Nieuw CRM voor Vrouwen van Nu: van veel administratie naar 'druk op de knop'

De vereniging werd opgericht in 1930 als Nederlandse Bond van Boerinnen en andere Plattelandsvrouwen. Projectleider bij Vrouwen van Nu Evelien ter Meulen: “De tijdsgeest was toen zo dat vrouwen zich thuis niet konden ontwikkelen. Ze gingen trouwen, kregen kinderen en werkten daarna vaak mee in het bedrijf van hun man. Maar ze hadden wel behoefte om andere vrouwen te ontmoeten en om dingen te leren.” Vrouwen sloten zich destijds aan bij de lokale afdeling van de vereniging.

Netwerken

In de basis is de vereniging hetzelfde als in de jaren ‘30. Ontmoeten en ontwikkelen zijn nog altijd de twee belangrijke pijlers voor de vereniging. Maar de organisatie is wel in beweging, want naast de lokale en provinciale afdelingen heeft Vrouwen van Nu recentelijk een netwerkorganisatie opgericht. “In plaats van op lokaal niveau workshops aan te bieden over uiteenlopende thema’s, kunnen vrouwen zich ook aan een of meerdere netwerken binden op thema”, legt Evelien uit. “Zoals over textielbewerking, maar straks komt er wellicht ook aan agrarisch netwerk, een waternetwerk en een netwerk rondom vrouwelijke statushouders.” Het doel hiervan is om vrouwen van alle leeftijden aan te spreken.  

Ledenadministratie kan een stuk efficiënter. Betaling van de contributie gaat nu deels via lokale afdelingen die afdragen aan het landelijk bureau. Dat brengt een hoop administratie met zich mee.

Vrouwen van Nu heeft een landelijk bureau in Den Haag waar 8 vrouwen werkt. Daarnaast heeft de vereniging provinciale afdelingen en daaronder weer lokale afdelingen. De huidige CRM-leverancier van Vrouwen van Nu stopt met het ondersteunen van het systeem dat ze nu nog hebben. Het is volgens Evelien een goed moment om over te stappen op een nieuw systeem. “De ledenadministratie kan een stuk efficiënter dan nu het geval is. Nu gaat de betaling van de contributie bijvoorbeeld nog deels via de lokale afdelingen”, legt Evelien uit. De vijfhonderd afdelingen dragen een deel van de contributie af aan het landelijk bureau. Evelien: “Dat brengt veel administratie met zich mee.”

Goed gevoel

Evelien zag een whitepaper van Procurios voorbij komen op LinkedIn. “Hey, dacht ik. Fijn dat er ook andere CRM-aanbieders zijn die specifieke software voor verenigingen hebben”, vertelt Evelien. Uiteindelijk kwam Procurios als favoriet naar voren uit een offertetraject. “Het geheel zag er goed uit, maar daarnaast hadden we ook gewoon een goed gevoel over Procurios. Heel gedegen, tijdens de gesprekken werd goed doorgevraagd. De consultant van Procurios die bij het gesprek aanwezig was, kent het systeem goed”, vertelt Evelien. Dit wist hij volgens Evelien heel goed te vertalen, zodat ze het zelf ook beter ging begrijpen. Ook kwam hij met oplossingen waar de vereniging zelf nog niet aan had gedacht, wat volgens haar echt een pluspunt was. Evelien: “Volgens Procurios kunnen we het zo inrichten dat we bij wijze van spreken met één druk op de knop klaar zijn. In dat soort dingen gaf Procurios tijdens de gesprekken gelijk heel goed advies, dat vond ik wel bijzonder.”

Tijdens de gesprekken met Procurios werd goed doorgevraagd door iemand die het systeem goed kent. Hij kwam met oplossingen waar wij zelf niet aan hadden gedacht.

Makkelijk in gebruik

De belangrijkste voorwaarde waaraan het nieuwe systeem volgens Vrouwen van Nu moet voldoen, is dat het gebruiksvriendelijk is. Evelien: “Het huidige systeem is gebruiksvriendelijk van opzet en dat is echt nodig. We werken met een heleboel vrijwilligers. Het systeem moet dus logisch en eenvoudig van opzet zijn.” Het CRM dat Vrouwen van Nu gaat gebruiken, heeft dezelfde opzet als het CRM dat Procurios voor politieke partijen heeft gemaakt. Gebruikers kunnen filteren vanuit relatiekaarten. Lokale afdelingen kunnen daarmee de gegevens van lokale leden inzien, een provinciale afdeling heeft toegang tot gegevens op provinciaal niveau en het hoofdkantoor kan alle gegevens inzien.

We werken met een heleboel vrijwilligers. Het systeem moet dus logisch en eenvoudig van opzet zijn.

Naar verwachting gaat de implementatie tussen half maart en half mei plaatsvinden. In die periode zien wij Evelien terug op ons kantoor, want dan zal ze als Product Owner plaatsnemen in het Scrumteam dat voor Vrouwen van Nu aan de slag gaat. Wij kijken uit naar de toekomstige samenwerking!