Blije vrijwilligers
Dat maakt haar werk als vrijwilligerscoördinator makkelijker, maar ook leuker. “Uiteindelijk wil ik alles doen om het voor de vrijwilligers in de regio zo eenvoudig mogelijk te maken om de leden te bedienen. Dit systeem maakt dat mogelijk.” Bovendien geeft het systeem vrijwilligers ook weer regie. “Sommige mensen zijn vanwege hun ziekte uitgevallen in het arbeidsproces. Maar hun vrijwilligersfunctie geeft ze nu weer een taak, en daar krijgen ze dan ook nog een training voor. Ik merk dat mensen dat waarderen. Doordat we nu met Procurios werken, valt een deel van de druk weg. Stel dat iemand onverwacht uitvalt, en dat is niet ongewoon bij MS, dan hoeft een vrijwilliger zich niet druk te maken dat de helft van bijvoorbeeld een nieuwsbrief op zijn of haar eigen computer staat. Alles staat centraal, iedereen kan erbij en we kunnen zaken dus eenvoudig overnemen. Dat geeft enorm veel rust.”
Doordat alle informatie nu in één systeem zit, kan het team eenvoudig specifieke doelgroepen filteren. “Dat biedt veel mogelijkheden voor de toekomst”, zegt Veltman. “Het wordt nu mogelijk om bijvoorbeeld themagericht te gaan werken, bijvoorbeeld door informatie te bundelen over ‘MS en werk’ of ‘MS en zwangerschap’. Dat kon in het vorige systeem echt niet. Bovendien hebben we met het Procurios Platform beter zicht op de geldstromen door de koppeling met onze facturatie. Al met al is onze ledenadministratie een stuk zuiverder geworden.” Een ander voordeel vindt Veltman dat Procurios in overleg wensen van de vereniging kan toevoegen aan het platform. “Dat zorgt ervoor dat je ook mee kunt liften op generieke ontwikkelingen voor andere organisaties en verenigingen, want uiteindelijk komen die zaken beschikbaar voor alle klanten. Dat vind ik ook prettig aan Procurios, het systeem is veel meer in ontwikkeling dan ons vorige systeem.”
Uitdagingen
Hoewel Veltman rekening hield met wat hobbels in het traject, viel het haar uiteindelijk enorm mee. “We zijn er vooral heel trots op dat het nieuwe systeem er staat en dat we alle data opgeschoond hebben. Dat het overzetten van de data relatief eenvoudig verliep, komt ook doordat we er van tevoren met het team heel goed over hebben nagedacht. Dat heeft zeker bijgedragen aan het succes van de implementatie.”
Gevraagd naar verbeterpunten zegt ze: “Ik vond het af en toe lastig om in te kunnen schatten waar we nou precies stonden in het implementatietraject, daarover had ik graag iets meer informatie vanuit Procurios gehad. We zijn geen vereniging die zwemt in het geld, dus af en toe was het wel even spannend, omdat we niet wisten hoeveel uren we nog beschikbaar hadden of dat we risico liepen om uit het budget te lopen. Dat maakte soms wat onzeker.”
Op dit moment werkt MS Vereniging Nederland samen met Procurios aan de implementatie van een module waarmee het voor vrijwilligers mogelijk wordt om regionale nieuwsbrieven te sturen vanuit het systeem. “Daar kijken we enorm naar uit. Regionale nieuwsbrieven zijn natuurlijk heel relevant voor onze leden, maar tot dusver worden die in willekeurige programma’s gemaakt, met willekeurige kleuren en willekeurig beeld. Wanneer we straks vanuit Procurios de regionieuwsbrieven kunnen versturen, staat alles in de huisstijl en communiceren we veel uniformer.”
Veltman zou andere verenigingen ook het platform van Procurios adviseren, net zoals de Parkinsonvereniging dat bij haar deed. “Maar dan zou ik wel als tip meegeven dat je per deelgebied experts aan tafel zet. In ons geval heb ik alle gesprekken gevoerd, maar bij het inrichten van de financiële module was het handiger geweest wanneer onze financiële man aan tafel had gezeten.” Ze benadrukt ook het belang om vooraf over iedere beslissing heel goed na te denken. “Sommige besluiten aan de voorkant van het proces kunnen vergaande gevolgen hebben aan de achterkant. Probeer zo goed en duidelijk mogelijk uit te leggen waarom je iets wilt, wat je ermee bedoelt en wat het moet kunnen doen.”
