5 tips om je ledenaantal op peil te houden

1. Ga continu in gesprek met je leden

​Ga vanaf het moment dat nieuwe leden zich aandienen het gesprek met hen aan. Organiseer het gesprek met hen en laat weten dat die mogelijkheden er zijn, ook (of vooral!) buiten de Algemene Ledenvergadering om. Start bijvoorbeeld met een welkomstbericht via de mail zodra iemand zich nieuw aanmeldt. Hierin kun je duidelijk communiceren hoe de vereniging werkt, wat het nieuwe lid kan verwachten en ook wat de vereniging van het nieuwe lid verwacht. Zoek daarnaast de dialoog op bijvoorbeeld een online community of plan individuele gesprekken. Dit kan tijdrovend zijn, maar er is geen betere manier om erachter te komen wat leden verwachten en hoe jouw vereniging voor hen van betekenis kan zijn.

Wees ook open en duidelijk naar je bestaande leden. Communiceer helder over eventuele veranderingen binnen de vereniging. Denk hierbij aan veranderingen in het beleid, in verenigingsrollen, maar ook over hoe de hoogte van de contributie volgend jaar is samengesteld. Gaat er onverhoopt toch een lid weg? Houd dan, als je kunt, een kort exitgesprek met dit lid. Zo kom je er achter wat hem/haar heeft gemotiveerd tot opzeggen en wat hij eventueel heeft gemist binnen de vereniging.

2. Toets je aannames en activiteiten

Aansluitend op tip 1: naast het open communiceren met je leden, is het ook belangrijk je leden te betrekken bij beslissingen binnen de vereniging. Als je veel in gesprek gaat met leden, weet je al meer over wat zij globaal van je vereniging verwachten. Maar weet je ook hoe zij de activiteiten die de vereniging ontwikkelt op basis van die input beoordelen? Sommige dingen lijken zo voor de hand te liggen dat ze niet snel kritisch worden geëvalueerd. Is je nieuwsbrief bijvoorbeeld wel wat je leden ervan verwachten? Passen de bijeenkomsten die je organiseert bij de voorkeuren van je ledenbestand? Maak je genoeg onderscheid tussen activiteiten voor jongeren, nieuwe leden en leden die al wat langer meedraaien? Het kan heel zinvol zijn om op basis van wat je weet over je leden een gesprek binnen je vereniging te starten over de vraag in hoeverre wat je doet aansluit bij wat verschillende groepen leden verwachten.

​Ideeënbox, poll, enquêtes, spreekuren

Een manier om dit gesprek op gang te brengen is om een (digitale) 'ideeënbox' beschikbaar te stellen, waar leden hun ideeën, wensen of opmerkingen kunnen achterlaten. Als het goed is zul je al snel patronen herkennen in de berichten die je binnenkrijgt waarop je kunt inspelen. Zo'n ideeënbox wordt natuurlijk niet vanzelf gevonden dus zorg dat je er voldoende aandacht aan geeft en leden verleidt om hun mening te geven.

Polls en stellingen
Maak daarnaast volop gebruik van de besloten online kanalen die je tot je beschikking hebt en zet social media slim in om je leden te bewegen een gesprek aan te gaan. Zorg er voor dat leden snel antwoord kunnen geven op je vragen, door middel van bijvoorbeeld een poll. Maak een stelling, bijvoorbeeld: "We moeten meer vloggen om nieuwe leden te werven". Geef twee opties (ja of nee) en vraag leden in comments hun kijk te geven op deze stelling. Binnen de kortste keren kun je zien hoe je leden denken over vloggen. 

Online inloopspreekuren
Een andere manier om met je leden in gesprek te komen is het organiseren van online 'inloopspreekuren'. Leden kunnen tijdens deze spreekuren bij je terecht met vragen, onderwerpen die ze belangrijk vinden of ideeën. Je kunt hier bijvoorbeeld een tool als Microsoft Teams of Zoom voor gebruiken. 'Spreekuur' kun je hier vrij letterlijk nemen: leden en belangstellenden kunnen zich aansluiten bij de online sessie en vragen stellen in de chat. Degene(n) die host zijn, kunnen hier vragen uitpikken om te beantwoorden en eventueel de vraagsteller uitnodigen om deze mondeling toe te lichten. Deze spreekuren vinden plaats in alle openheid: iedereen die dat wil kan inlopen en meeluisteren. Hanteer wel een aantal duidelijke regels zodat er voldoende tijd is voor ieder lid dat wil deelnemen. Beperk bijvoorbeeld de tijd per gesprek. Vergeet niet om na dergelijke spreekuren ook terug te komen op wat je hebt besproken! Dit kan in de vorm van een persoonlijk bericht of als het onderwerp bredere relevantie heeft op een plek die voor alle leden toegankelijk is. Dit soort opvolging wordt vaak vergeten terwijl het essentieel is voor het gevoel van betrokkenheid van leden.

Enquêtes
Als je een heel concrete vraag hebt, of periodiek wilt weten hoe je leden over bepaalde zaken denken, is het een goed idee om één keer in de zoveel tijd een enquêtete houden. Deze kun je versturen via een gepersonaliseerde mail, maar je kunt er ook kiezen om de enquête op je website te plaatsen en te delen via social mediakanalen. 

​Verwachting

​Bedenk hierbij dat je bij zowel een ideeënbox, poll als een enquête indirect een verwachting creëert. Zorg er dus voor dat je van tevoren een plan klaar hebt liggen: wat wil je precies weten en waarom? Met andere woorden: wat ga je precies met de informatie doen die je ontvangt van je leden? Wees ook hier transparant over naar je leden toe (en koppel wat je hoort dus terug!). 

​Bedenk dat je met een ideeënbox, poll of een enquête indirect een verwachting creëert bij je leden. Koppel wat je hoort dus terug!

3. Houd je leden nieuwsgierig en leergierig

Heb je aan het eind van een jaar een enquête verstuurd, dan heb je aan het begin van het jaar daarop een redelijk helder beeld van de verwachtingen van je leden. In welke onderwerpen zijn ze in geïnteresseerd? Waar willen ze graag meer informatie over? ​En dus: hoe houd je het ledenaantal op peil?

Deze kennis en informatie deel je vervolgens met je leden in de vorm van blogs, kennisartikelen, nieuwsbrieven en interviews met experts of vooraanstaande personen in jouw domein. Ook kun je evenementen oraniseren met een expert als spreker, denk bijvoorbeeld aan een vooraanstaande wetenschapper die komt vertellen over de nieuwste inzichten bij een patiëntenvereniging. Of een lobbyist die komt spreken over ontwikkelingen in politiek Den Haag die relevant zijn voor de leden van een brancheorganisatie. Wees zelf ook op de hoogte van actuele gebeurtenissen die misschien impact hebben op je vereniging. Speel hier op in door relevante content te plaatsen. Afhankelijk van de interactie op social media, de kliks in de nieuwsbrief of de vragen die je binnenkrijgt, kun je bepalen of je meer aandacht aan het onderwerp gaat besteden. 

​Waarschijnlijk heb je al een redelijk goed idee welke onderwerpen belangrijk zijn voor je leden. De kunst is om die informatie gestructureerd en met regelmaat aan te bieden. Een content- en/of activiteitenkalender zijn daarbij onmisbaar. Zo'n planning zorgt voor overzicht en zorgt ervoor dat je gedwongen wordt om na te denken over de onderlinge samenhang van de informatie die je aanbiedt. Zo zorg je dat je op een constitente manier en dat met regelmaat nieuwe informatie aanbiedt over onderwerpen die je leden belangrijk vinden.

​4. Organiseer evenementen die aansluiten op de behoefte van je leden

Alle kennis die je opbouwt over de verwachtingen en behoeften van je leden zijn een ideale basis voor kleine en grote evenementen. Nu hybride evenementen de norm zijn, kun je experimenteren met nieuwe formats. We noemden al even de inloopspreekuren, maar er zijn tal van andere mogelijkheden. Probeer in ieder geval een beleving neer te zetten en ook zo over evenementen te denken. Dat hoeft helemaal niet uitbundig of kostbaar te zijn, als je maar goed voor ogen houdt wat je bezoekers wilt meegeven. Bij die beleving hoort bijvoorbeeld ook dat je de mogelijkheid biedt om later sessies terug te kijken.

Welke vorm je ook kiest: net als bij het aanbieden van andere informatie, is het erg belangrijk om je goed voor te bereiden en je research goed te doen. De waarde die jouw event levert is daarbij het uitgangspunt. Maak daarom een waardepropositie en bepaal aan de hand daarvan hoe je het event verder vormgeeft. Succesvolle evenementen hebben de juiste mix van inhoud, mogelijkheden om te netwerken en catering (als het een live event is). 

Naast dat een evenement je leden van relevante kennis voorziet, zorgt een evenement voor ledenbinding. Niet alleen met de vereniging en het bestuur, maar ook onderling. Je leden kunnen elkaar online en offline ontmoeten, netwerken en elkaar beter leren kennen. Zo creeër je de saamhorigheid die essentieel is voor een vereniging en herinner je jouw leden er weer aan wat de meerwaarde is van hun lidmaatschap.

5. Bedank je leden

​Je leden vinden een persoonlijke binding met de vereniging belangrijk en weinig dingen zijn meer persoonlijk dan een bedankje voor getoonde inzet, een bijdrage of idee of gewoon omdat een lid lid is. En vergeet je vrijwilligers niet!

Vrijwilligers

Vrijwilligers kun je natuurlijk uitvoerig bedanken voor hun inzet door hen te benoemen op social media, op de website of via een verenigingsblad. Denk daarnaast een presentje voor het meehelpen bij een evenement of campagne, of iets ludieks zoals een verenigingsbeker uitdelen aan het eind van het seizoen of een evenement. Let er wel op dat je goed nadenkt over wat je geeft: pennen of USB-sticks met het logo van de vereniging zijn misschien niet de beste manier om je dankbaarheid te tonen.

Extra inzet

​Beloon dus je vrijwilligers, maar ook de leden die net dat beetje meer actief gedrag tonen en zo laten zien dat zij het beste voor hebben met de vereniging. ​​Je kunt bijvoorbeeld een bedankt-kaartje sturen naar elk lid dat bij een evenement was. Een ander laagdrempelig voorbeeld is een winactie, denk aan: het lid dat de mooiste verenigingsfoto kan maken, verdient een prijs en komt met de foto op de nieuwspagina van de website.

​Wil je er iets meer betekenis aan toevoegen? Dan kun je overwegen om bijvoorbeeld een lid dat zich extra inzet voor de vereniging, te benoemen tot erelid. Wees hier wel voorzichtig mee: hoe mensen je erelid maakt, hoe minder waardevol deze speciale status is. Daarnaast kan het tot wrijving leiden als een groep ereleden zich privileges en zeggenschap toe-eigent puur op basis van hun status.

Uitlichten van speciale leden

Besteed tot slot aandacht aan de mensen die al jaren trouw lid zijn. Je kunt hen bijvoorbeeld in de schijnwerpers zetten door een interview met hen te plaatsen in je blad, op je website en dat delen op social media. Vraag hen waarom ze al die tijd lid zijn gebleven, wat voor meerwaarde de vereniging hen nog steeds biedt en hoe zij de toekomst zien. ​Het belonen en uitlichten van je leden en vrijwilligers houdt niet alleen je leden scherp en gemotiveerd, het laat ook niet-leden zien dat de sfeer binnen der vereniging positief en dankbaar is. En dat het op meerdere vlakken loont om lid te worden!

Wil je meer van dit soort artikelen lezen? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief of keer terug naar het overzicht van onze kennisbank.