Wat betekent de keuze voor een CRM voor jouw werk?

Wanneer je voor het eerst gaat werken met een CRM bij jouw vereniging, ledenorganisatie of goede doel, heeft dat gevolgen voor je manier van werken. Maar ook als jullie overstappen van het ene CRM-pakket naar een nieuw systeem, kan dat gevolgen hebben. We zetten de belangrijkste veranderingen voor verschillende functies voor je op een rijtje. Mét de voordelen die een (nieuw) CRM-systeem je kunnen opleveren, want uiteindelijk gaat het daar natuurlijk om! 

Niet voor iedere non-profitorganisatie is het aanschaffen van nieuwe software gesneden koek. Daarom doet iedereen dit op zijn eigen manier. De ene organisatie huurt externe hulp in bij het koopproces, een andere zoekt een projectleider in eigen gelederen. En soms klopt er een groepje mensen in commissievorm aan bij een leverancier. Hoe je het ook aanpakt, een belangrijk element is dat je van tevoren al goed duidelijk hebt wie er binnen de organisatie met het nieuwe pakket moeten gaan werken, hoe hun werkprocessen in elkaar zitten en wat je uiteindelijke wensen en doelen zijn met een (nieuw) CRM. 

Datakwaliteit op orde

Zeker wanneer voorheen je informatie nog verspreid stond over verschillende (lokale) systemen van bijvoorbeeld vrijwilligers of in diverse Excel-bestanden of andere systemen, kun je grote voordelen behalen door een centraal CRM-platform te gaan gebruiken. In zo’n centraal systeem staan namelijk alle gegevens van jouw leden, donateurs en vrijwilligers op één plek, waar iedereen die daartoe bevoegd is, bij kan. Je kunt zo eenvoudig data ontdubbelen, data vers houden en samenvoegregels opstellen zodat je ook dubbelingen in de toekomst voorkomt. Dat betekent dat de ‘datahygiëne’ van je organisatie verbetert. Je weet beter welke gegevens je hebt, verzamelt en gebruikt. 

Elkaar helpen

Natuurlijk is het even wennen wanneer je op een andere manier moet werken. Iedereen heeft zo zijn eigen handigheidjes ontwikkeld in de loop der jaren. Niets is zo vervelend om de manier waarop je gewend was te werken, te moeten veranderen. Tenzij het je meer oplevert en je daarbij geholpen wordt door bijvoorbeeld een leverancier, met trainingen, of collega’s of andere vrijwilligers binnen je organisatie die wat handiger zijn met het nieuwe systeem. Uiteindelijk levert een CRM-systeem de organisatie inzicht en daarmee voordelen op. Het ermee leren werken en het maximale eruit halen, is een gezamenlijke inspanning van iedereen die bij de organisatie werkt of betrokken is. 

Laten we eens een aantal functies bij non-profitorganisaties op een rijtje zetten en aangeven wat de belangrijkste veranderingen en voordelen zijn voor de mensen met deze rol. 

Boekhouder 

De grootste verandering wanneer jouw organisatie een geïntegreerd CRM-platform gaat gebruiken, is dat je niet meer alleen in een apart boekhoudprogramma werkt. Dat kan even wennen zijn, maar tegelijkertijd zul je merken dat je veel extra informatie die je eerder niet in het boekhoudprogramma kwijt kon, wel kunt opslaan in het centrale CRM-systeem. 

Door verschillende systemen te integreren, kunnen bepaalde processen worden geautomatiseerd, denk bijvoorbeeld aan het innen van contributie of het verwerken van donaties via de website. Door die automatisering houd jij tijd over voor andere, complexere zaken. Bovendien kun je met een centraal systeem beter en eenvoudiger rapportages draaien om de organisatie bepaalde inzichten te geven (wie betaalt, wanneer, via welke kanalen, et cetera). 

Ledenadministrateur 

Zeker wanneer je tot nu toe gewend was om veel met Excel en andere applicaties te werken, zal er het een en ander voor je veranderen. Het voordeel is dat je je werk veel overzichtelijker in een systeem hebt waarbij dat systeem op de achtergrond veel dingen automatisch kan doen die jij voorheen handmatig moest uitvoeren. 

Neem bijvoorbeeld verschillende typen abonnementen. Je kunt eenvoudig het juiste type abonnement, inclusief de tariefberekening, koppelen aan een relatie wanneer die zich aanmeldt als lid. In een CRM dat is (door)ontwikkeld voor ledenorganisaties kan dit zelfs automatisch. Maar ook verlengingen van lidmaatschappen, inclusief de facturering, kunnen automatisch. Een ander voordeel van verschillende modules die samenwerken binnen één platform is dat je eenvoudig selecties en rapportages kunt maken die bijvoorbeeld inzicht geven in hoeveel leden er onder een bepaald type abonnement vallen, et cetera.

Fondsenwerver 

De veranderingen en voordelen voor iemand die verantwoordelijk is voor fondsenwerving, zijn vergelijkbaar met die van iemand die zich met de ledenadministratie bezighoudt. Ook hier kan veel geautomatiseerd worden waardoor je minder handmatig werk hoeft te verrichten. Dat betekent minder kans op fouten en meer tijd over voor andere zaken die belangrijk zijn in jouw functie. 

Zo kunnen incasso’s en betalingen – mobiel of via de website, eenmalig of periodiek – automatisch worden uitgevoerd en worden geregistreerd in het CRM. Wanneer je ook je campagne- en actie-informatie koppelt met verschillende wervingskanalen, kun je niet alleen rapportages maken, maar ook tegen elkaar afzetten welke kanalen het beste presteren. Dat inzicht kun je als fondsenwerver vervolgens weer gebruiken om je verschillende wervingskanalen te beoordelen en bij te sturen. 

Marcom-medewerkers

De grootste verandering voor marketing-communicatiemedewerkers is dat je vanuit één centrale plek mailinglijsten kunt selecteren en nieuwsbrieven kunt samenstellen en versturen. Bij veel websites, zeker Wordpress-sites, kun je geïnteresseerden via een formulier direct laten inschrijven op je nieuwsbrief. Het nadeel daarvan is dat je dus dáár gegevens verzamelt, en niet in je CMS.

In een separaat CRM-systeem verzamel je wellicht op andere manieren contactgegevens en die zul je wel steeds handmatig over moeten zetten naar bijvoorbeeld Mailchimp. Of andersom. Daar zijn veel acties voor nodig, met de kans op fouten en het kost je vooral veel werk. Door dit vanuit één platform te doen, ben je sneller klaar en is de kans op fouten bovendien kleiner. Bovendien heb je als marketeer veel baat bij een geïntegreerd CRM, omdat je dan kunt zien hoe doelgroepen reageren op je acties. Wanneer je je CRM goed hebt ingericht en gesegmenteerd, kun je veel gerichter mailings versturen en dus je doelgroepen betrokken maken of houden. 

IT-beheerder

Het up-to-date houden van verschillende softwaresystemen en onderlinge koppelingen is een niet te onderschatten karwei.  Met één centraal platform dat bovendien in de cloud draait – waarbij je betaalt voor het gebruik, maar de leverancier verantwoordelijk is voor beheer en onderhoud – heb je daar geen omkijken meer naar. Bovendien is het op deze manier eenvoudiger om te voldoen aan wet- en regelgeving rondom privacy en security – immers ook daar is de leverancier van het CRM-pakket grotendeels verantwoordelijk voor. Jij kunt je vervolgens buigen over de juiste hardware en het connectiviteit om het systeem te kunnen draaien binnen je organisatie. En mochten er toch nog koppelingen noodzakelijk zijn, bijvoorbeeld omdat de website buiten het geïntegreerde systeem blijft draaien, dan kun je vaak uitgebreide API-documentatie krijgen van de leverancier om in die koppelingen  te voorzien. 

Bestuurslid

Een geïntegreerd CRM-systeem verandert de wijze waarop medewerkers bij (privacygevoelige) data kunnen. Een solide systeem biedt heldere rechten en rollen zodat medewerkers en vrijwilligers alleen bij die informatie kunnen die voor hun taken nodig zijn en verder niet. Zo zorgt het systeem voor privacybeheer, niet onbelangrijk voor een bestuur. Een andere verandering wanneer een organisatie overstapt op een (geïntegreerd) CRM-systeem is dat het met minder leveranciers te maken heeft. Kiest de organisatie voor een systeem dat specifiek is ontwikkeld en gebouwd voor non-profitorganisaties dan kan deze leverancier vaak ook goed meedenken. De productontwikkeling zal in het verlengde van de behoefte van de organisatie liggen waardoor investeringen en continuïteit op de lange termijn renderen en gewaarborgd blijven. 

Kies bewust

Tot slot nog even dit. Het kan aantrekkelijk lijken om te kiezen voor een maatwerksysteem dat volledig op de wensen, eisen en behoeften van jouw organisatie is gebouwd, maar het is goed je te realiseren dat niet alleen het bouwen, ook het daarop volgende onderhoud, kosten met zich meebrengt. Een standaard CRM-systeem dat specifiek voor non-profitorganisaties is gebouwd, biedt vaak voldoende ruimte om qua inrichting eigen keuzes te maken. Zo profiteer je van de voordelen, terwijl je de kosten laag houdt. 

Wil je meer lezen over het kiezen voor een CRM-systeem? Lees dan ons blog Drie punten om op te letten bij het kiezen van een CRM voor ledenorganisaties.

Wil je automatisch dit soort artikelen in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief!