Dit is waarom je software verandert – en je betaalt voor onderhoud

Software is nooit af

Wanneer je investeert in software wil je graag maximaal profiteren van je aanschaf. Het is daarbij helemaal niet gek om te verwachten dat jouw leverancier foutjes repareert en regelmatig softwareupdates uitrolt om de software veilig en gebruiksvriendelijk te houden. Ook wanneer wetgeving verandert en dat gevolgen heeft voor jouw organisatie, wil je dat jouw software wordt aangepast zodat je eenvoudig aan nieuwe regelgeving kunt voldoen. Of misschien komt er wel een aantrekkelijke nieuwe technologie op de markt die je graag wilt kunnen gebruiken met of vanuit het softwarepakket.

Al deze veranderingen vereisen een aanpassing van de software, zodat de applicatie verbetert en bruikbaar blijft. De software die je gebruikt doet misschien op dit moment precies wat je wilt of nodig hebt, maar dat betekent dus niet dat die software ook 'af' is. Het kan of moet altijd worden uitgebreid en verbeterd. Die veranderingen komen niet uit de lucht vallen. Meestal is één van de volgende drie redenen de oorzaak van veranderingen in software:

1. De behoeften en vraag van klanten
2. Veranderingen in de wereld
3. Keuzes van de leverancier

Al die wijzigingen en keuzes hebben gevolgen voor jou, de gebruiker. Soms is het voor gebruikers niet heel inzichtelijk waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt. We nemen je kort mee in de drijvende krachten achter softwareupdates en veranderingen.

De behoeften en vraag van klanten

Veel wijzigingen in de software komen voort uit de wensen van klanten van een leverancier. Dat kan bijvoorbeeld gaan om maatwerk, wanneer jij een heel specifieke behoefte of wens hebt waaraan je wilt dat de software voldoet, zoals bijvoorbeeld de manier waarop de contributie berekend wordt voor leden. De leverancier bouwt dan speciaal voor jou een stukje programma dat jij kunt gebruiken in het grotere geheel van hun applicatie. Soms komt zo’n specifieke vraag van meerdere organisaties en dan kan een leverancier besluiten om dat speciale stukje programma breder aan te bieden. Dit gebeurt bijvoorbeeld als blijkt dat meerdere verenigingen op die manier hun contributie berekenen. Feedback van klanten vormt een belangrijke bron voor nieuwe functionaliteit, integraties en verbeteringen.

Toch bouwen leveranciers niet altijd precies wat klanten vragen. Dat komt doordat veel software een complexe onderlinge samenhang heeft en aanpassingen daar ook rekening mee moeten houden. Sommige aanpassingen kunnen zo ingrijpend zijn, dat hier vele weken aan ontwikkelwerk voor nodig is om ervoor te zorgen dat software goed blijft functioneren en veilig blijft. Dat moet, logischerwijs, kostentechnisch verantwoord kunnen worden. Vaak is dat niet het geval en is de wijziging of nieuwe functionaliteit voor een klant niet belangrijk genoeg om de kosten voor de ontwikkeling daarvoor te willen dragen. Daarnaast moeten wijzigingen en nieuwe functionaliteit, als het niet om maatwerk gaat, zoveel mogelijk voor alle gebruikers zinvol zijn. En soms is het zo dat wat klanten willen met bepaalde wijzigingen of vernieuwingen, beter op een andere manier gerealiseerd kunnen worden.

Leveranciers moeten voortdurend afwegingen maken tussen de belangen van gebruikers en klanten en de algehele functionaliteit en gezondheid van het platform. Daarbij wordt als het goed is altijd gezocht naar een gulden middenweg, maar het is helaas niet altijd mogelijk om aan alle wensen van zowel klanten als de leverancier zelf tegemoet te komen. 

Veranderingen in de wereld

Een andere aanleiding om software aan te passen, zijn de ontwikkelingen in de wereld om ons heen. Denk bijvoorbeeld maar aan de rap toenemende cybercriminaliteit. Dat kan ervoor zorgen dat er extra beveiligingsmaatregelen in het programma moeten worden gebouwd. Nieuwe marketing- en communicatiekanalen kunnen ook een reden zijn om software aan te passen. Social media zijn daar een voorbeeld van. Daarnaast kan wetgeving een reden zijn om software aan te (moeten) passen, zoals met de komst van de Algemene Verordening Gegevensbescherming in 2018. Maar ook de cookie- en SEPA-wetgeving hebben invloed gehad en er staat nog meer wetgeving op stapel in de EU die softwaremakers er mogelijk toe zal bewegen om software aan te passen. Tot slot zijn er technologische ontwikkelingen die je als organisatie wil (en vaak moet!) bijhouden. Nieuwe browsers, onveilige technologie zoals Adobe Flash die juist wordt uitgefaseerd, het toenemende gebruik van mobiele apparaten, de doorontwikkeling van programmeertalen waarin de applicatie is gebouwd. Allemaal zaken die invloed hebben op bestaande applicaties en die in veel gevallen herzieningen of aanpassingen nodig maken.

Keuzes van de leverancier

Tot slot voert de softwareleverancier vaak zelf veranderingen door. Dat heeft te maken met historie, maar ook met bijvoorbeeld strategie. Neem eerst die historie. Jouw leverancier heeft op een gegeven moment de applicatie die je hebt aangeschaft, gebouwd. Vervolgens zijn daar uitbreidingen op gekomen in de vorm van nieuwe functionaliteiten. Maar iedere keer als er een nieuw stukje softwarecode wordt toegevoegd aan het systeem, heeft dat invloed op de code die er al was. Een goede vergelijking is een versierde kerstboom. Iedere keer dat je een bal in de boom hangt, wordt hij een stukje mooier. Maar op een gegeven moment hangt de boom zo vol dat het eigenlijk niet mooi meer is, of dat hij omvalt omdat hij te zwaar beladen is.

In de technologie noemen we dit ‘technische schuld’: een probleem van latere zorg om ervoor te kunnen zorgen dat je op korte termijn iets kunt opleveren. Er kunnen problemen ontstaan wanneer deze ‘problemen voor later’ niet worden opgelost. Een bekend voorbeeld van een technische schuld is de millenniumbug. Daarnaast kan ook de strategie van een leverancier wijzigen. Zo kan een leverancier er bijvoorbeeld voor kiezen om zich specifiek toe te leggen op software voor verenigingen en goede doelen. Dat heeft gevolgen voor bijvoorbeeld een e-commerce-module van die leverancier. Terwijl het CRM, waarin de betrokkenheid van leden en donateurs gemeten kan worden, dan juist veel aandacht krijgt.

Prachtige kerstboom

Goede software is altijd in beweging. Het zorgt ervoor dat je organisatie optimaal kan profiteren van de investering, maar ook van ontwikkelingen in de wereld. Het maakt het mogelijk om te groeien. En om te zorgen dat de software aantrekkelijk blijft – oftewel dat je een prachtige kerstboom optuigt – is het noodzakelijk om software te onderhouden. Zo verbeteren prestaties, worden bugs en fouten opgelost en worden verouderde functies verwijderd. En zo maak jij altijd gebruik van veilige software die met je meegroeit zodat je investering blijft lonen.

Wil meer lezen over waar je op moet letten als je je oriënteert op software? Lees ons blog over de waarde die je software moet leveren of hoe je voorkomt dat je software niet meer wordt onderhouden en daardoor risico's loopt. Wil je maandelijks automatisch dit soort artikelen ontvangen? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief.