VEMW is dé belangenbehartiger en hét kenniscentrum voor bedrijven die energie en water gebruiken. Leden kunnen informatie verkrijgen via de website, nieuwsbrieven, seminars, overleggroepen en bijeenkomsten over wetgevingen rondom, toezicht op energie- en waterverbruik bij bedrijven. VEMW staat hierin ook in nauw contact met haar leden en een goede communicatie en toegankelijkheid van informatie is voor hen belangrijk. VEMW heeft 400 leden, zij vertegenwoordigt 50% van het zakelijke energieverbruik en 70% van het zakelijke watergebruik. VEMW maakt inmiddels al heel wat jaren gebruik van het Procurios Platform.

De overstap naar het platform van Procurios

“Wij maakten voorheen met veel plezier gebruik van een voor ons speciaal gemaakt systeem. Maar de ‘houdbaarheid’ van die software liep in 2016 af en dus zijn wij op zoek gegaan naar een nieuw systeem dat goed bij ons zou passen,” vertelt Karin Burghouwt, secretaris verenigingszaken bij VEMW. “Wij hebben voor Procurios gekozen omdat ik viel voor de flexibiliteit die het systeem en de alles-in-één-oplossing /Members boden. Met het Procurios Platform heb je de mogelijkheid om alle losse producten als bouwstenen te kiezen en zo hebben we voor onszelf een compleet passend systeem gemaakt.”

Na 3 weken waren de belangrijkste wensen vervuld. Op kantoor waren we ietwat verbaasd, want meestal verloopt een IT-project niet zo soepel.

Voor VEMW was het onder andere belangrijk om de contributie te kunnen berekenen, te factureren en nieuwsbrieven te maken en verzenden. “Na 3 weken bij waren de belangrijkste wensen vervuld. Op kantoor waren we ietwat verbaasd, want meestal verloopt een IT-project niet zo soepel,” vertelt Karin. “Er zit vaak een te groot gat tussen de uiteindelijke gebruikers van het systeem en de programmeurs, daarom verlopen technische projecten vaak wat moeizaam. De werkwijze bij Procurios voorkomt dergelijke problemen. Er wordt voortdurende gekeken naar wat we willen bereiken en hoe dit het beste met de software kan worden opgelost. Onderweg kan eenvoudig worden bijgestuurd." Dat is niet vanzelfsprekend, want vaak wordt een oplossing vooraf uitgedacht en is er weinig ruimte om zaken achteraf nog aan te passen. "De samenwerking die tot stand komt is ontzettend waardevol”, aldus Karin.

Door zo intensief samen te werken met het team van Procurios kregen we veel inzicht in hoe te beginnen, waar de kostbare tijd in te investeren en te ontdekken wat echt nodig is en wat niet

Een intensieve samenwerking

De intensiteit die je bereikt tijdens zo’n samenwerkingsproject is volgens Karin bijzonder. “De focus die je creëert met elkaar en het inzicht dat wij hebben gekregen rondom de complexiteit van onze wensen zorgt ervoor dat je als klant beter inzicht krijgt op je eigen processen en tegelijkertijd begrip krijgt voor de doorlooptijd van het project.” 

Karin: “Om in te schatten hoeveel tijd het kost om een functionaliteit te bouwen, heb je kennis nodig en die hadden wij natuurlijk niet. Door zo intensief samen te werken met het team van Procurios kregen we veel inzicht in hoe te beginnen, waar de kostbare tijd in te investeren en te ontdekken wat echt nodig is en wat niet.”

Intern draagvlak creëren

“Natuurlijk zijn er dingen die lastig zijn in een dergelijk traject, dat hoort erbij. Deze lastige aspecten in het traject liggen niet aan het systeem of de samenwerkingen, dat ligt eerder aan de collega’s die het moeilijk vinden om een nieuw systeem te adopteren,” geeft Karin aan. “We hebben destijds een training gehad die goed heeft  geholpen. Maar het interne draagvlak creëren vond ik nog de grootste uitdaging van het hele traject. Ik denk dat je hier als organisatie echt budget en tijd voor vrij moet maken: trainingen, draagvlak creëren en zorgen dat het nieuwe systeem op een goede manier geïntegreerd wordt in de organisatie. Zeker omdat het bij de Procurios software mogelijk is om een gepersonaliseerde weergave te creëren voor elke gebruiker. Dit is echt een toegevoegde waarde voor gebruikers.”

De samenwerking met Procurios

“Ik heb de samenwerking echt als prettig ervaren. Ik werkte nauw samen met een leuk samengesteld team; de ene zakelijk en tegelijk ‘gek’ waar je echt mee kon lachen. Anderen weer heel kritisch, serieus en super slim. We hadden heel veel lol en de 3 weken zijn voorbij gevlogen. Aan het eind van deze weken keerde ik heel tevreden terug naar kantoor.”

Vertrouwen in de leverancier

Karin geeft aan dat vertrouwen in je leverancier van het allergrootste belang is. En ook vertrouwen hebben in dat je krijgt wat je wilt. “Dat heeft Procurios heel mooi verankerd in haar filosofie.” En dat vertrouwen zetten ze graag door, wat er uiteindelijk ook toe leidde dat de website van VEMW door Procurios werd vernieuwd. “Zo hebben we het CRM en CMS kunnen koppelen en nu kunnen we onze contacten geheel op maat gemaakte informatie en berichten kunnen sturen.”