Zo maak je optimaal gebruik van je ledenadministratie

De ledenadministratie is de hoeksteen van iedere vereniging. In het begin kom je er, als kleine vereniging, misschien nog mee weg om een spreadsheet te gebruiken. Maar zodra je vereniging begint te groeien en zich verder professionaliseert, loop je al snel tegen allerlei beperkingen aan. Niet in de laatste plaats omdat leden wensen hebben die steeds meer eisen stellen aan de manier waarop jij je ledenadministratie hebt georganiseerd. In de praktijk blijkt dat het verbeteren van de ledenadministratie een belangrijke stap is in de groei naar digitale volwassenheid.

Je ledenadministratie als digitaal fundament

Je kunt je ledenadministratie zien als onderdeel van het digitale fundament van je vereniging. Want natuurlijk bestaat het absolute minimum dat je op wilt nemen in je ledenadministratie uit de NAW- en contactgegevens van je leden. Maar omdat je ook te maken hebt met het verwerken van contributies, het versturen van mailings of het organiseren van bijeenkomsten, zul je veel meer informatie op willen slaan. Het is daarom van belang om goed na te denken over de manieren de plek waar je je ledenadministratie wilt onderbrengen. Je hebt daarvoor grofweg drie opties: 

1. Spreadsheets (Microsoft Excel, Google Spreadsheets, etc.)
2. Software die niet ontwikkeld is voor ledenadministraties, maar die je er met wat kunstgrepen wel voor kunt inzetten
3. Software die ontwikkeld is voor ledenadministraties, zoals bijvoorbeeld een gespecialiseerd CRM

In vergelijking met de bekende spreadsheet is een CRM of specifieke verenigingssoftware een stuk flexibeler. Spreadsheets kunnen een tijd volstaan, maar in het algemeen kan gesteld worden dat je er als vereniging of ledenorganisatie het beste zo snel mogelijk afscheid van kan nemen. Niet alleen omdat je je organisatie heel erg beperkt qua mogelijkheden met spreadsheets, maar ook omdat het steeds complexer wordt om over te stappen naarmate je spreadsheets langer en voor meer processen gebruikt.

Dát op een zeker moment overgestapt moet worden, staat echter buiten kijf. Hoewel je misschien in het begin nog niet alle functionaliteit van gespecialiseerde software gebruikt, staat het wel tot je beschikking wanneer jouw organisatie er klaar voor is om het in te zetten.

Daar komt bij dat een ledenadministratie aan een aantal voorwaarden moet voldoen. Denk hierbij aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of de eisen die de Belastingdienst stelt als het gaat om de bewaarplicht van facturen en donaties. Ontwikkelaars van dergelijke systemen hebben hier in hun software rekening mee gehouden zodat jij daar geen omkijken naar hebt.

Tot slot zijn veel van dit soort systemen in staat om op basis van rollen en rechten toegang te verlenen. Op die manier bepaal jij precies tot welke gegevens de verschillende gebruikers toegang hebben. Zodra het fundament eenmaal staat, kun je beginnen met het optimaliseren van de processen rondom je ledenadministratie. Om vervolgens je ledenadministratie veel breder in te gaan zetten.

Processen automatiseren

Voor de ontwikkeling van je vereniging is het heel belangrijk om veelvoorkomende taken en processen met veel handmatige handelingen zo veel mogelijk te automatiseren. Een van de eerste processen die een stuk eenvoudiger en betrouwbaarder kunnen worden gemaakt, is het verwerken van nieuwe inschrijvingen.

Door een online registratieformulier te koppelen aan je ledenadministratie kunnen nieuwe leden zich snel en eenvoudig zelf inschrijven. De gegevens worden rechtstreeks weggeschreven in je administratie. Zonder tussenkomst van een medewerker en volgens de richtlijnen van de algemene privacywetgeving.

Een volgende stap in het automatiseren van de processen rondom je ledenadministratie, is het koppelen van een financieel systeem. Het bespaart veel tijd in het afhandelen van facturen en contributie betalingen en geeft real-time inzicht in het betaalgedrag van je leden en de financiële gezondheid van je vereniging.

Bied je bestaande leden ook een formulier aan via de website waarmee zij zelf hun gegevens kunnen beheren die bij jouw vereniging bekend zijn. Je legt hiermee de verantwoordelijkheid voor het actueel houden van die gegevens bij de leden zelf. Het zorgt er ook voor dat wijzigingen direct worden toegepast en ook hier geen eigen medewerker meer direct bij betrokken hoeft te zijn.

Als jouw vereniging bijvoorbeeld met lokale afdelingen werkt, dan kunnen leden zelf hun adresgegevens aanpassen als zij verhuizen, waarna zij automatisch in een nieuwe regio worden ingedeeld als dat van toepassing is. Het automatiseren van dit soort processen heeft als groot voordeel dat het veel minder foutgevoelig is en je ledenadministratie meer betrouwbaar maakt.

Het automatiseren van bewerkelijke processen zoals het accuraat bijhouden van de gegevens van je leden zijn de eerste stappen op weg naar een goed ingerichte ledenadministratie. Op welke manier je jouw ledenadministratie verder efficiënter kunt inzetten, heeft ook te maken met welke verbeterpunten je in je eigen vereniging ziet. Wees vooral kritisch op de processen zoals ze nu zijn of waar je administratie beter kan worden.

En vergeet tot slot niet te kijken welke inzichten je zelf nodig hebt en welke waarde je voor je leden wilt bieden. Niet alle gegevens die je op zou kunnen slaan, zijn relevant voor het behalen van de doelen van je vereniging.

Effectiever bouwen aan communicatie en betrokkenheid

Wat voor soort vereniging je ook bent, je leden willen graag op de hoogte worden gehouden. Door hier structureel aan te werken, vergroot je de betrokkenheid van je leden bij je vereniging en houd je je ledenaantal op peil. Of het nou gaat om een welkomstbericht als zij zich aangemeld hebben, een overzicht van komende evenementen of een periodieke nieuwsbrief met relevante artikelen over thema’s die voor jouw vereniging en haar leden belangrijk zijn.

In een goed ingerichte ledenadministratie is het mogelijk om vast te leggen welke leden over welke onderwerpen op de hoogte gehouden willen worden. En als je gebruik maakt van marketing automation is het zelfs mogelijk om een groot deel van je communicatie te automatiseren en afhankelijk te maken van de keuzes en kenmerken van je leden. Als je daarnaast ook nog per lid vastlegt welke berichten hij of zij heeft ontvangen en gelezen, krijg je een bruikbaar inzicht in de effectiviteit van de communicatie van je vereniging.

Als je vereniging regelmatig evenementen organiseert, kun je jouw ledenadministratie inzetten om je leden hiervan op de hoogte te houden. Wil je het je leden echt makkelijk maken om deze evenementen te bezoeken, zorg dan voor een mogelijkheid om online in te schrijven en te betalen.

Een website waar je ledenadministratie aan is gekoppeld, zorgt dat zij zich eenvoudig kunnen aanmelden zonder dat zij hun gegevens opnieuw hoeven in te geven. Toegangskaarten worden direct afgerekend en bijgeboekt in je financiële systeem.

En jouw vereniging heeft direct inzicht in welke leden zich daarvoor hebben aangemeld, hoeveel kaarten er zijn verkocht en hoeveel inkomsten je evenementen genereren.

Het kan ook zijn dat jouw vereniging belang hecht aan het online betrekken en samenbrengen van haar leden. Ook hiervoor biedt een goed ingerichte online ledenadministratie een uitstekende basis. Koppel je deze aan een online community, dan kunnen nieuwe leden ook direct toegang krijgen op basis van hun opgeslagen voorkeuren of locatie. Het wordt ook eenvoudig om bij te houden welke leden heel actief zijn of welke juist niet.

Inzichten en bijsturen

Ongeacht welke doelen je vereniging wil realiseren en welke (digitale) middelen je hiervoor inzet, een goed ingerichte digitale ledenadministratie is van onschatbare waarde. In combinatie met de juiste aanvullende functionaliteit stelt het je in staat om de betrokkenheid van je leden groter te maken. Het versturen van mailings, organiseren van evenementen of het starten van een online community zijn hier slechts enkele voorbeelden van.

Bij het inrichten en uitbreiden van je ledenadministratie is het raadzaam om kritisch te zijn welke gegevens je nodig hebt om de juiste inzichten te krijgen. Je kunt van alles opslaan en vastleggen, maar is dat ook nodig en relevant? Bedenk goed welke informatie nodig is om in de wensen, eisen en behoeften van je vereniging te voorzien. Relevant inzicht op basis van de informatie in je ledenadministratie geeft je de mogelijkheid om het effect van je inspanningen te bewaken. En bij te sturen als dat nodig blijkt.

Denk in problemen en stel vragen

Misschien zet je de eerste stappen in het opbouwen van een ledenadministratie, of is jouw vereniging op zoek naar verbeteringen in haar bestaande administratie. Het is belangrijk om kritisch naar jezelf te kijken en te onderzoeken waar je het proces rondom de administratie van je leden kunt verbeteren.

Stel vooral veel vragen:

• Welke problemen ervaar je en hoe kunnen optimalisaties in je ledenadministratie hier een oplossing voor bieden?
• Welke gegevens zijn relevant om vast te leggen, welke zijn dat in mindere mate?
• Heb je mogelijkheden om processen zoals facturatie en donatieafhandeling te automatiseren?
• Welke informatie heb je daarvoor nodig van jouw leden?
• Moet je daarvoor gaan koppelen met een extern systeem?
• Welke mogelijkheden heb je verder nog om je leden te betrekken bij jouw vereniging en wat heb je daarvoor nodig?
• En hoe kan je zien of jouw initiatieven succesvol zijn?

Het kan zijn dat je deze vragen niet zelf kunt beantwoorden. De leverancier van je ledenadministratiesoftware, als je die hebt, kan je waarschijnlijk verder helpen. Zeker als hij meerdere verenigingen tot zijn klantenbestand mag rekenen. Het kan ook zijn dat je er achter komt dat de software die je nu voor je ledenadministratie gebruikt niet volstaat, of dat je tegen andere problemen aanloopt waardoor je misschien nieuwe ledenadministratie software moet overwegen. Mocht je nog bezig zijn om een leverancier te selecteren, let er dan op dat die bij je vereniging past. In onderstaande video leggen we uit hoe je daar achter komt.

Het verbeteren van je ledenadministratie is hoe dan ook geen een eenmalige inspanning, maar vraagt om continue aandacht. Door goed voor ogen te houden wat je wil bereiken en hoe je ledenadministratie daar een rol in speelt, blijf je bouwen aan een digitaal slagvaardige vereniging. Succes!