Spierziekten Nederland bouwt met Procurios aan een nieuw CRM

Het CRM-systeem is als een Egyptisch flatgebouw waar aan alle kanten van alles is aan- en bijgebouwd. Dat gaat plat en samen met Procurios zetten we een nieuwe wolkenkrabber neer.

Dat de vereniging in de jaren ‘90 haar website lanceerde, veroorzaakte behoorlijk wat opzien in de gezondheidssector. Erik: “We waren de eerste organisatie met een website. Dat vond iedereen heel bijzonder, we hebben de website toen nog op allerlei congressen getoond.” Langzaam maar zeker werd de website verder ontwikkeld. Aan de platte pagina’s waar de vereniging in het begin zelf nog linkjes in moest zetten, werd na jaren een database gehangen. Er kwam een CMS bij en dat werd zo’n tien jaar geleden gekoppeld met het CRM.

Erik: “Ons CRM-systeem is te vergelijken met een Egyptisch flatgebouw waar aan alle kanten van alles is aan- en bijgebouwd. Het is een een mozaïek van verbouwingen en aanpassingen. Dan komt er een punt dat je aan de ene kant iets aanbouwt, maar er aan de andere kant iets instort. Op dat punt zitten we nu. Met Procurios gooien we de boel plat en zetten we een compleet nieuwe wolkenkrabber neer waar we weer jaren mee vooruit kunnen.”

Heterogene achterban

Spierziekten Nederland werd opgericht in 1967. De vereniging komt op voor mensen met spierziekten. Van de negenduizend leden zijn er een paar honderd actief als vrijwilliger. De organisatie heeft 30 medewerkers en behartigt belangen, informeert leden, artsen en hulpverleners over spierziekten en stimuleert wetenschappelijk onderzoek. Sinds 2013 heeft Spierziekten Nederland een website die zich voor een groot deel aanpast aan de gebruiker. Dat is voor de vereniging heel belangrijk, want er zijn maar liefst zeshonderd spierziekten bekend bij de organisatie. “Wij hebben een heterogene achterban,” legt Erik uit. “Spierziekten zijn zeer uiteenlopend, daarom is het van belang om onze leden op maat te bedienen. Iemand met ziekte A wil niet geïnformeerd worden over ziekte B. Gericht communiceren is voor ons daarom van levensbelang. Het CRM-systeem is niet zomaar een speeltje, maar een middel dat ons in staat stelt om de juiste informatie te delen.”

Informatie over bijvoorbeeld een bepaald medicijn kan van levensbelang zijn. Ons CRM-systeem zorgt ervoor dat de juiste leden daarvan bericht krijgen.

Zo bracht de vereniging onlangs een bericht naar buiten dat er mogelijk een medicijn op de markt komt tegen de zeldzame spierziekte CMT1A. Voor de kleine groep mensen die met deze ziekte te maken heeft, is dit ontzettend belangrijk nieuws, legt Erik uit. “Het kan het verschil betekenen tussen wel of niet in een rolstoel. Daarom moet ons CRM-systeem erop zijn ingericht dat de juiste leden dit bericht per mail ontvangen en dat zij het bericht te zien krijgen wanneer ze onze website bezoeken.”

Keuze voor Procurios

In de zoektocht naar de juiste ontwikkelaar om het CRM-systeem te maken en te implementeren, kwam de vereniging Procurios op het spoor. Spierziekten Nederland nam voor referenties contact op met een aantal organisaties dat al gebruik maakt van een CRM van Procurios. Erik: “Ook uit de antwoorden die we van Procurios kregen op onze vragen, kwam naar voren dat het bedrijf een serieuze optie was om mee van start te gaan.” Ook qua omvang is Procurios volgens Erik een bedrijf dat bij de vereniging past. “Bij Procurios kun je makkelijk binnenkomen. Er is minder overhead en het is een platte organisatie. Bij andere, grotere bedrijven vind je dat niet.”

In het Scrumteam

Als het werk erop zit, dan heeft Spierziekten Nederland een website met een betere performance; minder traag en fijngevoelig. De gegevens in het CRM worden beter beheerd. Inmiddels heeft Erik zijn eerste weken als Product Owner van het Scrumteam bij Procurios erop zitten. “Het is heel vreemd, want het is totaal verschillend van wat ik normaal doe. Normaal ben ik een manusje-van-alles en ben ik veel bezig met strategie-ontwikkeling, belangenberhartiging en ontwikkeling van nieuw beleid. Als dat nodig is dan schrijf ik nieuwsberichten, plaats ik berichten op social media en begeleid ik drukwerk. In het Scrumteam werken we de hele dag aan één ding: het CRM.”

Nauwkeurig overleg binnen het Scrumteam is nodig bij de bouw van het CRM, anders sla je de plank mis.

De werkmethode met het scrumteam is totaal anders dan de bouw van het allereerste CRM van de vereniging, 14 jaar geleden. “Bij dat bedrijf had ik een lijstje met punten die het CRM moest kunnen, dat was leidend. Dan werden er soms technische oplossingen bedacht die uiteindelijk helemaal niet aansloten bij de praktijk. Uiteindelijk duurde de bouw drie jaar.” De methodiek die Erik bij Procurios ervaart, werkt een stuk beter. “We weten als team wat we uiteindelijk willen en nodig hebben met het CRM. In goed overleg komen we er als team altijd samen uit. Nauwkeurig overleg is nodig in zo’n situatie, anders sla je de plank mis. Het voorkomt dat je als ICT-er teveel vanuit je eigen referentiekader werkt en als klant denk je voortdurend mee over oplossingen.