Je ledenadministratie: zelf doen, uitbesteden of automatiseren?

Je ledenadministratie is het kloppend hart van je vereniging en beïnvloedt daardoor onder andere hoe succesvol je vereniging is. Je ledenadministratie moet daarom altijd actueel en zonder fouten zijn. Maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Het vergt tijd, geld en mensen om alle informatie op de juiste manier vast te leggen én te gebruiken. Dat is waarom sommige verenigingen hun ledenadministratie volledig uitbesteden. Maar er is nog een derde weg die je als vereniging kunt bewandelen: namelijk het (verder) automatiseren van je ledenadministratie. 

Wat past het beste bij jouw vereniging? We zetten de mogelijkheden en hun voor- en nadelen voor je op een rij. 

Ledenadministratie in eigen beheer

De meest voor de hand liggende optie voor je ledenadministratie is om het in eigen beheer te doen. Dat kost misschien tijd en geld, maar daarmee houd je grip op je ledenbestand. Er zijn verschillende softwarepakketten die je kunt gebruiken om de administratie van je leden bij te houden, ieder met hun eigen voor- en nadelen. 

Excel / spreadsheets

Natuurlijk is daar het vertrouwde Excel of een andere variant met Spreadsheets. Het is een laagdrempelig programma dat niet ingewikkeld in het gebruik is. Toch blijkt steeds weer dat spreadsheets niet de benodigde diepgang en overzicht bieden die je als vereniging nodig hebt in onze steeds verder digitaliserende maatschappij. Laat staan dat je de informatie uit je ledenadministratie op deze manier eenvoudig (lees: geautomatiseerd) voor andere doeleinden kunt gebruiken.

Ledenregistratiesoftware

Dan heb je de standaardoplossingen die specifiek zijn gebouwd om leden te registreren. Ze zijn generiek, want ze moeten voor iedere vereniging werken. Heeft jouw vereniging afwijkende wensen, dan loop je de kans dat je met een standaardpakket nét niet uit de voeten kunt. Bovendien is standaardsoftware vaak alleen gericht op het registeren van de leden, dus NAW-gegevens en betaalde contributie. Wil je méér uit je leden halen, dan zul je het standaardpakket moeten koppelen aan andere systemen. Dat kan niet altijd.

Software op maat

Beter kun je dan kiezen voor een softwareprogramma dat precies op jouw vereniging is afgestemd en speciaal voor jullie is gebouwd. Je hebt dan dus veel invloed op wat je krijgt, maar dat betekent ook dat je van tevoren goed moet weten wat je wilt, want als je dat niet helder kunt overbrengen aan de softwarebouwer, loop je de kans dat het eindproduct niet helemaal aan je verwachtingen voldoet. Daarbij zal je software alleen worden doorontwikkeld of worden aangepast als je er voor betaalt.

Gespecialiseerde standaardsoftware

Er is ook een tussenoplossing, namelijk gespecialiseerde standaardsoftware. Dat is software die specifiek gebouwd is voor ledenorganisaties zoals verenigingen. Het houdt rekening met de wensen en eisen die een vereniging stelt aan de ledenadministratie. Houd er wel rekening mee dat het een pakket is dat voor veel verenigingen is gebouwd en niet specifiek voor jouw vereniging. Dit kan een goede optie zijn, maar het is aan te raden om je goed te verdiepen in wat je krijgt. Zorgt de leverancier er bijvoorbeeld voor dat jouw omgeving zo wordt ingericht dat je vereniging er goed mee uit de voeten kan? En ontwikkelt hij nog actief aan het platform zodat je ook met het oog op de toekomst goed zit?

Ledenadministratie uitbesteden

Wanneer je als vereniging de financiële middelen en mogelijkheden hebt om je ledenadministratie uit te besteden, kan dit een aantrekkelijke optie zijn. Je hoeft je er immers niet meer om te bekommeren en je weet dat je administratie in handen is van een gespecialiseerde partij. Wat zijn de voor- en nadelen van uitbesteden? 

• Voordeel: uitbesteden neemt je een hoop werk uit handen

• Voordeel: uitbesteden biedt continuïteit, want je hebt geen zorgen over personeelswisselingen, ziekte, vakantie, et cetera. Je kunt erop vertrouwen dat jouw leverancier zorgdraagt voor jouw ledenadministratie. Het is wel verstandig om goede afspraken te maken voor het geval de leverancier niet (meer) aan zijn verplichting kan voldoen, bijvoorbeeld bij faillissement.

• Nadeel: wanneer je je ledenadministratie uitbesteedt, kost dat geld. Soms meer dan wanneer je zelf je ledenadministratie zou beheren. 

• Nadeel: het kan lastig zijn om een goede leverancier te kiezen. Wanneer je besluit om je ledenadministratie uit te besteden, is het goed om op onder meer de volgende punten te letten bij de keuze voor een leverancier: 

  • Hebben ze ervaring met de ledenadministratie van een vereniging? Welke andere klanten hebben ze?
  • Hoe is de dienstverlening opgebouwd en hoe wordt dat gefactureerd? Betaal je per uur of kun je een abonnement afsluiten? 
  • Strookt de werkwijze en cultuur van de leverancier met de manier waarop jouw vereniging waarde toevoegt aan de leden? 
  • Kies je toch voor uitbesteding van je ledenadministratie? Ga dan voor een bewezen en ervaren partij zoals MOS (Nederland) of 2mpact (België).

Ledenadministratie automatiseren

Een derde mogelijkheid is het automatiseren van je ledenadministratie. Daarmee bedoelen we dat er zoveel mogelijk repeterende, handmatige taken worden overgenomen door ‘IT’, oftewel computers. Veel handelingen in de ledenadministratie komen vaak voor. Bijvoorbeeld het innen van de contributie, het versturen van reminders en het bijwerken van gegevens. Door dit repeterende werk door de computer te laten doen, kunnen bureaumedewerkers of vrijwilligers – die eerder belast waren met de ledenadministratie – hun tijd besteden om waarde toe te voegen voor de leden. 

• Voordeel: minder kans op fouten. Het kan zomaar gebeuren dat een medewerker per ongeluk een vier intikt in plaats van een zeven. Of dat nu gebeurt in de adresgegevens of in factuurbedragen, feit blijft dat het fout is. De kans dat zo’n typefout erin sluipt is altijd aanwezig. Door processen te automatiseren, verklein je die kans. 
• Voordeel: minder werk. Wanneer je bijvoorbeeld leden de kans geeft om hun gegevens via de website in te zien en aan te passen, verleg je een deel van de administratie naar de leden zelf. Hoewel ook hier een menselijke fout niet te voorkomen is, is de kans dat iemand zijn eigen adres verkeerd noteert, kleiner dan dat een vreemde dat doet. Je verlicht op deze manier het werk voor de vereniging, en biedt leden tegelijkertijd een betere ervaring. 
• Voordeel: door digitalisering krijg je meer inzicht in je leden. Met automatiseren bedoelen we niet dat je hele grote computers moet aanschaffen, maar dat je zou moeten investeren in slimme software, in digitalisering. Die software zou niet alleen de NAW-gegevens van je leden moeten bijhouden, maar kan je veel meer inzichten geven in wat jouw leden doen en belangrijk vinden, of waar hun interesse ligt. De wereld is tegenwoordig heel digitaal, leden doen veel online en veel van die gegevens kun je (privacyvriendelijk) verzamelen zodat ze je een compleet beeld geven. Daar kun je vervolgens weer de toegevoegde waarde van jouw vereniging op afstemmen. 
• Nadeel: het kan zijn dat je niet alle mogelijkheden van het softwarepakket gebruikt. Als het goed is betaal je daar dan ook niet voor. Maar let hier goed op en vraag de leverancier hier naar: je wilt je beperkte middelen niet besteden aan iets dat je niet gebruikt.

Wat te doen? 

Voor iedere vereniging zal het antwoord op deze vraag anders zijn. Het is belangrijk om je te realiseren dat de digitalisering van de samenleving ook een flinke impact kan hebben op je vereniging. Tijdens de coronapandemie ondervonden we aan den lijve wat dit betekent: wie zijn digitale zaken op orde heeft, is heel goed in staat om ook digitaal en online waarde te leveren. Tegelijkertijd ligt de toekomst van verenigingen in toenemende mate bij generaties die zijn opgegroeid met computers en het internet. Zij verwachten van de wereld om hen heen, en dus ook van jouw vereniging, dat je digitaal benaderbaar bent, beschikbaar bent, maar ook in staat bent om gepersonaliseerd met je leden te communiceren. En daarvoor is automatiseren en digitaliseren onmisbaar.

Voor verenigingen begint dat bij de ledenadministratie. 

Wil je meer van dit soort artikelen, maar dan zonder dat je ze zelf moet zien te vinden via een zoekmachine? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief!