Draagvlak voor nieuwe (ledenadministratie) software in je vereniging, zo pak je dat aan

Collega’s, directie en bestuur mee krijgen

Een overstap naar andere software of een ander systeem is voor de meeste verenigingen geen alledaagse bezigheid. Vaak is dit zelfs best ingrijpend en het is daarom belangrijk dat de juiste stappen doorlopen worden om het project te laten slagen. Meestal is er één persoon in de vereniging die hierbij het initiatief neemt.

Deze persoon speelt een sleutelrol bij het onderzoek, de selectie en uiteindelijk de ingebruikname van een nieuw systeem. Sterker nog, zijn of haar rol is zo belangrijk, dat die het verschil maakt tussen het aanschaffen van het beste systeem voor de vereniging of een compromis waarmee niet echt vooruitgang wordt geboekt.

Deze kartrekker of projectleider heeft daardoor een grote verantwoordelijkheid. Want diegene moet op basis van alle wensen en eisen een geschikte leverancier zien te vinden. En daarbij zowel collega’s als directie en bestuur mee krijgen. Niet gemakkelijk, maar met de tips in dit artikel is een stuk beter behapbaar.

Zorg voor het juiste mandaat

In de praktijk krijgt een projectleider of koopcommissie niet altijd het mandaat dat nodig is. Terwijl het vooronderzoek degelijk is uitgevoerd en een leverancier is gevonden die past bij de vereniging, neemt directie of het bestuur uiteindelijk de beslissing. En zij kiezen voor iets anders dan de koopcommissie aanraadt, wat om meerdere redenen een slecht idee is:

• Directie en/of bestuur zijn meestal niet intensief betrokken geweest bij het wegen van alle voor- en nadelen van verschillende oplossingen en leveranciers. 
• Directie en/of bestuur werken vaak niet zelf met het systeem, of maar beperkt.
• Het is voor het draagvlak funest als een nieuw systeem er doorheen wordt gedrukt en niet wordt geselecteerd op basis van wat de vereniging nodig heeft.

Het is voor de projectleider daarom heel belangrijk om vooraf heldere afspraken te maken met directie en bestuur over mandaat en bevoegdheden. Als dat niet lukt, dan is er alle reden om de opdracht terug te geven.

Besteed aandacht aan de koopcommissie

In verreweg de meeste gevallen hoeft een projectleider niet alleen al het werk te doen om tot nieuwe software te komen. Dat heeft een reden: er zijn meer belanghebbenden binnen de vereniging en die willen meepraten. Daarom wordt aan de start van zo’n traject meestal een koopcommissie samengesteld. Hierin nemen medewerkers en vaak ook vrijwilligers plaats die met het nieuwe systeem gaan werken. Afhankelijk van de grootte van de vereniging zijn bij een koopcommissie gemiddeld tussen de 2 en 7 personen betrokken.

Groot of klein: alle leden van een koopcommissie geven input, bijvoorbeeld door hun eisen en wensen in te brengen. Er is vaak een taakverdeling waarbij leden van de koopcommissie helpen bij het onderzoeken van welke mogelijkheden er zijn, waar de pijnpunten van het huidige systeem liggen en hoe die opgelost kunnen worden.

Het samenstellen van een koopcommissie is een belangrijke stap waarbij de projectleider goed de regie moet houden. Het is voor hem belangrijk om ervoor te zorgen dat in de koopcommissie collega’s komen te zitten die in staat zijn om over hun afdelingsgrenzen heen te kijken. Een systeem dat voldoet voor de gehele organisatie, is iets anders dan dat het geschikt is voor de wens of eis van één bepaald team. Wanneer je alleen mensen in je commissie verzamelt die zich hard maken voor de eisen van hun afdeling, is het proces bij voorbaat gedoemd te mislukken. Iedereen die zitting wil hebben in de koopcommissie moet zich er heel erg van bewust zijn dat het belang van de vereniging als geheel belangrijker is dan de wensen en eisen van de eigen afdeling. 

Denk in problemen en laat leveranciers daar oplossingen voor geven

Wanneer je als projectleider het juiste mandaat hebt en een geschikte koopcommissie hebt samengesteld, is het zaak om in problemen te gaan denken. 

Waar liggen de uitdagingen in het huidige systeem? Welke zaken zorgen ervoor dat je leden niet zo goed kan bedienen als je zou willen? Waar lopen medewerkers tegenaan? Dit is hét moment om leveranciers aan tafel te vragen. Dat moeten er meerdere zijn, want dat biedt je direct een goed inzicht in hoe de verschillende leveranciers omgaan met jullie als klant en met jullie vraag. 

Waak ervoor om al in oplossingen te gaan denken, dat is namelijk iets waar de leveranciers veel meer verstand van hebben. Vaak zie je dat leveranciers verschillende werkvormen hebben (bijvoorbeeld een brainstorm, of event stormen) – die ze overigens veelal gratis aanbieden – om te achterhalen waar de concrete uitdagingen liggen van jouw vereniging en welke wensen, eisen en functionaliteiten daarbij horen. 

Door leveranciers in een vroeg stadium te betrekken, bied je ze de kans om eerder mee te denken. Je leert je ze goed kennen en je kunt bepalen welke leverancier het beste bij jouw vereniging past. Wie heeft oog voor het verenigingsbelang en welke leverancier kijkt ook naar de lange termijn? Hoe krijgen ze de prioriteiten boven water en hoe scheiden ze de details van de hoofdlijnen? En, niet onbelangrijk, welke verenigingen zijn al klant bij hen?

Neem de tijd om dit proces te doorlopen voordat je een uiteindelijke keuze maakt. Het helpt je niet alleen de beste leverancier te kiezen, maar geeft je bovendien inzicht in welke uitdagingen de vereniging ervaart en hoe een softwaresysteem kan bijdragen om dit te verbeteren. 

Stakeholder management is niet hetzelfde als consensus

De rol van een projectleider in het proces om tot een nieuw softwaresysteem te komen, is onmisbaar. Het is degene die de verandering inzet, die mensen kan mobiliseren en hen kan laten inzien dat het geheel groter is dan de som der delen. 

Stakeholder management betekent daarbij niet altijd dat er consensus moet zijn over de ingeslagen weg. Maar wel dat de belangrijkste mensen binnen de organisatie inzien hoe belangrijk het is om over de grenzen van eigen teams en afdelingen te kijken. Want alleen zo kom je tot een systeem dat voor de vereniging en haar doelstellingen het meest geschikt is. 

Wil je meer weten over hoe je het selecteren van de juiste software voor je vereniging het beste kunt aanvliegen? Lees dan ons andere artikel: Ledenadministratie voor verenigingen – waar moet die aan voldoen?

Ben je al toe aan selectie? Zorg dan dat je deze 3 aandachtspunten niet mist.

En schrijf je in op de nieuwsbrief.