Je CRM optimaal inrichten voor je leden

Als vereniging beschik je over ontzettend veel relevante data over je leden. Maar wanneer die data allemaal in aparte systemen huizen, is het lastig om verbanden te leggen. Een goed Customer Relationship Management (CRM)-systeem kan dat vaak wel. Aangezien er grote verschillen bestaan tussen diverse CRM-systemen, is het belangrijk om te begrijpen hoe je kiest voor een systeem dat het beste aansluit bij jouw vereniging. 

Werk je al met een CRM-systeem, maar voldoet dat niet helemaal (meer) aan de eisen die jouw vereniging stelt? Of gebruiken jullie nog geen specifiek centraal systeem, maar zie je daar wel de meerwaarde van? Een goed CRM-platform helpt je om relevante informatie van leden op te slaan. Dit gaat verder dan alleen NAW-gegevens. Iedere keer dat er vanuit de vereniging een contactmoment is met een bepaald lid, kan dit worden vastgelegd, zodat deze informatie breed beschikbaar is voor alle medewerkers en vrijwilligers. Door informatie op een systematische manier vast te leggen, kun je veel tijd besparen met zoeken naar relevante gegevens. Hoe? Dat vertellen we je graag. 

Stel je leden centraal 

Het CRM-systeem van jouw vereniging moet alle informatie over en communicatie met leden op een eenduidige manier en centrale plek samenbrengen. Zodat iedereen die dat nodig heeft, snel kan zien hoe betrokken een lid bijvoorbeeld is, of welke interesses iemand heeft, op welke nieuwsbrieven er een abonnement is, welke evenementen er zijn bezocht en hoe het staat met de contributie. 

Zo’n centraal platform is ontzettend handig om je leden in het hart van je vereniging te zetten en ervoor te zorgen dat ze optimaal van hun lidmaatschap kunnen profiteren. Alle relevante informatie om hen te kunnen bedienen, is namelijk overzichtelijk verzameld in het CRM-systeem van de vereniging. Je weet wie ze zijn, waarom ze lid zijn geworden, welke informatie ze zoeken en daar kun je dus je communicatie op aanpassen. Maar naast individuele relaties, biedt een CRM-systeem je ook de mogelijkheid om specifieke doelgroepen te definiëren waarop je bepaalde acties en communicatie kunt richten. Met een solide systeem, zul je merken dat het eenvoudiger wordt om nieuwe leden te werven en bestaande leden te behouden. 

Kies een CRM dat bij je leden past 

Wanneer jouw organisatie al met een CRM-oplossing werkt, durf je dan te beweren dat jullie op dit moment het onderste uit de kan halen wat betreft mogelijkheden? Lastige vraag, hè? Veel systemen bieden talloze mogelijkheden waardoor het soms lastig is om door de bomen het bos nog te zien. Maar het kan ook zo zijn dat het systeem al wat ouder is en destijds helemaal aan jullie wensen en eisen voldeed, maar dat die wensen en eisen inmiddels zijn veranderd waardoor het systeem momenteel niet meer helemaal aansluit. 

Iedere vereniging zou iedere drie tot vijf jaar moeten evalueren of de huidige systemen nog voldoen aan de veranderende wensen en eisen. Het is niet gek dat die wensen en eisen veranderen, de wereld om ons heen verandert immers ook. Het is daarom belangrijk dat een CRM-systeem steeds blijft voldoen. Dat kan door nog niet gebruikte functionaliteit in te zetten. Maar soms kom je tot de conclusie dat het noodzakelijk is om over te gaan op een heel nieuw systeem. Alleen zo blijf je toekomstgericht bezig. 

Wanneer je evalueert, is het niet gek om bij verschillende leveranciers een vrijblijvende demonstratie van hun systeem te vragen. Op die manier kun je zien welke nieuwe mogelijkheden er inmiddels zijn en kun je bepalen of die relevant zijn voor jouw vereniging. Ook kun je bij andere verenigingen te rade gaan over het CRM-systeem dat zij gebruiken en hun ervaringen daarmee. 

Zorg voor de juiste gegevens over je leden

Wanneer je het juiste CRM voor jouw vereniging hebt gekozen, is het belangrijk om de gegevens van je leden erin te zetten en de informatie die je over hen hebt, uit te breiden. Hoe meer data je verzamelt, hoe meer inzicht dat je geeft en hoe gerichter je leden kunt bedienen. Cruciaal hiervoor is dat je die data zorgvuldig vergaart en op de juiste manier in het systeem zet. Aan vervuilde, onjuiste of verouderde gegevens heb je niets. Sterker nog, dat kan leiden tot een averechts effect: irritatie bij je leden. 

Het overzetten van je huidige ledengegevens uit verschillende systemen naar je nieuwe CRM-platform is een klus die nauwkeurigheid vereist. Het kost wellicht wat tijd, maar levert je veel inzichten op. Dat ervaarde ook MS Vereniging Nederland. “Het was goed om alle data door te nemen en doelgroepen te benoemen. Soms vroegen we ons af waarom we bepaalde informatie in hemelsnaam bijhielden. Maar we kwamen ook zaken tegen waarbij we ons realiseerden dat we die in de huidige tijd, met de AVG, wellicht niet eens meer mogen vragen. Deze frisse blik op onze data en informatie gaf ons goed inzicht in de organisatie”, stelt Annette Veltman, vrijwilligerscoördinator bij MS Vereniging Nederland.  

Blijf je nog met andere programma’s werken waarin je gegevens verzamelt, dan kun je deze applicaties koppelen aan je nieuwe CRM-systeem. Het grote voordeel daarvan is dat je vervolgens slechts op één plek mutaties hoeft door te voeren die vervolgens automatisch overal geüpdatet worden. Daarmee bespaar je niet alleen tijd, maar voorkom je ook dat er verschillende versies bestaan van ledeninformatie. 

Leden optimaal van dienst zijn

Je kunt de waarde van je vereniging voor leden maximaliseren door ze te voorzien in die informatie, ondersteuning en activiteiten waar zij het meeste behoefte aan hebben. Om dat te kunnen doen, is het belangrijk om een zo volledig mogelijk beeld van je leden te hebben. Een goed CRM-systeem is daarvoor ideaal: het biedt je de mogelijkheid om veel verschillende gegevens en inzichten van en over je leden op een centrale plek te verzamelen.

Wil je meer lezen over hoe je je CRM gebruikt om meer inzicht te krijgen in wat je leden willen? Lees dan ons artikel Digitalisering voor verenigingen: van ledenadministratie naar ledeninzicht

Wil je niks missen en maandelijks dit soort artikelen in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief.