Wandelnet zet stappen met gekoppeld CRM en CMS

Sinds 1980 werkt Wandelnet aan de kwaliteit van het wandelen in Nederland. Dit doet de stichting samen met bijna duizend enthousiaste vrijwilligers en dankzij de steun van donateurs. Wandelnet ontwikkelt en beheert samen met collega-organisatie Nivon 11.000 km Lange-Afstand-Wandelpaden en ze publiceert routes en gidsen. Ook voor derden worden routes ontwikkeld, de NS is bijvoorbeeld een bekende opdrachtgever. Daarnaast biedt ze een platform voor regionale organisaties om routes landelijk voor het voetlicht te brengen.

Expertise

Om overal veilig en aantrekkelijk te kunnen wandelen zet Wandelnet zich landelijk, regionaal én op lokaal niveau in voor de belangen van wandelaars en voetgangers. Er is veel expertise opgebouwd en zodoende participeert Wandelnet in diverse projectgroepen. Ze adviseert Prorail, Rijkswaterstaat en provincies om ‘versnippering’ van gebieden tegen te gaan en in samenwerking met het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat wordt gewerkt aan een ‘Loopagenda’.

Met de software van Procurios valt voor ons winst te behalen. Het zit logisch en intuïtief in elkaar.

Lunch & Learn

Doordat de stichting breed opereert zijn er aan de achterkant van de website allerlei systemen aan elkaar geknoopt. “Het CRM, de website, webshop en routeplanners functioneren nu nog los van elkaar. In totaal zijn het er acht, dus dat is behoorlijk ingewikkeld qua beheer”, vertelt Martine Werensteijn, coördinator research en development bij Wandelnet. De huidige CRM-aanbieder stopt met de ontwikkeling van het systeem dat Wandelnet nu gebruikt. “Ik was me aan het oriënteren op CRM-aanbieders die gespecialiseerd zijn in goede doelen en maatschappelijke organisaties, omdat het verwerken van donaties specifieke processen met zich meebrengt”, vertelt ze. Ze bezocht een van de Lunch&Learns die Procurios met regelmaat organiseert. “Daar raakte ik enthousiast, als Wandelnet valt er met de software van Procurios voor ons winst te behalen. Het zit logisch en intuïtief in elkaar. Nu zijn de handelingen die we moeten doen relatief ingewikkeld.”

Nu wordt veel dubbel werk gedaan om alles in elk systeem goed te krijgen. Straks hoeft dat niet meer, dus dat scheelt gesleutel aan data en een hele hoop tijd. 

Na de Demo-ochtend ging Wandelnet met Procurios de verkenning in. Het offertetraject ging aanvankelijk over het CRM, maar toen kwam ook ineens de aanpassing van het CMS naar voren. Martine: “Al snel werd duidelijk dat we het CRM en het CMS kunnen integreren, voor ons is dat ideaal. Eigenlijk stond het vernieuwen van de website pas volgend jaar bij Wandelnet op de planning, maar uit de gesprekken met Procurios kwam naar voren dat deze combinatie juist handig is. ”

Meer data

In het huidige CRM zijn veel data niet beschikbaar, omdat het in andere systemen is opgeslagen. Martine: “Straks krijgen we meer inzicht in onze gebruikers en kunnen we in het CRM zien of iemand iets heeft besteld via de webshop of dat hij of zij de nieuwsbrief heeft geopend. Ook aanmeldingen van donateurs, ondernemers en vrijwilligers worden meteen in het systeem verwerkt. Het wordt allemaal veel eenvoudiger én het levert heel veel winst op, ook voor gebruikers.” Neem bijvoorbeeld de routes en routeplanners op de website, die worden nu vanuit twee verschillende systemen gepubliceerd. Dit wordt straks via één uniforme routetool gekoppeld aan de website. Zo wordt het ook mogelijk om één geïntegreerde routeapp aan te bieden Martine: “Nu wordt door medewerkers van Wandelnet nog veel dubbel werk gedaan om alles in elk systeem goed te krijgen. Straks hoeft dat niet meer, dus dat scheelt gesleutel aan data en een hele hoop tijd. De hele organisatie gaat op z’n kop, zeg ik wel eens gekscherend, omdat we het digitale beheer van routes, CRM/ fondsenwerving  én onze website en community aanpakken.”

Er komt meer rust in de pagina’s op de website; met meer uniformiteit en minder informatie op één pagina.

Martine heeft er inmiddels drie Sprints opzitten. Het was als team nog best even aftasten in de eerste week, vertelt ze. “Dan ben je nog heel erg aan het verkennen; hoe gaan we het aanpakken en waar werken we naartoe. In de tweede week werd het al veel concreter en nu in week 3 zijn we lekker op gang.” Het design van de nieuwe website ligt er volgens Martine inmiddels in grote lijnen. “De eerste reacties vanuit Wandelnet zijn positief. Er komt veel meer rust in de pagina’s met meer uniformiteit en met meer tabbladen en minder informatie op één pagina.” De komende tijd zullen we Martine nog regelmatig tegenkomen bij ons op kantoor, want er staan nog aardig wat Sprints gepland om de complete klus te klaren. In de loop van volgend jaar kan Wandelnet haar nieuwe website lanceren.