Zo bouwden we ons CRM, een kijkje achter de schermen

Onderzoeken

In de eerste weken hebben we veel onderzocht. Dit waren de vragen die we stelden, en in het kort de antwoorden die we vonden.

Waarom deze uitdaging?
Het CRM is het hart van onze software. Het was één van de eerste onderdelen die we bouwden, en daarmee ook één van de oudste. Hoewel het functioneel zeer krachtig was, waren we niet erg trots meer op uiterlijk, gebruiksgemak en werksnelheid.

Het opzoeken van personen of organisaties is de meest voorkomende handeling in een CRM. Zo’n beetje 90% van de tijd ben je daarmee bezig. Daarom kozen we ervoor om ons daar als eerste op te gaan richten.

Wat willen we bereiken?
Snel en makkelijk één of meerdere relaties vinden. En daar dan handig van alles mee kunnen doen.

Wie zijn onze gebruikers?
We hebben al onze CRM-klanten op een rijtje gezet en aan de hand daarvan persona’s opgesteld van drie soorten gebruikers, met daarin hun achtergrond, opleiding, ervaring en dagelijks werk.

Wat willen onze gebruikers in het CRM?
Voor deze persona’s hebben we vervolgens user stories opgesteld en die op een backlog gesorteerd.

Hoe werkt het zoeken in andere CRM’s?
Als je een beter wiel wilt uitvinden dan de wielen die er al zijn, is het zinvol om even te kijken wat er wel en niet deugt aan bestaande wielen. Dat hebben we gedaan. Goede ideeën hebben we meegenomen, de slechte laten liggen.

Wanneer is het goed genoeg?
We hebben een aantal criteria gedefinieerd waaraan het moet voldoen:

• Het kan op z’n minst wat het huidige CRM kan.
• Het is snel bij de grootste en meest ingewikkelde klant-implementaties die we nu hebben.
• Het heeft een mooie, gebruiksvriendelijke, logische, vanzelfsprekende interface.
• Het werkt ook op touch devices (smartphones, tablets), zoals alle nieuwe ontwikkelingen.
• Het is geïntegreerd met andere modules.

Bouwen

Al vrij snel zijn we ook gaan bouwen. We werken agile, net als in onze klantprojecten. We wilden daarom zo snel mogelijk een volledig en werkend product afleveren waarin de functies heel beperkt zijn uitgevoerd. In de iteraties daarna hebben we functies steeds verder uitgediept.

Bij alles wat we maken doorlopen we een aantal stappen.

1. Specificeren, schetsen, ontwerpen

We staan bij het white board en schetsen hoe het zou kunnen werken. We verzinnen alternatieven en schieten er een paar af. We duiken de literatuur in om goede algoritmen of ontwerppatronen te zoeken. We tekenen schema’s en maken een prototype.

2. Uitwerken, programmeren, bouwen

Dan kruipen we achter het scherm. Soms alleen, soms met z’n tweeën. Technische uitdagingen spelen hier de hoofdrol. Hoe zorgen we ervoor dat het snel is? Hoe garanderen we veiligheid? Hoe zorgen we ervoor dat het in elke browser werkt?

3. Review en test binnen het team.

Alles wat we maken wordt door een teamlid beoordeeld. Die bekijkt de code en test de nieuwe mogelijkheden. Hier letten we ook op de criteria die we hebben opgesteld. Is het mooi, gebruiksvriendelijk en logisch?

Het resultaat

Het nieuwe CRM is gaaf geworden. Leuk en gemakkelijk om mee te werken. Dat ervaren we zelf dagelijks en dat horen we ook van onze gebruikers. En daar doen we het voor!

Als je nieuwsgierig bent geworden naar hoe het eruit ziet, kom dan snel terug. Volgende week publiceren we een demonstratievideo, met meer over wat er nu mogelijk is.