3 aandachtspunten als je start met de selectie van ledenadministratie software

Je hebt besloten om je huidige ledenadministratie software in te ruilen voor een andere oplossing. Daarbij heb je de juiste mensen in je vereniging betrokken bij het traject om een nieuw systeem te selecteren. En, niet onbelangrijk: je hebt mandaat gekregen van je directie en bestuur. Nu is het zaak om het juiste systeem te selecteren. Daarbij is het verstandig om vooraf op een aantal zaken te letten en de juiste informatie in te winnen. Zo ben je later in het traject veel beter in staat om de juiste keuze te maken. We gaan daar in dit artikel dieper op in. 

1. Gluur bij je buur

Bij de selectie van een nieuw ledenadministratie platform is het cruciaal om bij je buren te kijken naar hun ervaringen. Zoek vroeg in het proces contact met collega-verenigingen die op jouw vereniging lijken en vraag hen naar hun softwaresysteem. Wat zijn de voordelen die zij ervaren? Waar lopen ze tegenaan en zouden ze opnieuw deze keuze maken? 

Vraag ook naar hun ervaringen met hun leverancier(s) en hoe ze hun service ervaren. Hoe meer je te weten komt op basis van ervaringen van anderen, hoe beter.

2. Betrek leveranciers in een vroeg stadium

Je zult merken dat er een groot verschil is het aanbod van ledenadministratie software. Er zijn heel generieke systemen op de markt die qua prijs heel aantrekkelijk lijken. Maar het is goed je te realiseren dat dit soort systemen vaak gericht zijn op commerciële organisaties met andere processen en doelstellingen. Ze zijn  vaak ‘one size fits all’.

Dat betekent dat wanneer je voor zo’n systeem kiest, deze niet eenvoudig, of maar heel beperkt, in te richten is voor een vereniging. De kans is ook groter dat je allerlei (duur) maatwerk nodig hebt om je werk goed te kunnen doen. Zoek dus naar een systeem dat specifiek gericht is op verenigingen. 

Belangrijk is dan ook om uit te zoeken of de leverancier van dat systeem ook daadwerkelijk bekend is met de uitdagingen van verenigingen en jouw type organisatie. Is het bedrijf net gestart of lopen ze al een paar jaar in jouw branche rond? Hebben ze een visie op hoe ze hun software verder ontwikkelen om aan te sluiten bij de veranderende behoefte van hun klanten en diens leden? Spreekt de leverancier jouw taal? Sluit de cultuur van beide organisaties op elkaar aan? 

3. Laat je niet (ver)leiden door prijs 

Prijs speelt natuurlijk een rol bij iedere investering die een vereniging doet, maar het zou niet leidend mogen zijn in het selectieproces. Dat is namelijk de zoektocht naar een systeem dat jouw organisatie de mogelijkheid geeft om maximaal waarde te bieden aan je leden. Daarmee bedoelen we al die dingen waardoor leden lid willen zijn van je vereniging, van kennisdeling tot maandelijkse bijeenkomsten of belangenbehartiging in politiek Den Haag. Uiteindelijk moet je als vereniging in staat zijn om het nieuwe pakket te betalen, maar de meeste gangbare, specifiek voor verenigingen ontwikkelde oplossingen op de markt zijn dat tegenwoordig wel. 

Wanneer je als vereniging met een standaardpakket uit de voeten kunt, ben je spekkoper. Maar in de praktijk zul je merken dat de wensen, eisen en behoeften van een vereniging zo specifiek zijn dat ze niet aansluiten op de generieke pakketten in de markt. Dat betekent dat je wilt zoeken naar een branchespecifieke oplossing die generiek is ontwikkeld. Dat is namelijk een oplossing die heel goed aansluit bij alles wat een vereniging nodig heeft, zonder dat hier maatwerk voor nodig is.

Dat betekent dus ook dat wanneer je een ledenadministratieplatform aanschaft dat ergens schuurt in jouw organisatie, je niet direct naar maatwerk moet grijpen om die wrijving weg te nemen. Het kan lonen om dat proces eens kritisch onder de loep te nemen en mogelijk aan te passen aan het systeem. Hoe minder er speciaal voor jullie gebouwd hoeft te worden, met hoe minder extra kosten je geconfronteerd wordt. 

Er is één uitzondering waarin je wél kunt kiezen voor maatwerk en de daarbij horende extra kosten. En dat is wanneer het jouw business model ondersteunt, en je dus in staat stelt om direct toegevoegde waarde te leveren en er geld mee te verdienen. In dat geval is de rekensom en dus de business case ook eenvoudig te maken. Je weet immers wat die feature jouw vereniging gaat opleveren, dus kun je de kosten van het maatwerk daar tegenover zetten. Het kan dan bijvoorbeeld gaan om een heel specifieke dienst die je vereniging aanbiedt.

In 99% van de gevallen de juiste leverancier

Het praten met andere verenigingen en leveranciers is iets dat heel vroeg in het selectieproces voor nieuwe software aan bod komt. Dit betekent dat deze onderdelen parallel lopen aan stakeholder management en het creëren van draagvlak binnen jouw vereniging. Ook de tariefoverwegingen – wat dus feitelijk niet alleen om prijs gaat, maar om hoeveel waarde, mogelijkheden en gemak jouw nieuwe software biedt voor jouw vereniging – volgen niet pas aan het einde van een offerteronde, maar moeten direct vanaf het begin worden meegenomen. 

Als de eerste fase van het selectieproces goed wordt aangepakt, komt daar uiteindelijk in 99% van de gevallen een leverancier uit die bij jouw organisatie past met software die je vereniging verder brengt.

Je kunt nu gaan nadenken over de (functionele) eisen waaraan de software moet voldoen. Daar bij moet je goed weten wat je doet, want in die fase bepaal je in feite welke mogelijkheden je krijgt zodra je de nieuwe software in gebruik neemt. Je kunt hiervoor een Programma van Eisen gebruiken, maar let daarbij goed op hoe je die insteekt. Je kunt daar in dit artikel meer over lezen.

Maar voor het zover is, is het belangrijk om je te realiseren dat de afspraken die je met je leverancier maakt minstens zo belangrijk zijn als de software zelf. Hoe dat zit lees je in dit artikel.

Wil je dit soort artikelen maandelijks in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief.