Aan het begin van de vorige eeuw werd er veelvuldig gecollecteerd in Nederlandse bioscopen. In de jaren twintig vreesden bioscoopexploitanten een teveel aan collectes, maar ze vonden het ook lastig om dan te bepalen welke liefdadigheidsorganisatie er wel en welke geen geld mocht ophalen in de filmzalen. Dus werd er in 1927 op initiatief van Abraham Tuschinski door de toenmalige Nederlandse Bioscoopbond een eigen liefdadigheidsorganisatie opgericht: Stichting Bio-Vacantieoord. Dat was een vakantieoord voor kinderen wiens ouders het niet zo breed hadden, de zogenaamde bleekneusjes. In de afgelopen decennia groeide het vakantieoord uit tot het vakantiepark in de omgeving van Arnhem dat het nu is. Met die groei veranderde ook de doelgroep. Bio Vakantieoord richt zich met inmiddels 21 vakantiehuizen en een zes luxe kampeertenten op gezinnen met een gehandicapt kind. Bij het Bio Vakantieoord doet het er niet toe hoe je lichaam werkt, want daar zijn de ingrediënten aanwezig voor een heerlijke vakantie met elkaar. Dankzij de vele aanpassingen en hulpmiddelen kan iedereen met alle activiteiten meedoen. Ieder kind telt evenveel mee en gezinnen gaan hier een onvergetelijke tijd tegemoet. Zo zet Bio zich al meer dan 97 jaar in voor kwetsbare kinderen. Door hen een plek te bieden waar zij tot rust kunnen komen, kunnen aansterken en waar zij onbeperkt zichzelf kunnen zijn. 

"We zijn afhankelijk van donateurs, dus een veilig, gebruiksvriendelijk en overzichtelijk CRM-systeem is onontbeerlijk"

Veilig en overzichtelijk

Jurgen Rooijackers werkt al ruim 22 jaar bij Bio Vakantieoord en is inmiddels ICT-coördinator bij de organisatie. Hij vertelt dat het goede doel jaarlijks zo’n 2,5 miljoen euro nodig heeft om het park en het terrein in stand te houden. Naast betalende vakantievierende gezinnen is Bio afhankelijk van donaties om het vakantieoord te kunnen onderhouden en beheren. Er zijn veel verschillende soorten donateurs, van mensen die hun erfenis nalaten aan het park tot bedrijven die doneren – al dan niet in natura – tot mensen die via een actie of de website een paar euro overmaken. “Doordat we afhankelijk zijn van deze giften, wilden we graag een veilig, gebruiksvriendelijk en overzichtelijk CRM-systeem”, vertelt Rooijackers.

Het adressenbestand van Bio bestond tot een aantal jaren geleden uit verschillende Excel-bestanden. “Dat was qua CRM best wel chaotisch, want we hadden bijkans meer adressenbestanden dan medewerkers", zegt Rooijackers gekscherend. Hij begon zelf iets te bouwen op basis van Microsoft Dynamics, maar kwam erachter dat dit systeem eigenlijk te groot en complex was voor de organisatie. “Het vergde enorm veel kennis. Feitelijk is het een grote blokkendoos waar je zelf een huisje mee kunt bouwen. Dat vind ik ontzettend leuk om te doen, maar ik ben van huis uit geen ICT’er, dus het kost me vrij veel tijd om mezelf dat allemaal aan te leren.”

"Als kleine organisatie streven we naar zo min mogelijk verschillende systemen"

Zo min mogelijk systemen

Bio Vakantieoord besloot op zoek te gaan naar een CRM-systeem dat beter past bij de organisatie. “We hebben een aantal leveranciers vergeleken op diverse criteria. Het belangrijkste criterium voor ons was dat een systeem binnen een bepaald budget viel. Daarnaast moest er eenvoudig mee kunnen worden gewerkt, mocht het pakket niet te groot zijn en was veiligheid een belangrijk aspect.” Het Procurios-platform kwam voor Rooijackers al snel als winnaar uit de bus, voornamelijk doordat het een geïntegreerd systeem is. “Wij streven naar zo min mogelijk systemen, omdat we een vrij kleine organisatie zijn. Bij Procurios werden er voor ons drie zaken gekoppeld in één applicatie: het CRM, de donaties en de website. Bovendien was er tijdens het eerste gesprek met Procurios direct een goede klik. Ze snapten direct waar we naar op zoek waren.”

Data op centrale plek

Vooral de koppeling van de donaties aan de website was een belangrijke, doorslaggevende factor. “We hadden besloten dat we meer, ook kleinere, donaties wilden gaan werven, bijvoorbeeld via de website. Die manier van doneren is eenvoudig, maar het is cruciaal dat het proces goed verloopt, want anders haakt een donateur snel af. In het Procurios-platform zijn donaties en het CRM aan elkaar gekoppeld en kan een donateur snel en eenvoudig via onze website een gift overmaken. Deze donatie komt vervolgens direct in het systeem te staan, zonder dat hier nog een extra handeling vanuit Bio voor nodig is. Dat dit zo mooi geregeld is, heeft zeker meegespeeld in onze keuze voor Procurios”, zegt Rooijackers.

Bovendien biedt het Procurios-platform een eenduidige manier van relatiebeheer. “En fondsenwerving is eigenlijk vooral dat: relatiebeheer.” De afdeling communicatie doet de fondsenwerving voor kleinere portemonnees, met onder meer nieuwsbrieven, social media en de website. Onze directeur en assistent fondsenwerver beheren de grotere relaties door persoonlijke bezoeken. Zowel de afdeling communicatie als de directeur en fondsenwerver kunnen goed met het systeem uit de voeten. “Op één centrale plek wordt vastgelegd wie wanneer contact heeft gehad met donateurs en welke giften er binnen zijn gekomen. Dat is belangrijk, want als ze je ziet dat een organisaties twee weken geleden een donatie heeft gedaan, heeft het geen zin om er dan nu heen te gaan voor een gift.” Ook de statussen die aan de personen in het CRM kunnen worden toegevoegd zijn handig om bijvoorbeeld mailings te kunnen maken.

Kritisch meedenken

Tijdens de overstap van de diverse Excel-sheets naar Dynamics, voerde Bio Vakantieoord een grote opschoonactie uit van haar data. “Dat was wel een voordeel toen we vervolgens overstapten naar Procurios”, vertelt Rooijackers. “Natuurlijk werd er tijdens die migratie nog een extra check uitgevoerd en nog eens kritisch gekeken naar welke relaties eigenlijk gewoon verwijderd konden worden omdat die niet meer opportuun waren. Verder is Procurios zelf heel goed in het ontdubbelen, dat is heel prettig. Dat zorgt voor een hoge kwaliteit van de data in het systeem.”

Een ander groot voordeel van het Procurios-platform voor Bio Vakantieoord is dat de basis van de software goed aansluit op het goede doel. “Waar ik in Dynamics veel zelf moest bouwen, staat de basis heel stevig in Procurios. Met als grote voordeel dat het een heel flexibele basis is die ik eenvoudig zelf kan aanpassen. Velden aanmaken of verwijderen is toch heel andere koek dan koppelingen bouwen tussen bijvoorbeeld donaties en een website”, zegt Rooijackers glimlachend. De wensen die Bio nog heeft voor extra functionaliteiten in het platform, kunnen zij aangeven bij Procurios. Iedere maand vindt er een nieuwe release plaats waarin weer extra functies beschikbaar komen voor alle klanten. “Wat ik heel prettig vind, is dat Procurios heel goed meedenkt. Maar dat betekent soms ook – en ik zal eerlijk bekennen dat ik hier in het begin even aan moest wennen – dat ze kritische wedervragen stellen over jouw processen en gebruik van het systeem. Daardoor kom je er soms achter dat je dingen ook op een andere manier kunt doen, maar wanneer je goed kunt beargumenteren waarom je een bepaalde functionaliteit mist, dan gaan ze dat bouwen.” Zo bouwde Procurios voor Bio Vakantieoord de mogelijkheid om donaties in natura te kunnen registreren in het systeem. Een functionaliteit waar nu ook andere gebruikers van profiteren.

"De Procurios Club vormt een waardevolle bron van informatie"

Procurios Club

De relatie met Procurios is vanaf het begin heel goed, vertelt Rooijackers. “Hun product is gebruiksvriendelijk en eenvoudig, waardoor onze medewerkers er zelf mee aan de slag kunnen en ik weinig hoef te ondersteunen. Daarnaast is er gewoon een klik met de medewerkers van het bedrijf. Ze snappen onze werkzaamheden en uitdagingen als liefdadigheidsinstelling en denken mee. Bovendien hebben ze onlangs de Procurios Club opgericht waarin gebruikers van hun platform kennis delen en kunnen overleggen. Dat vind ik zelf een heel waardevolle bron van informatie.”