Hoe voorkom je een miskoop als je software voor je vereniging zoekt?

De aanschaf van ledenadministratiesoftware of een CRM-pakket voor je vereniging is een zaak van lange adem. Je hebt te maken met allerlei functionele eisen en wensen van stakeholders die je moet zien te matchen met wat je vereniging nu en in de toekomst nodig heeft om leden te kunnen behouden en voor nieuwe aanwas te zorgen. Helaas gebeurt het nog regelmatig dat software wordt aangeschaft die eigenlijk niet (helemaal) aansluit bij wat een vereniging nodig heeft. Er is dan sprake van een miskoop. Gezien de tijd, moeite en geld die er met de aanschaf van software gemoeid is, wil je dit natuurlijk voorkomen. 

Wat een miskoop precies is, verschilt per vereniging. Voordat je een miskoop begaat, heb je echter al een aantal cruciale keuzes gemaakt waardoor het systeem dat je aanschaft ook daadwerkelijk een miskoop is. Meestal gaat het dan om één of meer van de volgende zaken:

1. Je blijft in gesprek met een leverancier die geen of slechts beperkt ervaring heeft met jouw type organisatie
2. Je heb de voorkeur gegeven aan software die niet voor jouw type organisatie is ontwikkeld
3. Je kiest voor een leverancier die niet me je meedenkt en slecht benaderbaar is

Uiteindelijk is een miskoop een verkeerd uitgepakt risico dat je hebt genomen. Bij het selecteren van software wil je het risico minimaliseren en dat kun je doen door te kiezen voor een leverancier die jouw sector goed kent, daar al klanten heeft en dus ook wat te verliezen heeft wanneer jouw vereniging niet 100 procent tevreden is over de software. 

Hoe meer problemen, hoe beter

Als je software koopt voor je vereniging dan doe je dat omdat je bepaalde taken en processen snel en zonder fouten wilt kunnen uitvoeren. Bijvoorbeeld het efficiënt en accuraat bijhouden van je ledenadministratie, gepersonaliseerde communicatie met leden of het voeren van je financiële administratie. In het gunstigste geval is het pakket dat je aanschaft in staat om al deze dingen te doen, want dat maakt een en ander overzichtelijk. Het liefst automatiseer je daarbij zaken die veel tijd kosten en regelmatig terugkeren, bijvoorbeeld in het facturatieproces. Jij en jouw collega’s weten welke taken en processen ondersteund en waar mogelijk verbeterd moeten worden. 

Maar hóé je dat moet doen, dat is een tweede. Je hebt daar misschien wel ideeën over, maar uiteindelijk ben je waarschijnlijk geen expert als het gaat om het complexe samenspel van mensen, processen en technologie. Softwareleveranciers zijn dit vaak wel en daarom loont het enorm om tijdens het selectietraject vooral in problemen te denken en niet in oplossingen.

Leveranciers zijn namelijk dagelijks bezig met het verzinnen, ontwerpen en ontwikkelen van oplossingen voor precies dié problemen die jij ervaart. Doordat ze met verschillende klanten werken die allemaal nèt andere behoeften hebben, kunnen ze je heel goed vertellen welke oplossing bij jouw uitdaging past. 

Als je zelf invult hoe een oplossing eruit moet komen te zien, loop je het risico dat je een softwaresysteem krijgt geleverd dat daar precies aan voldoet, maar waarvan blijkt dat het in de praktijk toch niet optimaal voor je vereniging werkt. 

Een miskoop dus. 

Leg daarom altijd je uitdagingen bij de leverancier en vraag hem om een passende oplossing te bedenken. Op deze manier kun je bovendien snel voelen of een leverancier bij je past, begrijpt hoe jouw vereniging werkt, en waar jouw wensen en behoeften liggen. 

Niet de etalage, maar wat in de winkel ligt, is belangrijk

Wanneer je een softwareleverancier selecteert om mee te denken over je nieuwe software, is het belangrijk om verder te kijken dan alleen de etalage. In de etalage glimt alles, de mooiste cases staan op de website en op de social mediakanalen van de leverancier spat het succes van je scherm. 

Toch wil je ook graag in de keuken kijken, want de ´proof of the pudding is in the eating´. Het aanbod van de softwareleverancier kan er nog zo glimmend uitzien, het zegt niets over hoe tevreden zijn klanten zijn. Vraag dus niet alleen of de leverancier ideeën heeft over mogelijke oplossingen voor jouw uitdagingen, vraag ook welke collega-verenigingen er klant zijn en of je met hen kunt praten. De daadwerkelijke gebruikers van de software in de dagelijkse praktijk geven eerlijke informatie. Zij hebben er immers niets bij te winnen om het pakket aan te prijzen, maar kunnen je wel vertellen of de software je helpt bij de uitdagingen die je ondervindt. 

Let goed op de afspraken die je met je leverancier maakt

Het laatste dat je wilt, is dat je een softwarepakket koopt waar je nooit meer vanaf kunt. Het kan de komende jaren wellicht dé oplossing voor jouw vereniging zijn, maar wanneer jouw vereniging de software ontgroeit of vice versa, wil je op een vriendschappelijke manier kunnen scheiden. Dat moet eenvoudig kunnen zonder dat het vechtscheiding wordt. Om een ‘vendor lock-in’ te voorkomen zoek je een betrouwbare en gespecialiseerde partner die je kan vertellen hoe een mogelijke exitstrategie eruit ziet als je besluit over te stappen naar een andere leverancier. Het is waarschijnlijk zo dat leveranciers die op dit vlak meer service bieden ook wat duurder zijn, maar dat betaalt zich dubbel en dwars uit op het moment dat je ook daadwerkelijk wilt overstappen.

Dit gaat een stuk eenvoudiger als je een flexibel contract hebt. Wanneer je software via internet (clouddiensten) afneemt, biedt dit veel mogelijkheden. Zo betaal je vaak alleen voor datgene dat je gebruikt en is het mogelijk om de dienst op relatief korte termijn op te zeggen. Pas dus op met leveranciers die standaard een meerjarig contract willen afsluiten. Dat is eigenlijk niet meer van deze tijd. De enige reden om wél te kiezen voor zo’n langdurig contract is wanneer het jou als klant aanzienlijke kostenvoordelen oplevert. 

Neem het advies van leveranciers serieus 

Zoals gezegd is het bedenken en ontwikkelen van software voor verenigingen of ledenorganisaties dagelijkse kost voor enkele gespecialiseerde leveranciers. Zij zien dagelijks talloze uitdagingen en vragen van verenigingen voorbij komen. Deze leveranciers hebben deze verenigingen geholpen dit op te lossen op een manier die niet alleen bij hen, maar ook bij andere verenigingen past.

Het kan daardoor zijn dat in je gesprekken met leveranciers wellicht een oplossing wordt geopperd die in eerste instantie niet aansluit bij wat je zelf al had bedacht. Mogelijk ben je geneigd het advies in de wind te slaan en bij je eigen overtuiging te blijven. Dat is begrijpelijk, maar toch loont het om het advies van een leverancier serieus te overwegen. 

Wanneer je in een vroeg stadium van de zoektocht naar nieuwe software leveranciers betrekt, kun je niet alleen verschillende oplossingen naast elkaar leggen en vergelijken, het biedt je bovendien de kans om te beoordelen in welke mate een leverancier in staat is met jou mee te denken. Met welke oplossing komt hij, toont hij daarin lef, visie en leiderschap? De kans is groot dat hij een oplossing voorstelt die in de basis heel goed past bij wat je wil bereiken, maar misschien nog enkele aanpassingen nodig heeft bij de inrichting om te voldoen aan jouw wensen. In sommige gevallen kan een leverancier aanvullende functionaliteit ‘generiek’ ontwikkelen, omdat deze bijvoorbeeld ook voor andere verenigingen relevant kan zijn.

Dat brengt ons bij een ander punt: om de kans op een miskoop te verkleinen, is het zaak te kiezen voor een standaard-oplossing zonder maatwerk die specifiek is ontwikkeld voor jouw type organisatie. Als maatwerk nodig is, dan wordt er een stukje software ontwikkeld speciaal voor jouw vereniging. De kosten daarvoor draag je meestal zelf, net zoals de kosten voor eventuele uitbreiding en jaarlijks onderhoud. Hoe meer maatwerk er nodig is, hoe groter de kans dat een project uitloopt qua tijd of kosten. Of dat je dingen krijgt die je niet wilt of anders zijn dan je had gedacht. 

Besteed tot slot ook aandacht aan de werkwijze van de leverancier. Als deze ‘agile’ of ‘scrum’ werkt, dan zijn zijn processen zo ingericht dat onderweg nog vaak kan worden bijgestuurd. Dat is dus heel anders dan het vooraf bedenken van een oplossing en die geleverd krijgen. Door met een leverancier in zee te gaan die je in staat stelt om onderweg bij te sturen, verklein je de de kans op een miskoop aanzienlijk.

Vertrouwen en gedeelde belangen

Uiteindelijk valt of staat het succes van je nieuwe software met de klik tussen jou en je leverancier. Betrek leveranciers dus in een vroegtijdig stadium, zodat je de kans krijgt om elkaar af te tasten, te besluiten met wie het het beste klikt en vervolgens een relatie met die leverancier op te bouwen. Zo voorkom je dat je een miskoop doet en dat jij en je leverancier dezelfde belangen en doelen nastreven. Want de implementatie van een CRM, het hart van een vereniging, vraagt vertrouwen en samenwerking. 

Wil je meer van dit soort artikelen lezen? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief!