Release 2022.03

CRM: Samenvoegregels instellen voor automatisch ontdubbelen van nieuwe relaties

Dubbele relaties in je CRM is een doorn in het oog voor de meeste organisaties. En terecht. Maak je veel gebruik van registratieformulieren, die o.a. ook gebruikt worden bij Meetings&Events dan is het aantal dubbele relaties aan de orde van de dag. Je kreeg van ons daarom ook te horen dat het een belangrijke ‘corvee-taak’ is periodiek je relaties te ontdubbelen. Maar niemand houdt van corvee, toch?!

Daarom goed nieuws. We hebben het mogelijk gemaakt om gericht, op basis van duidelijke regels, relaties automatische te ontdubbelen. 

Samenvoegregels
Bij ontdubbelen in het CRM vindt je nu de optie om ‘samenvoegregels’ te maken. Hier stel je grofweg 3 dingen in:

1. Binnen welke relatielijst(en) gezocht moet worden naar dubbelingen

2. Welke velden overeen moeten komen om een poging tot samenvoegen te doen

3. Als er exact 1 match is gevonden op basis van de vorige 2 punten; wat er dan moet gebeuren met de velden die niet overeenkomen.

Het ontdubbelen gebeurt alleen als in de samenvoegregels specifiek is gedefinieerd wat er met de waarden op relatievelden moet gebeuren. Als er volgens de ingestelde regels niet automatisch ontdubbelt kan worden komt het dubbel-paar met 5 sterren (hoogste classificatie voor de zekerheid dat het om dubbele relaties gaat) in de lijst van handmatig te ontdubbelen relaties. Er wordt dus niet zomaar ontdubbelt als de ingestelde regels niet specifiek genoeg zijn.

De samenvoegregels neem je in gebruik door deze te selecteren op een registratieformulier. Iedere vorm van registratie vraagt zijn eigen benadering van ontdubbelen en dus ook zijn eigen samenvoegregel. Een samenvoegregel doet dus nog niets als deze niet is ingesteld op een registratieformulier. 

Om die reden zijn hiermee dus geen bestaande dubbele relaties weg te werken, maar voorkom je wel nieuwe dubbele relaties als je nu de juiste samenvoegregels instelt bij de verschillende registratieformulieren die je gebruikt.

Memberships: berekenen van abonnementsprijs op basis van functietoekenningen

Bij sommige verenigingen hangt de contributiehoogte van een organisatie af van het aantal medewerkers. Daarvoor is nu een extra prijsberekening voor abonnementen toegevoegd.

De prijsbereking van het abonnement van de organisatie (de abonnementhouder) is gebaseerd op de functiekoppeling van de betreffende medewerkers en de looptijd (start- en einddatum) daarvan.

Prijsberekeningen vind je onder de instellingen van Memberships. 

Berekeningsinstellingen
De prijs per functionaris is afhankelijk van het moment dat ze gestart zijn bij een organisatie. Daarvoor kun je peildatums instellen, waarbij je een prijs kunt definiëren. Je kunt meerdere peildatums opgeven. Deze instellingen worden automatisch gesorteerd op datum.

Een voorbeeld:

• AIs de functionaris voor 1 juni is gestart, dan betaalt de abonnementhouder 10 euro voor de functionaris.
• Als de functionaris voor 1 december is gestart (na 1 juni), dan betaalt de abonnementhouder 2 euro voor de functionaris.

Testen
Wanneer je de instellingen hebt opgeslagen, dan kun je de calculator testen. Daarvoor kies je een abonnementhouder. De calculator berekent vervolgens de contributieprijs die de abonnementshouder op dit moment zal betalen op basis van de ingestelde calculator. Daarnaast zal deze uiteenzetten hoe de contributie is berekend.

Memberships: abonnementstype kopiëren

We hebben het makkelijker gemaakt om een nieuwe variant van een bestaand abonnementstype aan te maken. Onder de Instellingen van Memberships is een knop toegevoegd om een bestaand abonnementstype te kopiëren. Na het kopiëren hoef je nu enkel nog de verschillen t.o.v. het originele abonnementstype aan te passen. Dit maakt het aanmaken sneller en voorkomt gebruikersfouten.

Finance: betaalbestanden

Het komt weleens voor dat een betaalde factuur wordt gecrediteerd, of dat iemand per ongeluk te veel geld overmaakt voor een openstaande factuur. In dit soort gevallen moet er dus geld worden terugbetaald.

Dit moest tot op heden door een financieel medewerker worden afgehandeld door via de bank (handmatig) een terugboeking te initiëren. Dit is foutgevoelig en relatief arbeidsintensief. Zeker als dit voor grotere aantallen betalingen moet gebeuren.

Vanaf nu is het mogelijk om overschrijvingen vanuit het Procurios Platform in batches aan te leveren bij de bank, zodat het handwerk verleden tijd is. De werking van deze functionaliteit is min of meer gelijk aan het incassoproces.

Binnen facturatie kun je voor de facturen met een negatief openstaand saldo een overschrijvingsinstructie genereren. Bij het genereren kies je voor de uitvoerdatum van de betaling en geef je de transactieomschrijving op. Voorwaarde voor het maken van een instructie is dat de bankrekening van de debiteur bekend is op de relatiekaart. Van de instructies moet vervolgens een batch-bestand worden gemaakt dat bij de bank wordt aangeleverd. Na uitbetaling en verwerking van het bankafschrift worden de uitbetalingen op de bijbehorende facturen bijgewerkt. 

Voor een overzicht van de uitbetalingen die uitgevoerd gaan worden, bijvoorbeeld voor de penningmeester, kun je een excel-export maken van de batch.

Let op: Deze functionaliteit is niet automatisch beschikbaar en vergt eenmalig een investering van 1 à 2 consultancy-uren om in te stellen. Als je gebruik wilt maken van deze functionaliteit, dan kun je een ticket indienen. Vraag daarin naar het installeren van de module ‘credit_transfer’.

E-commerce: producten koppelen aan webshop orderregels bij factuur

Binnen E-commerce kun je facturen laten aanmaken op basis van geplaatste webshoporders. Die facturen worden vervolgens vanuit Finance opgevolgd. Voor elk besteld webshopproduct wordt een afzonderlijke factuurregel aangemaakt. Zo ook voor de kostenposten zoals verzendkosten (en korting hierop), betalingskosten, acties, en statiegeld. Een kostenpost is dus alles wat geen webshopproduct is. 

Factuurregels voor een webshopproduct zijn gekoppeld aan een administratief product. Deze is gekoppeld aan een grootboekrekening. Factuurregels voor een kostenpost konden nog niet gekoppeld worden aan zo’n administratief product. Met het oog op financiële rapportages en de koppeling met externe financiële administraties is dat wel nodig.

Vanaf deze release is het mogelijk dat je ook de kostenposten kunt koppelen aan een administratief product. Hiermee wordt ook de BTW op deze kostenpost bepaald. Dit zal pas effect hebben op de aan te maken factuurregels nadat je een kostenpost aan een administratief product hebt gekoppeld.

In de financiële rapportage zullen alle kostenposten van een webshopbestelling, zoals gebruikelijk met andere producten, per grootboekrekening worden gesplitst.

Effecten voor API-koppelingen
Een aantal klanten gebruikt de webshop-API om te koppelen met een externe financiële administratie. Bij het ophalen van een webshoporder worden nu via de API ook de artikelnummers van de aan de kostenposten gekoppelde producten meegeleverd.

E-commerce: upgrade standaard E-commerce weergave

De inrichting van de add-on E-commerce van het Procurios Platform is vereenvoudigd. Hierdoor implementeer je vanaf nu sneller een nieuwe webshop in het Platform. Op bestaande webshops heeft dit geen invloed.

De aanpassingen zorgen er vooral voor dat de weergave op de frontend gemoderniseerd is. En in de ontwerpopties zijn er instellingen toegevoegd om de webshop optimaal te laten werken. De aan de voorkant het meest in het oog springende wijzigingen zijn:

• Favorieten: Er is een ontwerp optie genaamd: “Webshop Favorites” die je aan/uit kan zetten. Zodra je deze optie aanzet, verschijnt er een hart-icoon in de balk boven het menu en linkt deze naar `/favorieten`.
• Winkelwagen (compact): Bij de ontwerpoptie: “Webshop Shopping Cart Compact” kun je instellen dat er een winkelwagen-icoon verschijnt in de balk boven het menu.
• Automatisch wordt de huisstijl van het standaard CMS website template ook toegepast in de webshop. En de styling mogelijkheden zijn modulair gemaakt zodat deze eenvoudiger te overschrijven zijn door specifieke wensen van de klant.

Neem contact op met Sales voor een offerte als je overweegt te profiteren van de integratie voordelen van een webshop in het Procurios Platform.

Platform: gekoppelde objecten bij labels uitgebreid

Door het gehele platform kun je Labels gebruiken om door jou gebruikte onderdelen (denk aan Weblog, Meetings, afbeeldingen) te groeperen. In de beheerpagina Labels kun je alle eigenschappen van de door jou gebruikte labels beheren. Je kunt daar onder andere zien in welke onderdelen van het Platform een label gebruikt wordt. Dat is bijvoorbeeld handig als je labels in je platform wilt opruimen. Door te zien waar een label wordt gebruikt kun je makkelijker bepalen of een label verwijderd kan worden.

Dit overzicht naar gekoppelde onderdelen was echter nog niet volledig, dus dat hebben we nu opgelost. Alle functionaliteiten waar labels in worden gebruikt zijn nu terug te vinden in het overzicht met koppelingen. Je kunt naar al deze gekoppelde onderdelen direct doorklikken.

Je vindt het overzicht hier: Platform* > Labels > Labels > [selecteer een specifiek label] > Gekoppeld. (*Bij oudere omgevingen van voor medio 2019 kan dit afwijken)

Onder andere de volgende functionaliteiten waar labels kunnen worden gebruikt zijn aan dit ‘gekoppeld’-overzicht toegevoegd:

• Website lijst-filters van Bijeenkomsten, Weblog en de Zoekmachine
• Insights Widgets
• Engagement Score Componenten
• Dossiers (Weblog)
• Agenda Feed van Bijeenkomsten
• Library
• Afbeeldingen