SGP stemt Procurios!

Het partijbureau van de SGP ondersteunt alle SGP-politici, raadsleden en wethouders in Nederland op dienstverlenend vlak. Binnen het bureau bevindt zich de communicatieafdeling, die zich richt op de promotie en het PR-beleid rondom de SGP. Veel van wat je in de media over de SGP ziet, is door het partijbureau ontwikkeld. Tevens verzorgt het bureau de contributie inning en het beheer van de ledenadministratie voor de afdelingen.

Groei in ledenaantallen

Johan: “Met 30.000 leden is het tijd om op zoek te gaan naar een goed CRM-systeem. Een systeem waarin je alle gegevens van deze leden makkelijk opslaat en aanpast, maar waarin eigenlijk ook alle andere relaties van het partijbureau in staan: politici, bestuursleden, relaties van het wetenschappelijk instituut, leden van de SGP-Jongeren, enzovoorts. Het partijbureau heeft de taak om op landelijk niveau de dienstverlening voor de SGP op te pakken en de toekomst van ons relatiebeheer staat nu voorop.”

Toegankelijkheid, moderne, technische ontwikkelingen en een efficiënte manier van werken stonden bovenaan het lijstje. 

SGP was op zoek naar een systeem dat voldoet aan de eisen van deze tijd. Toegankelijkheid, moderne, technische ontwikkelingen en een efficiënte manier van werken stonden bovenaan het lijstje. Momenteel gebeurt er nog veel handmatig: wil je lid worden van de SGP, dan stuur je een mail of vul je het aanmeldformulier in op de site en dat wordt vervolgens door een medewerker overgetypt. “Wat we natuurlijk willen, is dat zo’n formulier rechtstreeks in je systeem wordt opgenomen en dat je het alleen nog maar hoeft te fiatteren. Een stukje automatisering dus,” vertelt Johan. “We groeien flink qua ledenaantallen, we krijgen steeds meer afdelingen en de uitdaging is om met hetzelfde aantal mensen veel meer werk te kunnen doen. Daarnaast veranderen kiesverenigingen in afdelingen, wat betekent dat wij hun werk gaan overnemen. Met het systeem waar we nu mee werken, is dat enorm arbeidsintensief.”

Hulp inschakelen

Voor de SGP was de zoektocht naar een ander systeem een onbekend traject, want welke pakketten zijn er en waar houd je allemaal rekening mee bij het maken van je keuze? SGP schakelde hiervoor de hulp in van adviseur Leo van Klaveren. Leo begeleidt bedrijven bij de aanschaf en implementatie van softwarepakketten en houdt zich bezig met alle procesveranderingen binnen een organisatie die effect hebben op mensen en systemen.

Leo: “Samen met SGP heb ik gekeken naar de grootste eisen en wensen binnen de vereniging. Vervolgens zijn we op bezoek geweest bij andere politieke partijen. Daar hebben we gekeken naar de software die zij gebruiken en hoe dat bevalt. En via de Christenunie kwam de naam Procurios naar voren. Daarna stelden we een lijst op met potentiële leveranciers en daar bleven er nog 4 van over, waar Procurios er één van was.” Johan vult aan:“Want vaak zie je dat het toch veel standaardpakketten zijn en bij politieke partijen heb je op sommige punten echt specifiek maatwerk nodig. Dus alles wat alleen maar standaard was, viel snel af.”

De Scrum aanpak, de post-its op de muur en de informele sfeer waren anders dan anders, maar bevielen goed in combinatie met de kennis die Procurios bezit. 

Feest van herkenning

“Na de demo werd het duidelijk,” vertelt Leo. “Procurios sprak de taal en dat sprong er direct uit. Het was een feest van herkenning: ze wisten precies wat er werd bedoeld met de wensen van de SGP. Daarbij werkt het pakket redelijk intuïtief. De eenvoud ervan was overtuigend en de aanpak ervan sprak erg aan. Om de sfeer van het bedrijf goed te proeven, zijn we op kantoor langsgeweest. Wat meteen opviel, was de eigenzinnigheid. De Scrum aanpak, de post-its op de muur en de informele sfeer waren anders dan anders, maar bevielen goed in combinatie met de kennis die Procurios bezit.”

Johan: “Door hun samenwerking met Groenlinks en Christenunie werd de keuze voor Procurios nog makkelijker. Procurios wist namelijk direct met welke obstakels wij worstelen, aangezien ze ervaring hebben met soortgelijke eisen en wensen van de andere politieke partijen. Iets waar de andere bedrijven minder bekend mee waren. We voelden daarom al snel aan: Procurios weet waar het over gaat.”

“Onze visie voor de toekomst is om de rol van dienstverlenende organisatie tot op lokaal niveau toe te passen,” legt Johan uit. “Dit proces moet zo efficiënt mogelijk: iedereen binnen de SGP zal met hetzelfde CRM-systeem werken. Er moet mensen zoveel mogelijk werk uit handen worden genomen. Denk aan werken met de ledenadministratie, het doorvoeren van mutaties en het simpel zélf kunnen aanpassen binnen een gebruiksvriendelijk systeem. En Procurios past bij die visie.”

Door hun samenwerking met Groenlinks en Christenunie werd de keuze voor Procurios nog makkelijker. We voelden daarom al snel aan: Procurios weet waar het over gaat.

Het voordeel van Scrum

Volgens Leo hebben de medewerkers van de leden- en financiële administratie van de SGP nog geen ervaring met Scrum, maar hebben ze het vertrouwen in Procurios dat zij weten wat ze doen. Ze laten zich daarom graag meevoeren in de voor hen nieuwe methodiek. “Het voordeel van Scrum is dat het gefaseerd wordt en dat je als klant bij elke stap betrokken wordt. Dit betekent dus ook dat je kunt bijsturen wanneer dat nodig is. Voldoet iets niet aan de verwachtingen? Dan ben je er zelf bij om tijdig in te grijpen,” vult Johan aan.

“Normaliter stuur je een opdracht uit en ontvang je na een paar weken resultaat waar je misschien helemaal niet op zat te wachten. Zulke situaties ruimt Scrum uit de weg, dus die methodiek spreekt mij zeker aan. Inmiddels hebben we al een Event Storm gedaan met een paar collega’s op wie het nieuwe systeem zeker impact zou hebben,” vertelt Johan. “En met elkaar waren wij het er unaniem over eens om Procurios op nummer 1 te zetten.”

Ben jij ook op zoek naar een nieuwe softwareleverancier, maar geen idee waar je moet beginnen? Schakel dan ook de hulp in van Leo van Klaveren! Neem contact op via zijn website of voeg hem toe op LinkedIn.