Het nut van een klankbordgroep (voor een online community)

In de gids ‘In 6 stappen naar een online community voor jouw vereniging' wordt ingegaan op het samenstellen van een klankbordgroep.

Download de gids!

Een klankbordgroep volgt de bewegingen van een project

Een klankbordgroep is een groep mensen die meedenkt en de bewegingen van een project volgt. Het kan om kleine of grote projecten gaan, met een looptijd van maanden tot jaren. Eén van de functies van een klankbordgroep is om zowel intern als extern draagvlak te creëren. Daarnaast stelt een klankbordgroep kritische vragen over keuzes die gemaakt worden en geeft het advies. Een andere belangrijke functie van een klankbordgroep is om samen, in co-creatie, mooie en belangrijke dingen bereiken. 

Een goede klankbordgroep opzetten vergt de nodige aandacht. De groep moet in staat zijn met enige afstand naar het project te kijken en leden van de groep moeten zich vrij voelen om vanuit hun perspectief een tegendraadse mening of verrassende kijk op zaken te geven. In feite organiseer je met een klankbordgroep 'tegenspraak' en ook een stuk begeleiding, en wel op zo'n manier dat de resultaten van je project beter zijn dan als je dit niet zou doen. Dat betekent niet dat je voor ieder project een klankbordgroep nodig hebt (liever niet zelfs). Maar wel dat je bij projecten die complex zijn en de hele organisatie raken, een klankbordgroep kunt overwegen als je behoefte hebt aan periodieke feedback van personen die dicht bij de organisatie staan.

Een goede balans in deelnemers van de klankbordgroep is dus belangrijk. Daarom stel je bij het samenstellen van je klankbordgroep de volgende vragen:

• Wat is het doel van het project?
• Wat is het doel van je klankbordgroep?
• Welk type deelnemers moeten een plek hebben in de klankbordgroep?
• Welke kennis moeten zij met zich meebrengen?
• Wat is en wordt de rol van elke deelnemer?

Samenstelling in balans

Stel dat je bij een vereniging werkt en een online community wilt opzetten. Je besluit een klankbordgroep op te zetten om draagvlak en feedback te organiseren. Hoe vlieg je dat aan? 

Bij het samenstellen van een klankbordgroep is het verstandig om deelnemers toe te voegen die allemaal een andere functie hebben binnen de vereniging. Zo krijg je verschillende perspectieven en wordt een stevige basis gelegd voor het draagvlak voor de online community. Dit draagvlak is belangrijk en wordt vaak overschat. De voordelen van een online community zijn voor iedereen direct duidelijk, toch? De voordelen van een online community worden gezien als vanzelfsprekend en daardoor wordt niet of heel beperkt uitgelegd waarom een online community een meerwaarde is voor een vereniging. Maar daarbij wordt vergeten dat je bij het introduceren van een online community op weerstand kunt stuiten. Die weerstand kan ontstaan omdat medewerkers zich zorgen maken over hun werkdruk, of omdat het nut van een community niet wordt ingezien. Weerstand kan ook ontstaan door veranderingen waarvan het doel niet goed duidelijk is. En dit scenario kan natuurlijk op allerlei projecten van toepassing zijn - daarom is een klankbordgroep ook zo belangrijk.

Om de vereniging klaar te stomen voor veranderingen zoals een online community, is een klankbordgroep met deelnemers met verschillende rollen essentieel. Verschillende rollen betekent een diversiteit aan meningen, kennis, inzichten en ideeën. Deze klankbordgroep bestaat bij voorkeur uit 8 tot 10 personen, met de functies:

• Operationeel directeur
• Bestuurslid van de vereniging
• Bureaumedewerker
• Databasemedewerker
• Diverse leden van de vereniging
• Eventuele externe professional

Samenwerken in balans

Een diverse klankbordgroep is dus belangrijk. Maar het zal niet altijd even makkelijk zijn om een groep samen te stellen met deelnemers die allemaal een andere rol hebben binnen de vereniging. Soms kan iemand door andere werkzaamheden geen tijd vrij maken, is iemand een tijd afwezig of is diegene gewoon niet beschikbaar omdat hij of zij ook al bij andere projecten betrokken is. Zorg dus dat het aantal kandidaten op je lijstje groter is dan de omvang van de klankbordgroep en ga discreet met die lijst om. Niemand wil tweede keus zijn.

Vergeet niet de voortgang van het project intern en extern te communiceren. Zo zorg je voor draagvlak en transparantie!

Zeker wanneer een project langer duurt, zal de groep een hecht team worden. Dit kan zeer positief uitpakken voor het opzetten en uitrollen van de online community. Er ontstaat een eigen cultuur, wat een natuurlijk proces is. Ook hier is het belangrijk om het contact met de gehele vereniging niet uit het oog te verliezen. Communiceer daarom intern (met collega's, vrijwilligers) en extern (met leden, donateurs en andere stakeholders) over de voortgang van het project. Hiermee zorg je voor transparantie en betrek je iedereen die niet deelneemt aan de klankbordgroep ook bij het project waardoor het draagvlak wordt vergroot.

Vergeet de kritische blik niet

Voor de voortgang van het project is een kritische blik belangrijk. Een kritische houding in de groep voorkomt ‘groupthink’. Dit is een gedragsvorm waarbij de groep zich conformeert aan elkaar en elkaar ‘volgt’, zonder beslissingen te nemen op basis van de kennis die ieder individu heeft. Hiermee loop je het risico te behoudend te handelen waardoor je kansen misloopt. Stimuleer de klankbordgroep daarom om op een constructieve maar kritische manier feedback te geven. Dat kun je doen door heel gericht vragen te stellen, bijvoorbeeld over welke dingen volgens de groep beter kunnen, of om na te denken over drie punten die mogelijk een risico vormen voor het slagen van het project. 

Aan de slag!

Als je je groep compleet hebt, kun je van start. Sta open voor elkaars mening en kennis, hier kun je gezamenlijk de juiste weg mee inslaan. Met als doel een goed werkende, aantrekkelijke en levendige online community (of ander resultaat!).