Zo zorg je dat jouw nieuwsbrief echt relevant is voor je leden

Heb jij je ook wel eens ingeschreven voor een nieuwsbrief die je vervolgens na een paar keer al niet eens meer opent? En hoe vol staat jouw mailbox met dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse nieuwsbrieven? Kun je tussen de bomen het bos nog zien? 

Ook de mailboxen van je leden worden iedere dag weer overspoeld met e-mail. Hun mailbox is vol en hun aandacht beperkt.

Toch wil je graag dat ze jouw nieuwsbrief wél openen en lezen. Hoe doe je dat? Niet alleen de inhoud is daarvoor cruciaal, ook de vorm speelt een belangrijke rol. We helpen je op weg om in deze tijd van overvloed een knaller van een nieuwsbrief te maken voor je leden. 

Denk nog eens goed na over je wil bereiken met je nieuwsbrief

Het is goed om eens kritisch na te denken wat een nieuwsbrief eigenlijk is en hoe jouw vereniging het gebruikt. Kijk eerst naar de inhoud en dan pas naar de vorm. De laatste jaren lijkt de nieuwsbrief met korte items en links naar websites de standaard te zijn geworden. Maar hoe vaak vind je nou eigenlijk een goed artikel als je hebt doorgeklikt? Of informatie die voor jou relevant is? Het is een beetje gek om je lezers allerlei handelingen te laten verrichten om informatie te krijgen. Stop die informatie zo veel mogelijk in je nieuwsbrief.

Dat betekent wel dat je keuzes moet maken. Als je goed voor ogen hebt welke functie een nieuwsbrief voor jouw vereniging heeft en welke meerwaarde je je leden wilt bieden, dan kun je je nieuwsbrief daarnaar vormgeven. Tijdens de beginfase van de coronapandemie vervulden veel verenigingen een belangrijke rol in de informatievoorziening aan hun achterban die bijvoorbeeld bestond uit een cruciale beroepsgroep. De informatie in je nieuwsbrief is dan zó belangrijk dat de vorm er nauwelijks toe doet. Je kunt bij wijze van spreken gewoon platte tekst rondmailen en die wordt dan alsnog gretig gelezen. 

Maar ook in minder turbulente tijden kun je experimenteren met de vorm van je mailing. Misschien wil je regelmatig je diensten en de voordelen van een lidmaatschap onder de aandacht brengen. Of misschien is er heel specifieke informatie die van belang is voor je leden en die je in een uitgebreid artikel kunt behandelen. Het doel van een nieuwsbrief en de inhoud ervan zijn leidend. Van hieruit kun je verder met het inrichten van je nieuwsbrief. Als je dan alsnog op een nieuwsbrief met korte items en links naar je website uitkomt, dan heb je daar nu in ieder geval goed over nagedacht.

Ken je publiek

Dit lijkt een open deur, maar is lastiger dan je denkt. Wanneer je een nieuwsbrief maakt, is het goed om je in individuele leden te verplaatsen in plaats van te schrijven voor een anonieme massa. Paul leest jouw nieuwsbrief wellicht in de trein naar zijn werk, terwijl Marieke er gauw even doorheen scrollt op het moment dat ze bij de kassa in de supermarkt staat te wachten. Of denk aan Karin, die om twee uur ’s nachts haar pasgeboren baby aan het voeden is en ondertussen haar mail bekijkt. 

Wanneer je aan specifieke personen denkt tijdens het maken van je nieuwsbrief, komen ze tot leven en dat maakt het eenvoudiger om boeiende content te schrijven. Op deze manier krijgen leden het gevoel dat de nieuwsbrief voor hen persoonlijk is geschreven. Dit is een van de meest effectieve manieren om ervoor te zorgen dat je volgende nieuwsbrief ook weer wordt geopend. Natuurlijk kun je je leden niet allemaal over een kam scheren. Daarom is het handig om gebruik te maken van segmentatie. Zo deel je je leden in verschillende groepen in die elk op hun eigen manier worden aangesproken. 

Overweeg eens ‘long form’ e-mails

We zagen nog even door over de nieuwsbrieven met korte snippets en veel links naar websites. We zijn zo gewend aan nieuwsbrieven met korte tekstjes die doorlinken naar een website, dat we bijna vergeten dat het om de inhoud gaat bij een nieuwsbrief. Relevantie is daarbij het toverwoord. Zodra je informatie deelt die voor je leden bijzonder interessant en relevant is, hoeft dat niet op jouw website te zijn. Daar kan die informatie ook staan, maar waarom moeten je nieuwsbriefabonnees een extra keer klikken wanneer je die content ook gewoon integraal in de nieuwsbrief kunt zetten? Op die manier maak je het je lezers eenvoudig om de informatie tot zich te nemen. Een goed geschreven, toepasselijk artikel kan je leden meer waarde bieden dan een opsomming van snippets die doorlinken naar een website. 

Beter goed gejat … 

Er staat zo ontzettend veel informatie op het internet dat het vrijwel onmogelijk is om nog iets nieuws of origineels te bedenken. Dat is niet erg, want ook bestaande informatie kan bijzonder relevant zijn voor jouw leden. Helemaal als je daar eigen kennis aan toevoegt. Content curatie heet dat. Daarmee vervul je een bijzondere rol voor je leden. Jij vormt daarmee in feite de ogen en oren op het internet voor hen. Zo hoeven zij zich niet af te vragen of ze relevant nieuws missen. Wanneer jij als vereniging al een selectie maakt van relevante en interessante nieuwe content, scheelt dat je leden een boel tijd. Als je die informatie dan ook nog weet te vertalen naar de situatie en omstandigheden van je leden, heb je bestaande content verrijkt waarmee je je leden nét dat beetje extra biedt. Bovendien laat je hiermee je leden zien dat je het speelveld waarin jouw vereniging actief is, goed in beeld hebt en weet aan te sluiten op ontwikkelingen en andere organisaties. 

De daadwerkelijke vorm 

Toch nog even over de vorm… Die blijft natuurlijk belangrijk. Ons punt is dat er niet vaak over nagedacht wordt als een nieuwsbrief eenmaal een bepaalde vorm heeft. Of je nu gaat voor een lang artikel of toch een overzicht van korte berichten waarin je de recente ontwikkelingen en gebeurtenissen voor je leden op een rij zet: de vorm is bepalend voor het leessucces. Lezen op een beeldscherm is anders dan lezen van papier. Dat betekent dat mensen teksten op hun scherm ‘scannen’. Zorg dat je opmaak zo is dat je lezers snel de informatie kunnen scannen. Dat doe je door goede tussenkoppen te kiezen, maar ook door heldere afbeeldingen te zoeken en een aantrekkelijk en herkenbaar design van je nieuwsbrief te maken. Hoe makkelijker je lezer de nieuwsbrief kan consumeren, hoe groter de kans dat ook je volgende nieuwsbrief weer wordt geopend. Je kunt zowel lange als korte nieuwsbrieven zo vormgeven dat hij prettig leest en navigeert. Help de lezer een handje.

Help de lezer om te doen wat je wil dat hij doet

Relevante informatie bieden is cruciaal, maar vaak wil je dat je leden na het lezen van de nieuwsbrief actie ondernemen. Misschien wil je een reactie op een stelling in je nieuwsbrief. Of wil je graag dat je lezer iets downloadt of een bepaalde pagina op je website bezoekt. Wees heel helder in wat je verwacht van je lezer en maak het eenvoudig om die actie uit te voeren. Ook hier kruip je weer in de huid van individuele lezers. Wil je dat iemand iets doet? Verleid diegene dan ook door bijvoorbeeld iets waardevols te bieden, zoals extra informatie in de vorm van een whitepaper of de uitkomsten van een poll of onderzoek. Een ‘call to action’ zet je herkenbaar en op de juiste plekken in je nieuwsbrief en niet alleen aan het einde van een item of je nieuwsbrief zelf.

Het is goed om in ieder geval jaarlijks je nieuwsbrief eens kritisch onder de loep te nemen. Zo blijft hij interessant voor je doelgroep én één van de levensaderen van je vereniging. 

Wist je dat je dit soort informatieve artikelen automatisch in je mailbox kunt ontvangen? Procurios heeft namelijk ook een nieuwsbrief (twee zelfs!). Schrijf je snel in!