"Leden kunnen nu hun eigen gegevens inzien en wijzigen, dat scheelt, op termijn, enorm veel tijd en handwerk"

Groei in digitale volwassenheid

De afgelopen 35 jaar kennen een ongelofelijke ontwikkeling op technologisch vlak. Zeker voor een vereniging met zo’n rijke en lange historie als Groei & Bloei, heeft dat gevolgen. “We begonnen ooit met een typemachine en daar kwam vervolgens een computer voor in de plaats waarop we gegevens van leden bijhielden”, vertelt Roland. “Vervolgens werd dat systeem steeds verder uitgebreid naarmate onze vereniging groeide. Totdat die ‘jas’ toch echt wel te klein werd.” Op de Linux-machine die de vereniging in gebruik had, draaide een Cobol-applicatie die, door middel van CSV-bestanden, een aantal koppelingen met internet had. Naarmate de vraag om automatisering vanuit leden en afdelingen toenam, realiseerde Roland dat het tijd werd voor modernisering van het systeem. “We werkten voorheen veel met CSV-bestanden die we heen-en-weer kopieerden. Dat werd toch wel wat bewerkelijk. In het Procurios-platform kunnen leden nu in een eigen omgeving hun gegevens inzien en wijzigen. Dat scheelt enorm.”

Optimale oplossing

Bij de keuze voor een nieuw systeem ging de organisatie niet over één nacht ijs. Roland bezocht bijeenkomsten over de automatisering van verenigingen en zag daar presentaties van verschillende leveranciers. Daarnaast bezocht hij een aantal gebruikers van die leveranciers om te bekijken hoe zij de software gebruikten en hoe dit voor Groei & Bloei kon worden ingezet. Hoewel Roland adviseerde, waren bij het uiteindelijke besluitvormingsproces ook een directe collega en het bestuur betrokken. “We hebben eerst naar de functionaliteit gekeken en daarna hebben we met drie partijen gesprekken gevoerd, waarbij ik in eerste instantie met name naar de kosten keek. Initieel leek Procurios van die drie de duurste, maar toen we alle kosten onderaan de streep optelden, bleek dat anders te zijn. De andere leveranciers staken de initiële kosten laag in, maar rekenden een hogere fee gedurende het jaar.” De verenigingsman maakte een begroting waarin hij de kosten over tien jaar verdeelde. “Dat is toch de tijd die je met zo’n pakket wilt werken. We zijn er ook vanuit gegaan dat er in die tijd verschillende aanpassingen nodig zijn. Dus bekeken kritisch welke features generiek zijn, welke speciaal voor ons gebouwd moesten worden en hoe zich dat verhield tot elkaar. Op basis daarvan, kwam het platform van Procurios eruit als meest optimale oplossing voor Groei & Bloei.”

"De kracht van Procurios is dat ze echt luisteren naar opmerkingen en ideeën van gebruikers"

Luisteren naar klant

Doordat het voormalige systeem van de vereniging organisch was gegroeid en veel maatwerk bevatte, was de implementatie en migratie niet eenvoudig. In nauwe samenwerking met Procurios werd het bestaande IT-landschap in kaart gebracht, werd bekeken welke gegevens overgezet moesten worden en hoe deze in het nieuwe systeem moesten komen. Roland zat in die tijd twee weken lang bij Procurios op kantoor, naast de programmeurs. “Daardoor konden we heel snel schakelen en overleggen over hoe we bepaalde zaken graag ingericht wilden hebben. Ook kon ik aangeven tegen welke uitdagingen we aanliepen en bespraken we hoe we die konden oplossen. We waren voor Procurios een wat vreemde eend in de bijt, qua klant, doordat we al zo lang op een eigen systeem draaiden en veel zaken daaruit mee wilden nemen naar ons nieuwe platform. Dat was ook nog een uitdaging, omdat ik zaken die voor mij gesneden koek zijn, moest gaan uitleggen aan de programmeurs bij Procurios. Gelukkig heb ik altijd met onze eigen programmeur meegekeken, dus kon ik vrij goed duidelijk maken wat de bedoeling was.” Die kennis en ervaring van Roland zorgde voor een frisse blik en soms discussies over efficiëntie en generieke of niet-generieke functionaliteiten. “Het was prettig om te merken dat ze bij Procurios echt open staan voor mijn opmerkingen. Daardoor zijn sommige dingen standaard in het platform gebouwd, waardoor andere verenigingen daar nu ook profijt van hebben. Dat vind ik echt de kracht van Procurios, ze luisteren naar jou als klant en nemen feedback gewogen en gewaardeerd mee in nieuwe ontwikkelingen.”

Steeds verder uitgebreid

Groei & Bloei breidde het Procurios-platform module voor module uit. Inmiddels gebruikt de vereniging het CMS, CRM, Finance, Mijn Groei-omgeving, de webshop en insights. Toch valt er nog steeds te optimaliseren en blijft Roland zoeken naar manieren om nóg meer uit het platform te halen. “Ik kom af en toe nog op kantoor bij Procurios en dan spreek ik een consultant over een bepaalde uitdaging waar ik mee zit, en dan blijkt daar soms al een eenvoudige mogelijkheid voor in het systeem te zitten”, zegt de verenigingsman. Vanuit de verschillende afdelingen in Nederland en België hebben alleen de ledenadministrateurs toegang tot het Procurios-platform en dan ook nog alleen tot de gegevens van hun eigen regio. “Daar hebben we bewust voor gekozen, omdat de privacy van persoonsgegevens anders AVG-technisch niet geborgd kan worden. Toch is het wel een wens dat afdelingen op termijn hun eigen bestuursmutaties kunnen doorgeven. Dat gebeurt nu nog per e-mail die handmatig wordt verwerkt. Hierdoor zijn wijzigingen niet realtime zichtbaar.” Met het Procuriosplatform kan Groei & Bloei haar afdelingen nu beter bedienen, doordat ze nu realtime bij de data kunnen. “Voorheen moesten ze handmatig bestanden van een FTP-server ophalen en niet iedereen was hier even handig in.”

"De online community van Procurios-gebruikers is zo’n waardevolle bron van kennis en informatie"

Waardevolle community

Een andere kracht van Procurios vindt Roland de gebruikersgroep, de Procurios Club; een algemene community waarin vragen kunnen worden gesteld over het platform. “Dat is heel prettig, omdat je door gelijkgestemden geholpen wordt. Bovendien lopen we als verschillende verenigingen soms tegen hetzelfde aan, dat dingen nog niet gerealiseerd of ontwikkeld zijn. Ik merk dat die bij Procurios vervolgens op een soort shortlist komen waarmee ze aan de slag gaan. Ze investeren daarmee echt in ons als gebruikers. We zijn niet alleen maar klanten die software afnemen, ze luisteren ook echt naar onze wensen en behoeften. Dat vind ik heel krachtig van een leverancier.” De verenigingsman adviseert nieuwe klanten van Procurios om zeker gebruik te maken van de gebruikerscommunity. “Soms komen anderen met een oplossing waar je zelf nog niet aan had gedacht. Ook offline is er contact tussen gebruikers, zo ga ik binnenkort met een aantal medegebruikers in overleg over hoe we beter kunnen omgaan met facturering en het sturen van herinneringen naar leden. Die kennisuitwisseling is heel waardevol.”

Voordelen

Het grootste voordeel van het nieuwe platform voor Groei & Bloei is dat de vereniging haar 119 afdelingen nu beter kan bedienen, zegt Roland. “Zij beschikken nu sneller over actuele data, bijvoorbeeld voor nieuwsbrieven. Maar ook onze leden kunnen nu veel meer online regelen. Wijzigingen die doorgevoerd worden op het platform zijn realtime zichtbaar. Dus ze kunnen eenvoudig zelf hun gegevens wijzigen, facturen inzien of naar het archief van reeds verschenen tijdschriften.” Roland ervaart de relatie met Procurios als bijzonder prettig en gelijkwaardig. “Ze staan als leverancier niet boven je, maar denken mee, zoeken naar mogelijkheden, maar geven ook aan wanneer iets niet zo eenvoudig kan.”