Deze vragen stel je jezelf én potentiële softwareleveranciers als je op zoek bent naar nieuwe software voor je vereniging

Op het moment dat je als vereniging besluit om op zoek te gaan naar nieuwe software, dan betekent dat in de meeste gevallen dat je ook te maken gaat krijgen met een nieuwe leverancier. En omdat die niet allemaal hetzelfde zijn, wil je als vereniging niet alleen aandacht hebben voor de functionele wensen en eisen van de nieuwe software, maar ook nadenken over het soort organisatie die als leverancier het beste bij je past.

Op zoek naar een goede match

Misschien zul je behoefte hebben aan een kleine, informele organisatie die snel kan schakelen op ontwikkelingen in jouw markt. Die flexibel is in haar dienstverlening en altijd voorop loopt op het gebied van innovatie. Maar het kan ook goed mogelijk zijn dat jouw vereniging veel meer gebaat is bij een gerenommeerde leverancier van bewezen, generieke oplossingen. Of een partij met een sterke internationale aanwezigheid die veel waarde hecht aan continuïteit op het gebied van ondersteuning of bedrijfsvoering.

De gesprekken die je voert met je stakeholders over de functionele en technische behoeften zijn ook erg geschikt om inzicht te krijgen in het soort leverancier dat het beste bij jouw vereniging past. Je zult er tijdens dit soort gesprekken achter komen bij welke vorm van samenwerken jouw vereniging het meeste baat heeft. Niet iedere stakeholder heeft hier dezelfde verwachtingen over of evenveel inbreng voor, maar hoe explicieter je dit in kaart brengt, hoe eenvoudiger het is om een shortlist op te stellen van partijen waarmee je het inhoudelijke gesprek kunt aangaan. 

Stel jezelf dus de vraag wat voor type organisatie het beste bij je vereniging past en stel leveranciers de vraag wat hun belangrijkste focus is.

Met afgestemde verwachtingen

Neem hiervoor niet alleen de lijst met wensen en eisen voor de software, maar kijk ook zorgvuldig naar de bedrijfswebsite van de leverancier. Hier staat vaak nuttige informatie over de producten en dienstverlening, de klanten waar ze mee samenwerken en wat voor type organisatie het is. Daarnaast hebben sommige leveranciers een uitgebreide bibliotheek met blogs, artikelen en video's om je verder te helpen in je zoektocht naar de juiste software. Ook whitepapers en nieuwsbrieven zijn ook vaak zinvol om te lezen, net als de social media kanalen en eventuele ervaringen met de leverancier binnen je eigen netwerk.

Veel leveranciers bieden tegenwoordig de mogelijkheid om een online demo te verzorgen of om er een bij te wonen. Het loont in bijna alle gevallen om hier gebruik van te maken. Vraag de leveranciers waar je een demo van krijgt of zij een bestaand proces of gewenste functionaliteit kunt verwerken in de demonstratie. Zo krijg je direct inzicht in hoe een leverancier jouw organisatie zou kunnen helpen en of dit een verbetering kan zijn. Je kunt ook een Programma van Eisen (PvE) gebruiken om een scenario op te baseren, of alvast op te sturen naar je gesprekspartner zodat de leverancier een eerste reactie kan geven op die onderwerpen die belangrijk zijn voor jouw vereniging. Let er daarbij wel op dat je de leverancier voldoende vrijheid biedt om oplossingen te bieden voor de problemen die je ervaart en de wensen die je hebt. 

Vraag dus aan leveranciers of zij een demo voor je kunnen verzorgen. Vraag ook of ze daarin processen of 'use cases' kunnen verwerken die typisch zijn voor jouw organisatie en waar je graag verbetering in wilt aanbrengen. Zorg tot slot ook dat je je goed en grondig oriënteert op de kennis die een leverancier online op zijn website ter beschikking stelt.

Een volledig beeld van alle kosten

Een belangrijk onderwerp dat je wilt bespreken als duidelijk is wat je wensen en eisen zijn, zijn de kosten. Softwarelicenties zijn er in allerlei vormen en vaak voorzien van evenveel kostenconstructies. Een leverancier die transparant is in zijn prijsopbouw, is in staat om een volledig kostenoverzicht te maken voor de totale afschrijvingstermijn. Je krijgt dan niet alleen inzicht in de kosten en eventuele kortingen (op basis van het aantal gebruikers, afname van x aantal extra modules of ANBI status) maar ook waarvoor je die kosten maakt (eenmalige opstartkosten, data migratie, extra ondersteuning).

Vraag dus altijd hoe het prijsmodel in elkaar steekt. Vraag naar de maandelijkse kosten, maar ook de kosten voor implementatie. Zorg daarnaast dat je weet welke kosten een leverancier rekent voor aanvullende diensten en ondersteuning. 

En een samenwerking die meerwaarde oplevert

Uiteindelijk wil je natuurlijk dat je nieuwe software en de investering die je daarvoor doet, meerwaarde gaat opleveren. Veel daarvan staat of valt met de manier waarop een leverancier werkt en hoe dit past bij jouw organisatie. Iedere leverancier heeft een eigen specifieke manier van werken als het gaat om de nieuwe software uitrollen en bedrijfsklaar maken. Vaak is dit proces op hoofdlijnen terug te vinden op de website van de organisatie. Het stellen van verdiepende vragen kan vervolgens veel extra duidelijkheid geven over wat je kunt verwachten van het implementatietraject. Als er aanvullende trainingen nodig zijn, het overzetten van de data van het oude naar het nieuwe systeem niet inbegrepen is in de werkzaamheden of de implementatie wordt uitbesteed aan een partner kan dit voor onverwachte vertraging en kosten zorgen. Het is sowieso goed om een realistische tijdlijn te vragen voor het totale realisatie- of implementatietraject en welke maatregelen er zijn om vertragingen en uitloop op te vangen. Tot slot is het ook verstandig om afspraken met elkaar te maken voor het geval er wel sprake is van uitloop of tegenvallers.

Een keuze maken voor nieuwe software en een nieuwe leverancier is een complex en intensief proces. Een grondige inventarisatie door het continu blijven stellen van de relevante vragen is van cruciaal belang om tot een gedragen en overwogen keuze te komen. Er wegen veel factoren en meningen mee, nog los van het emotionele aspect. Het onderbuikgevoel, de klik. Omdat de ene leverancier nou eenmaal niet de andere is. Zolang je de juiste vragen stelt, weet je in ieder geval vrij zeker dat je verder in gesprek gaat met leveranciers die bij jouw organisatie passen, dat je een goed idee hebt van wat zij te bieden hebben en dat helder is wat de kosten zijn.

Wil je meer van dit soort artikelen lezen? Meld je dan aan voor onze nieuwsbrief.