In 6 stappen een IT-strategie voor je vereniging

Een IT-strategie, waarom en voor wie?

IT is tegenwoordig onmisbaar als hefboom voor de waarde die jouw organisatie levert: met zo min mogelijk handelingen verzet je veel werk. Een IT-strategie helpt je om alle processen en tools feilloos op elkaar te laten aansluiten.

In grotere verenigingen is een IT-strategie niet meer weg te denken én een belangrijke voorwaarde voor het succes van de hele organisatie. De meeste verenigingen hebben echter niet eens een IT-afdeling en zijn afhankelijk van medewerkers die (soms tegen wil en dank) aanspreekpunt zijn. 

Kleinere verenigingen kunnen met een veel eenvoudigere strategie uit de voeten, dan grotere, complexere organisaties. Maar hoe begin je als kleinere organisatie? Hoe ziet zo’n strategie eruit en hoeveel kennis heb je nodig? Het goede nieuws is; je hoeft geen IT-nerd te zijn en er is geen 'verplicht' format of definitie van een IT-strategie.

Volg het onderstaande stappenplan. Dan heb je straks in elk geval een basisplan, gedacht vanuit de waarden van je organisatie. Zie het als een leidraad die je helpt gericht te investeren en waarmee je miskopen tegengaat. Hiermee kun je een hoop frustratie en geldverspilling voorkomen. Waar je anders misschien ‘maar wat zou kopen omdat het goede reviews heeft’ heb je met dit plan duidelijker voor ogen wat de IT-behoeften zijn van jouw organisatie.

Stap 1: Bepaal de waardestrategie

Waardestrategie is belangrijk en zorgt ervoor dat je vooruit kunt kijken en goede beslissingen kunt maken voor de lange termijn. Het geeft focus waar je wel mee bezig moet zijn en waarmee niet. In de vorige blogs in deze HALO-reeks lieten we je al nadenken over welke waarde je als vereniging levert aan de hand van het model van Tracey en Wiersema. Onder welke strategie valt jouw organisatie? Dit is de eerste stap om uiteindelijk tot een IT-strategie te komen!

Stap 2: Bepaal het IT-waardemodel van jouw organisatie

Na de waardestrategie introduceerden in de vorige blog het IT-waardemodel van Procurios.  Hierin leer je hoe je de waardestrategie van jouw vereniging vertaalt naar de juiste inzet van IT. Dit is een duw in de juiste richting naar een IT-waardestrategie, waarmee je uiteindelijk heel concreet kunt worden. 

Stap 3: Vul de waarde-naar-tool-diagrammen in voor jouw organisatie

Het belangrijkste is dat je de vertaalslag kunt maken van de waarde die je als organisatie wilt leveren naar de techniek die daarvoor nodig is. Daarom helpen we je stap voor stap bij het samenstellen van je eigen waarde-naar-tool-diagram, hiervoor hoef je zeker geen programmeur te zijn.
Een waarde-naar-tool-diagram is opgebouwd uit waarde > proces (taken) > tools. Het geeft inzicht in de taken die bij een proces komen kijken en welke IT-tools je hiervoor inzet of juist nodig blijkt te hebben.

Stap 3a: Begin op een kladje

Hoe begin je? Kies een proces dat waarde levert voor je organisatie, zoals bijvoorbeeld ‘leden informeren over de nieuwe CAO.’
Houd het eerst op hoofdlijnen, begin gewoon met een kladje op papier.

Stap 3b: Zet de taken op een rijtje

Bedenk welke taken er komen kijken bij dit proces. Dit blijken er door het opschrijven vaak ineens meer te zijn dan je in eerste instantie dacht. Daarom is het zo belangrijk dát je het op papier zet!
Oké; we houden het voorbeeld van 3a aan. Je schrijft hier nu bijvoorbeeld bij:
- Samenvatting laten maken
- Bijeenkomst organiseren
- Selectie juiste leden maken
- Uitnodigingen versturen
- Herinnering versturen

Stap 3c: Benoem de tools

De taken genoemd in 3b krijgen vervolgens ook weer vertakkingen, waarna je uiteindelijk bij het gebruik van de tools uitkomt. 

Zo kan de ‘bijeenkomst organiseren’ worden onderverdeeld in:
- Aanmeldpagina aanmaken    > Event Management Systeem (EMS)
- Programma maken                > Event Management Systeem (EMS)
- Aanmeldingen bijhouden      > Event Management Systeem (EMS)

Voor de selectie van de leden blijkt een CRM weer onmisbaar:
- Doelgroep segmentatie                   > (CRM)
- Filteren database                             > (CRM)
- Gastenlijst / bijeenkomst koppelen > (CRM)

Stap 4: Zoek de zwakke plekken

In een volgende stap kun je samen met collega’s bepalen waar de bottlenecks zitten in het leveren van waarde. Zo kan het segmenteren van de juiste doelgroep voor de uitnodiging voor veel frustratie zorgen. Stel dat er iets niet kan met een tool, dan is dat een bottleneck in het leveren van de gewenste waarde. Dat is dus een zwakke plek en heeft dus aandacht nodig.

Stap 5: Bepaal wat je wilt aanpassen 

Bepaal wat je de komende jaren wilt aanpassen, verbeteren of wilt laten voor wat het is. Doe dit structureel, bijvoorbeeld jaarlijks of per kwartaal. Wat blokkeert het leveren van waarde en heeft daarom prioriteit? Eerst je administratiesysteem op orde zien te krijgen of wil je juist investeren in engagement met je leden door je mailingsysteem te verbeteren?

Stap 6: Bepaal de kennis die nodig is

Loop per diagram na wat de kennis is die nodig is voor de uitvoering. Is die momenteel voldoende of ga je hier als organisatie mee aan de slag? Ga je voor bijscholing of huur je iemand in voor hulp en wat is dan het budget?

Voila, de basis van jouw IT-strategie is gelegd!

Moet elke organisatie een IT-strategie hebben? Nee, maar het wel verstandig! Je wilt tenslotte waarde leveren. Nadenken over je IT strategie zorgt dat je effectiever waarde levert, efficienter kan werken, miskopen voorkomt én dus veel geld bespaart!

Andere zaken om over na te denken bij het uitstippelen van een IT-strategie zijn:

• Wat is je jaarlijkse budget?
• Welke leveranciers heb je nodig?
• Is de relatie met je leverenacier goed of blokkerend voor het leveren van waarde?
• Wat doe je zelf en welke diensten koop je in?
• Welke kennis is relevant, heb je die in huis of koop je die in?
• Kies je bewust voor open source of niet?
• Geïntegreerd of "best of breed"?
• Welke processen kunnen eenvoudiger? Kijk nog eens heel kritisch naar de belangrijkste processen. 
• Welke trends zijn er en welke daarvan zijn relevant voor je IT?

Begin klein, concreet en tastbaar met het opstellen van een eerste IT-strategie. Redeneer altijd vanuit de waarden en ambities van jouw organisatie. Bedenk wat jouw context is met de kansen, maar ook met de beperkingen die er liggen. 

Super als je deze stappen doorlopen hebt, heel veel organisaties denken hier te weinig over na. We zijn heel benieuwd hoe je het bepalen van jouw IT-strategie hebt ervaren en hopen dat je antwoord wilt geven op de onderstaande vragen!

Vul onderstaande vragen in!