Digitalisering voor verenigingen: van ledenadministratie naar ledeninzicht

Digitalisering: het wordt gepresenteerd als wondermiddel voor organisaties om 'efficiënter' te werken en te 'transformeren'. Dat klinkt heel mooi, maar is ook weinig concreet. Specifiek voor verenigingen kun je je afvragen of het wel nodig is om te investeren in (dure) digitaliseringstrajecten. Heeft het zin om 'naar de cloud' te gaan? Of om met Big Data aan de slag te gaan? Als je het mij vraagt, loont het voor veel verenigingen vooral om de basis goed op orde te maken met behulp van digitalisering. En omdat leden en hun betrokkenheid centraal staan, ligt het voor de hand te beginnen bij je CRM.

Het samenbrengen van verschillende informatiebronnen van en over je leden kan in een CRM-systeem. Dat staat voor customer relationship management. 'Customer' is een beetje gekke term als het gaat om leden en dat heeft te maken met de oorsprong van CRM's: het bedrijfsleven. Maar dat betekent niet dat een CRM voor andere organisaties niet nuttig is. Sterker nog: een goed CRM biedt alle tools om de relatie met je leden te optimaliseren. Als vereniging stel je wel andere, specifieke eisen aan zo’n systeem. Bij verenigingen draait het niet om een sales en winst, maar om mensen. Je wilt inzicht krijgen in hoe je waarde kunt toevoegen voor je leden. Zo komen digitalisering en je vereniging bij elkaar: je kunt met een CRM namelijk heel precies inzicht krijgen in wie jouw leden zijn, waar hun interesses liggen en hoe je ze van relevante informatie en diensten kunt voorzien.

Eén versie

Alleen het vullen van een CRM-systeem is niet voldoende om dat inzicht te krijgen. Daarvoor is het noodzakelijk om je data ‘ABC’ te maken. Daarmee wordt bedoeld dat data alleen van waarde is wanneer het actueel, bereikbaar en centraal is. Dus alle gegevens over jouw leden worden:

A. in een centraal systeem verzameld, waar zij;
B. bereikbaar zijn voor iedereen die er toegang toe nodig heeft en;
C. alleen op die ene plek worden wijzigingen doorgevoerd, want zo bestaat maar één versie van je ledenbestand. 

Bovenstaande manier van werken en omgaan met data is een groot contrast met de uitdaging waar verschillende verenigingen nu mee te maken hebben. Veel medewerkers gebruiken vaak hun eigen tooltjes en overzichten, waardoor het overzicht voor de bureauorganisatie ontbreekt. Data is op verschillende plekken aanwezig en dat betekent dat je maar beperkt mogelijkheden hebt om inzichten over je leden te vergaren.

Efficiënter werken aan ledenbetrokkenheid

Het kan dus lonen om je data te centraliseren. Dat klinkt heel logisch, maar de vraag is ook hoe je dat dan voor elkaar krijgt. Een geschikt CRM biedt uitkomst. Je kunt je ledenadministratie dan zo inrichten dat je belangrijke data op één plek houdt. Het gaat dan bijvoorbeeld om:

• NAW-gegevens
• Financiële informatie (contributies, donaties)
• Gegevens over het (type) lidmaatschap
• Gegevens over de manier waarop leden met je vereniging interacteren (bijvoorbeeld het openen van mailings, bezoeken van bijeenkomsten of webinars, etcetera.)

Een digitaal systeem helpt bij het beheersen van de complexiteit van de ledenadministratie. Niet alleen doordat de veiligheid van de privacygevoelige gegevens waar verenigingen vaak over beschikken dan beter geborgd kan worden. Je kunt ook veel meer waarde uit de informatie halen. Je gaat van registreren naar inzicht en informeren. Door alle gegevens die je al hebt over en van leden met elkaar te combineren, kun je tot nieuwe inzichten komen en zie je waar je nog meer waarde kunt toevoegen voor je leden. Hoe dat in zijn werk kan gaan leggen we uit in dit artikel over vakbondslid Koen die van afhakend lid uiteindelijk een enthousiast en betrokken raakt omdat de vereniging op tijd wist bij te sturen.

Specifiek platform

Om een goed platform te kiezen, is het noodzakelijk dat een leverancier de specifieke behoeften van een vereniging kent en weet hoe zo’n organisatie werkt. Bovendien moet het systeem daar volledig op zijn ingericht. Een commercieel CRM-systeem aanpassen voor het gebruik door een vereniging is complex. Je eindigt ofwel met een systeem dat niet volledig aan jouw wensen en eisen voldoet, of je gebruikt slechts een summier deel van het pakket, terwijl je wel voor de volledige software betaalt. 

In een systeem dat geschikt is voor verenigingen moet betrokkenheid eenvoudig kunnen worden gemeten, bijvoorbeeld door te meten hoe vaak er op de nieuwsbrief wordt geklikt of hoe lang leden op je website blijven. Bovendien vereenvoudigt een digitaal systeem het beheer van de ledenadministratie, zeker wanneer er sprake is van een complexe administratie door bijvoorbeeld verschillende regio’s, afdelingen, structuren en meerdere lidmaatschappen. 

Toegevoegde waarde

Inzicht draagt bij aan het fundamentele karakter van een vereniging, omdat je er bent voor mensen die samen iets willen bereiken. Samen verder komen, lukt alleen door de juiste communicatie. En dat is weer alleen mogelijk wanneer je weet hebt van elkaars interesses, mate van betrokkenheid, doelen en uitdagingen. Een digitaal systeem voor ledenadministratie biedt inzicht en overzicht en zorgt voor ledenbehoud en groei. Het helpt je bovendien inzien waar jouw toegevoegde waarde ligt voor jouw leden. En dat helpt je weer om die waarde heel concreet aan je leden te leveren en relevant te blijven voor hen.