider: Pay.nl

Vanaf nu is er ook een koppeling met provider Pay.nl. We ondersteunen de volgende betalingsmethoden voor deze PSP:

• iDEAL
• Bancontact
• Credit card
• PayPal
• Sofort

Uitbreiding Mollie en Buckaroo met veel gebruikte betaalmethoden België

Onze koppelingen met Mollie en Buckaroo zijn uitgebreid met een aantal veelgebruikte methoden in België. Voor Mollie zijn dit: Belfius en KBC. Voor Buckaroo zijn dit: Belfius, KBC en Payconiq.

Meetings & Events: aanmelding zelf annuleren niet meer mogelijk als ‘groep aanmelden’ actief is

Organiseer jij wel eens bijeenkomsten waarbij het ook voor groepen mogelijk is zich aan te melden? Vanaf nu is specifiek voor zo’n bijeenkomst het niet meer mogelijk om de optie aan te zetten dat een aanmelding te annuleren of te wijzigen is door een deelnemer.

Hiermee voorkomen we vervelende situaties die ontstaan wanneer de aanmelder van een groep een aanmelding wil wijzigen of (voor zichzelf) wil annuleren en hierdoor de groepsaanmelding annuleert.

Meetings & Events: veldcodes voor ‘extra informatie’ beschikbaar in e-mail

Bij een bijeenkomst kun je verschillende e-mails instellen. Om deze te personaliseren kun je hierin verschillende veldcodes gebruiken met informatie over de relatie, bijeenkomst, tickets, locatie en meer. Maar, wat nog miste waren de velden uit de het Formulier voor extra informatie. Dit is het formulier dat wordt gebruikt om tijdens de aanmelding extra informatie over de deelname vast te leggen, zoals bijvoorbeeld  dieetvoorkeuren. Vanaf nu is er voor ieder veld dat je in dit formulier toevoegt ook een veldcode beschikbaar. 

Meeting & Events: verbeteringen bewijs van deelname

Maak je gebruik van deelnamebewijzen binnen bijeenkomsten, dan zijn daar een aantal verbeteringen voor doorgevoerd:

• Maak je op de relatiekaart gebruik van een lijst van bezochte bijeenkomsten, dan kun je vanaf die lijst nu ook het uitgegeven deelnamebewijs downloaden. 
• Deelnamebewijzen kunnen na de uitgave ook weer ingetrokken worden. Het bewijs is dan verwijderd en kan ook niet meer worden gedownload door een deelnemer. Het is wel mogelijk een nieuwe te genereren.
• Binnen het deelnamebewijs-sjabloon is het nu inzichtelijk welke tokens er gekoppeld zijn aan welke bijeenkomst of relatie-eigenschappen.
• Het uitgeven van bewijzen is nu beperkt tot deelnemers die ‘aangemeld’ en ‘aanwezig’ zijn geweest. Alle andere statussen van een deelnemer zullen worden overgeslagen bij het uitdelen van deelnamebewijzen.

Memberships: expliciete einddatum op een abonnement

Het einde van een abonnement werd tot nu toe bepaald door een combinatie van twee velden: de vervaldatum en de opzegdatum. Dit werkt voor de meeste abonnementen goed, maar is vaak lastig te begrijpen voor gebruikers. Ook was het lastig om na de vervaldatum met terugwerkende kracht een abonnement stop te zetten. Dit is nu verholpen met de introductie van een nieuw veld: Einddatum.

Het veld Einddatum geeft nu expliciet aan vanaf welke datum het abonnement niet meer actief is. De status van een abonnement (actief versus niet actief) is vanaf deze release gebaseerd op deze einddatum en niet meer op de combinatie van de Verval- en Opzegdatum. Op de dag van de Einddatum wordt het abonnement niet meer beschouwd als een actief abonnement.
De Vervaldatum blijft wel bestaan, maar geeft nu alleen nog aan wanneer een abonnement verlengd zal worden. De Opzegdatum is (en blijft) de datum waarop de opzegging is doorgegeven.

Aandachtspunt voor functioneel beheerders:

De functie van het ‘einde van een abonnement’ die het veld Vervaldatum voorheen had, komt te vervallen. Selecties en Relatielijsten die hier nog wel op gebaseerd zijn blijven hetzelfde resultaat geven. Wel raden we aan om de filters van deze selecties en relatielijsten door gebruik te maken van de nieuwe Einddatum of de Status van het abonnement. De status is vanaf deze release gebaseerd op de Eindatum en dus niet meer op de combinatie Verval- en opzegdatum. Hulp nodig bij dit omzetten? Vraag je consultant hierom of regel een consultant via portal.procurios.com

Memberships: tijdelijk abonnement voor abonnementen met een rollende abonnementsperiode

Veel verenigingen kennen abonnementsvarianten die tijdelijk van aard zijn. Denk bijvoorbeeld aan een cadeau-abonnement of proeflidmaatschap. Dit was alleen in te richten door het abonnement te beëindigen na de eerste periode. Stel dat je abonnementsperiodes van een maand hanteert, dan wordt het abonnement na de 1e maand automatisch beëindigd. Maar het automatisch eindigen, na bijvoorbeeld 3 maanden, was nog niet mogelijk.

Met de introductie van het veld Einddatum (zie bovenstaande release-note) is het nu mogelijk voor abonnementen met een rollende abonnementsperiode om een maximale abonnementsduur in te stellen. Bij het invoeren van een nieuw abonnement wordt dan direct de einddatum ingevuld.

Memberships: verlengen abonnement via betaaluitnodiging

Bied jij abonnementen aan die verlengd worden nadat er betaald is via een betaaluitnodiging? Dan wijzigt er iets voor je in deze release dankzij een aantal mooie aanpassingen.

Instellingen verplaatst

In de vorige release kreeg Memberships een grote update waarbij de instellingen voor abonnementen nu op het niveau van een ‘Administratie’ gebeuren (lees hier meer). Voor betaaluitnodigingen geldt nu hetzelfde. Per administratie stel je in welke betaaluitnodigingen er verstuurd moeten worden en hoe het herinneringsproces eruit moet zien. Het instellen van dit proces is direct een stuk overzichtelijker geworden. Heb je bijvoorbeeld meerdere soorten lidmaatschappen, dan kun je per soort een alternatieve betaaluitnodiging en gekoppelde herinneringen instellen. Deze worden vervolgens opeenvolgend weergegeven in een flow. 

Uitnodigingen aanmaken en versturen

Ook het proces voor het aanmaken en versturen van betaaluitnodigingen is overzichtelijker geworden. Per administratie vind je onder de verschillende tabs de abonnementen die zich op dat moment in de afzonderlijke processtappen bevinden. Zo doorloop je de stappen van: Verlengbare abonnementen > Betaaluitnodigingen > Open uitnodigingen. Vanuit ‘Open uitnodigingen’ kun je herinneringen versturen of abonnementen beëindigen.

Platform: lokaal relatiebeheer voor afdelingen, regio’s, e.d.

Wanneer je organisatie is ingedeeld in lokale afdelingen of regio’s, kan er met behulp van de module Lidmaatschappen & Organisaties (L&O) worden bepaald aan welke regels relaties moeten voldoen om in een Weergave van lokale beheerders worden getoond. Bijvoorbeeld: alle relaties met de postcode X. Dankzij deze functies kunnen organen van een organisatie (afdelingen, regio’s, e.d.) het platform gebruiken als hun eigen kleine mini-CRM. Maar wat nu als een lokale beheerder in zijn ‘eigen mini-CRM’ een relatie wil toevoegen? Dat zou eerder nog niet mogelijk zijn.

Je raadt het al: vanaf nu wel. Binnen de inrichting van L&O is nu in te stellen dat een lokale beheerder ‘eigen’ relaties mag toevoegen. Ook verwijderen van deze zelf toegevoegde relaties is vervolgens weer mogelijk: ze worden dan enkel verwijderd uit het orgaan. Binnen het totale CRM blijft de relatie beschikbaar, want inmiddels kan er andere relevante data aan deze relatie zijn gekoppeld die niet zomaar mag worden verwijderd.
Relaties die bij een orgaan horen vanwege ingestelde regels kunnen niet door een lokale beheerder worden verwijderd. (Tenzij er andere/hogere rechten zijn ingesteld voor de beheerder).

In relatiefilters kun je tevens filteren op relaties die toegevoegd zijn aan specifieke organen. Zo houd je als (landelijk) functioneel beheerder zicht op wat er binnen het CRM-landschap gebeurt.

NB: Bij de inrichting van deze functionaliteit raden we aan om een consultant te raadplegen.