Dit zijn de 5 trends van 2023 op het gebied van digitalisering voor verenigingen

We zetten de belangrijkste trends voor digitalisering voor verenigingen in 2023 voor je op een rijtje. 

1. Verregaande automation 

Vaak werken verenigingen met verschillende applicaties voor bijvoorbeeld het bijhouden van de ledenadministratie, de contributie, het versturen van nieuwsbrieven of het organiseren en registreren van bijeenkomsten. Iedere keer dat je gegevens handmatig van het ene systeem naar het andere moet overbrengen, kost dat tijd en loop je kans op onbedoelde fouten of vervuiling van data (de data is niet meer accuraat). 

Verenigingen hebben dan ook nog altijd veel te winnen met verregaande automatisering van processen. Door handmatige handelingen steeds meer uit een proces te halen, bespaar je niet alleen tijd, maar verklein je ook de kans op fouten. 

Bij de meeste verenigingen zijn de middelen beperkt, maar het (verder) automatiseren van processen heeft een directe positieve impact op de beschikbare tijd van medewerkers en vaak ook financiële middelen. Neem bijvoorbeeld het innen van de contributie. Hoe handig is het wanneer een systeem zélf kan bijhouden wanneer iemand te laat is met betalen en vervolgens automatisch een herinnering stuurt? Met marketing automation kun je zelfs op basis van allerlei verschillende gebeurtenissen (lid meld zich aan voor een bijeenkomst, iemand download een bestand) gepersonaliseerde mailings versturen, zonder dat je daar naar om hoeft te kijken.

2. Content die wordt gemaakt door kunstmatige intelligentie 

Hoewel er in de media veel aandacht is voor teksten, foto’s en video’s die door computers worden gemaakt, is het gebruik van kunstmatige intelligentie (AI) om content te genereren nog niet wijdverbreid. Toch is dit een ontwikkeling die voor een vereniging bijzonder bruikbaar kan blijken en waar je je dus in wilt verdiepen. 

Tegenwoordig kan kunstmatige intelligentie allerlei beelden en teksten genereren die steeds meer niet van echt te onderscheiden zijn. En dat in een fractie van de tijd die het zou kosten als je dit zelf zou moeten doen, of als je hier externe kennis en kunde voor zou moeten inschakelen. Zeker voor meer generieke informatie, zoals bijvoorbeeld instructievideo’s of lemma’s voor een online wiki of kennisbank, kan het interessant zijn om te experimenteren met AI. Zo is er een AI-tool beschikbaar waarbij je een script kunt uploaden, een stem en achtergrond kiest en waar vervolgens een instructievideo uit komt rollen. Zulke tools stellen je als vereniging in staat om sneller en op grotere schaal content te maken. 

Aangezien deze technologie zich momenteel nog razendsnel ontwikkelt, blijft het maken van inhoudelijk specifieke content nog altijd mensenwerk. En ook de teksten die een AI-systeem oplevert, zullen nog door een persoon moeten worden gecheckt. Toch verwachten experts dat deze ontwikkeling een vlucht gaat nemen, dus als vereniging is het verstandig om nu al eens een blik te werpen op het op dit moment enorm populaire ChatGPT voor teksten en bijvoorbeeld Synthesia waarmee je trainings- en instructievideo’s kunt maken. Bekijk in ieder geval eens wat jouw vereniging er mogelijk mee zou kunnen of luister eens naar deze podcast van NRC voor voorbeelden van hoe mensen dit soort technologie in de praktijk gebruiken. 

3. Verdere samenhang en integratie van applicaties

Hoe groter een vereniging wordt, hoe meer de behoefte ontstaat aan specifieke software voor specifieke taken, waardoor het applicatielandschap (oftewel het geheel aan programma’s dat de vereniging gebruikt) groeit. Er worden allerlei koppelingen gebouwd tussen programma’s om sneller en makkelijker te kunnen werken. Maar je zult merken dat op een gegeven moment de wildgroei aan tools ervoor zorgt dat het lastiger is om het overzicht te bewaren en de zekerheid te hebben dat je data altijd klopt.

Bovendien ben je, als je niet uitkijkt, sterk afhankelijk geworden van koppelingen die stuk kunnen gaan, onderhoud nodig hebben en daarmee dus geld kosten. Of wellicht is de behoefte groot aan een bepaalde koppeling, maar is het te duur om die te laten bouwen. 

Hoewel koppelingen heel nuttig zijn, is het niet nodig om voor allerlei functionaliteit koppelingen te bouwen. Als je veel van dit soort koppelingen hebt, dan kan het nuttig zijn om eens te onderzoeken of dat eigenlijk wel zo verstandig is. Er zijn diverse geïntegreerde systemen op de markt, waarin zowel CRM en CMS als facturatie en communicatie worden samengebracht en die je vereniging op de lange(re) termijn in allerlei opzichten meer perspectief bieden. 

Je hoeft met een geïntegreerd systeem veel minder software te onderhouden en beheren en je loopt niet tegen koppelingen aan die ineens niet meer werken. Bovendien neemt een geïntegreerd systeem je veel processtappen uit handen (denk nog even terug aan trend 1 – Automation) wat je veel waardevolle tijd scheelt. Doordat al je gegevens in één centraal systeem zitten, is het bovendien eenvoudiger om data te combineren tot waardevolle inzichten. Zaken die je eerder niet zag, omdat alle gegevens verspreid waren in verschillende systemen. Hier liggen dus mooie kansen om je vereniging nóg beter te laten aansluiten op de behoeftes van je leden. 

4. Het belang van online community's neemt toe

Dat mensen de sterke behoefte hebben om met elkaar te verbinden, blijkt wel uit de talloze groepen die bijvoorbeeld op Facebook ontstaan rondom een grote diversiteit aan onderwerpen. Een vereniging is van nature al een community waar mensen met dezelfde behoeften, kennis of achtergrond met elkaar in contact komen en informatie en kennis delen. 

Door als vereniging ook een online plek te bieden waar je doelgroep elkaar kan vinden, biedt je direct meerwaarde. Natuurlijk blijft het belangrijk elkaar fysiek te ontmoeten tijdens bijeenkomsten en evenementen. Maar buiten die activiteiten, willen mensen ook contact op het moment dat het hen uitkomt. Niet alleen met elkaar, maar ook met jouw vereniging. Door een digitale community biedt je leden (en niet-leden) de mogelijkheid om interactie te zoeken op het moment dat het hen past. 

5. Cybersecurity blijft hoog op de agenda staan

De vraag is niet óf een vereniging ooit het slachtoffer wordt van cybercrime, maar eerder wanneer. Toch staat het onderwerp cybersecurity lang niet bij iedere vereniging hoog op de agenda. Dat komt vaak door de overtuiging dat kleine organisaties niet interessant zijn voor cybercriminelen. Daarnaast wordt de waarde van de gegevens die een vereniging bezit vaak onderschat. Maar cybercriminelen azen juist op namen, adressen, betalingsgegevens en nog veel meer, want deze informatie is veel geld waard als je weet waar je het moet verkopen.

Voor een vereniging zijn de risico’s groot wanneer je slachtoffer wordt van datadiefstal of ransomware. Denk bijvoorbeeld aan reputatieschade wanneer de gegevens van de leden buitgemaakt worden. En erger nog: je leden worden zelf ook getroffen, aangezien ze vervolgens risico lopen op identiteitsdiefstal. En wat te denken van de continuïteit van je vereniging? Wanneer er een cyberaanval plaatsvindt, hoe lang duurt het dan voordat alle systemen weer up and running zijn en medewerkers weer aan de slag kunnen? 

Het op orde brengen en houden van je cyberweerbaarheid blijft cruciaal. Als vereniging is het noodzakelijk om een risicoanalyse te maken, technische maatregelen te treffen en je medewerkers te trainen om dubieuze mailtjes te herkennen en op de juiste manier te reageren. 

Beter bedienen

Nu je helder hebt welke trends en ontwikkelingen je kunt verwachten het komende jaar, is het tijd om je als vereniging voor te sorteren op de kansen die deze digitalisering je biedt. Op die manier kun je efficiënter werken, tijd besparen en je leden in 2023 nóg beter bedienen.