De meestgestelde vragen over EventStormen

1. Wat is EventStormen?
   
2. Waarom moet ik meer weten over EventStormen?
3. Wanneer is het doen van een EventStorm handig?
4. Wat heb ik nodig om een EventStorm te beginnen?
5. Wie kan zich aanmelden voor de EventStorm Workshop?
6. Wie neem ik verder mee naar de EventStorm Workshop?
7. Waarom is Procurios zo enthousiast over EventStormen?

1. Wat is EventStormen?

Oorspronkelijk is EventStormen een methode waarbij je, samen met andere deelnemers, tijdens een sessie inzicht krijgt in wat er gebeurt binnen bepaalde complexe domeinen (processen of mensen) in je organisatie, met of rondom de software die je gebruikt.

Toch is EventStormen geen exclusief feestje voor de IT-afdeling. Sterker nog, de meeste deelnemers zijn vaak helemaal geen IT-ers én een EventStorm gebeurt volledig offline! EventStormen gaat juist over het met verschillende disciplines leren wat er binnen een domein van bepaalde kennis of van een organisatie gebeurt. Van daar uit kan vervolgens samen gekeken worden naar verbeteringen of nieuwe of andere tools.

De Italiaanse Alberto Brandolini is het brein achter EventStormen. Lees hier hoe we bij Procurios een EventStorm precies aanpakken.

2. Waarom moet ik meer weten over EventStormen?

Ongeacht de politieke, technologische of maatschappelijke oorzaken: alles om ons heen verandert. En veel van die veranderingen raken jou en je organisatie. Voor verenigingen geldt hetzelfde, misschien zelfs wel meer. Verenigingen staan midden in de maatschappij en worden blootgesteld aan allerlei grote veranderingen. Denk aan vergrijzing, het delen van kennis en informatie, digitalisering, vereniging 3.0, internationalisering, het aantrekken van jonge leden, enzovoorts.

Relevant blijven in zo’n veranderende wereld is een must, maar ook complex. Dit betekent dat slim omgaan met veranderingen een noodzakelijke vaardigheid wordt en dat zien wat er gebeurt en wat er beter kan hier belangrijke onderdelen van zijn. Verandering begint namelijk met inzicht. Inzicht in wat er nu gebeurt en wat je organisatie doet om aan die verwachtingen te voldoen. Dat inzicht is namelijk de basis om verantwoord mee te kunnen veranderen.

Met EventStormen breng je deze onderdelen in kaart. Het helpt je om je processen in beeld te brengen, te zien wat de precieze taken en handelingen zijn, wie erbij betrokken zijn en welke systemen ervoor gebruikt worden. Het geeft inzicht in hoe mensen samenwerken om doelen te bereiken, maar toont ook waar de frustratie en complexiteit zit of waar vereenvoudiging of verbetering nodig zijn.

3. Wanneer is het doen van een EventStorm handig?

EventStormen is dan wel begonnen in de IT-sector om software beter aan te laten sluiten bij de gebruikers, maar de methode kan véél breder ingezet worden. We geven je een aantal voorbeelden in willekeurige volgorde. Een EventStorm levert jou en alle deelnemers geweldige inzichten op wanneer je:

• wilt weten hoe je efficiënter kunt (samen)werken in een (complex) proces, onder andere door bottlenecks op te sporen.
• draagvlak en bewustwording wilt creëren voor noodzakelijke veranderingen. Bijvoorbeeld als je merkt dat er veel fouten worden gemaakt of veel klachten zijn.
• op zoek bent naar de juiste automatisering voor bepaalde taken en processen. Denk hierbij aan het ontwikkelen van een website of het implementeren van een nieuw CRM.
• een nieuw proces moet ontwerpen of een bestaande moet inrichten bijvoorbeeld omdat je:
• een nieuwe dienst of product gaat lanceren
• een andere doelgroep gaat bedienen.
• moet voldoen aan nieuwe wetgeving of werken volgens veranderde normen

4. Wat heb ik nodig om met EventStormen te beginnen?

Niet zoveel, namelijk:

• Een ruimte die groot genoeg is, het liefst zonder tafels en stoelen. Tafels en stoelen leiden af en je wilt dat iedereen zo actief mogelijk meedoet met de sessie.
• Unlimited modelling space, oftewel: een muur met genoeg plek om Post It’s op te hangen. Geen goede plakmuur? Gebruik dan een zo groot mogelijk stuk papier (bijvoorbeeld een stuk behang) waar je de Post It’s op kunt hangen.
• Goede sharpies
• Post It’s
• Een timer

En last but not least: deelnemers! Bereidwillige mensen die niet te verlegen zijn om hun mening te geven. Het gaat hier wel om mensen die graag meedenken over verbetering, niet de mensen die vooral graag hun hakken in het zand zetten.

Verder is EventStormen ongeveer zoals fietsen. Je kunt erover praten, lezen, maar je moet het vooral doen. Dan ontdek je pas wat de magie is van EventStormen. Net als bij fietsen is EventStormen niet moeilijk, het is vooral een kwestie van doen! Het verkrijgen van verkeersinzicht, waar je als fietser mee te maken krijgt, is wel lastiger. Net als het optimaal gebruiken van het inzicht dat je krijgt bij EventStormen.

5. Wie kan zich aanmelden voor de EventStorm Workshop?

Elke professional die het belang inziet van efficiënt (samen)werken en het verkrijgen van inzicht om te veranderen om relevant te blijven. Tijdens de workshop op donderdag 30 januari 2020 gaan we bovendien aan de slag met een lightversie van EventStormen. Dit betekent dat de sessie toegankelijk is voor iedereen binnen je organisatie die op een laagdrempelige manier kennis wil maken met de voordelen van deze methodiek, maar ook direct praktisch aan de gang wil.

EventStormen is van grote waarde voor alle professionals die een uitdaging hebben om veranderingen door te voeren. Denk aan grote veranderingen zoals het aanschaffen/implementeren van een IT-systeem, vervangen van een dienst, opzetten of veranderen van een business model. Maar ook bij het (her)inrichten van een nieuw proces na een reorganisatie kan EventStormen een interessante methode zijn om de taken en handelingen eens goed in beeld te brengen.

6. Wie neem ik verder mee naar de EventStorm Workshop?

Bij een EventStorm heb je die mensen nodig die betrokken zijn bij het proces dat- of de organisatie die je wilt EventStormen (onderzoeken).
Stel je voor dat je het facturatieproces van de jaarlijkse contributie wilt EventStormen. Dan kun degenen uitnodigen die betrokken zijn bij:

• financiële administratie - opstellen van de facturatie
• ledenadministratie - bepalen van factoren / berekenen van de contributie
• helpdesk - vragen die jaarlijks binnen komen over de contributie
• directie - strategie
• communicatie - communicatie rondom jaarfacturatie
• regiomanagers / accountmanagers - beantwoorden van vragen

Het is prettig om minimaal 2 groepen van 3 of 4 mensen te hebben. Beide groepen vraag je om het proces te schetsen.Het bespreken van overeenkomsten en verschillen levert verrassende inzichten op.

7. Waarom is Procurios zo enthousiast over EventStormen?

Bij Procurios snappen we door EventStormen veel beter wat onze klanten nodig hebben omdat we hun uitdagingen beter begrijpen. Communicatie over uitdagingen en problemen wordt ook eenvoudiger. EventStormen helpt ons namelijk ook bij het leren kennen van de jargon van een klant. Daarmee zijn nog beter in staat om te snappen wat zich afspeelt in het domein van de klant, maar dus ook van de klant van de klant.

EventStormen heeft ook een belangrijk sociaal aspect. Je leert elkaar beter kennen en ook dat draagt bij aan een betere samenwerking én dus een betere oplossing!