Release 2021.13

Platform: nieuw helpcenter

Het Procurios helpcenter is per 8 december 2021, na afronding van de release, vernieuwd. De inhoud is hetzelfde, maar verouderde artikelen zijn opgeruimd. We zetten de belangrijkste veranderingen op een rij:

• De lessen van de User Academy zijn publiek beschikbaar waar je voorheen moest inloggen. Voor een trainingsomgeving moet je nog wel inloggen. 
• Als je nu zoekt op een onderwerp is het onderscheid tussen helpcenter artikelen en lessen van de User Academy duidelijker. 
• Het is makkelijker om vanuit een geopend artikel, bijvoorbeeld over CRM, verder te navigeren naar andere artikelen binnen dezelfde categorie, of andere categorieën. 

Trainingen
De trainingen geven je een goede basis om het Platform te gaan gebruiken. We breiden het aantal trainingen de komende tijd uit. Iedere klant kan op dit moment gratis van de trainingen gebruik maken. Wil je dit? Dien dan een ticket in (je leest hieronder hoe je dat doet in het nieuwe helpcenter).

Tickets indienen en lopende tickets volgen
Je kunt nu via de knop ‘Neem contact op’ onderaan de pagina een nieuw support-ticket aanmaken. Nieuwe tickets die op deze manier zijn aangemaakt, vind je in het nieuwe helpcenter niet meer terug in een online omgeving. Je kunt na de vernieuwing rechtstreeks vanuit je e-mail reageren op tickets. Heb je nog lopende tickets, of wil je oude, afgesloten tickets inzien? Dat kan nog via de ‘oude’ omgeving, maar deze wordt uiteindelijk uitgefaseerd. Op de homepagina van het vernieuwde helpcenter vind je een link naar lopende tickets.

Maatwerkdocumentatie
Heb je maatwerk en bijbehorende documentatie? Die is voorlopig nog beschikbaar in de ‘oude’ omgeving. Op de homepagina van het vernieuwde helpcenter vind je een link naar maatwerkdocumentatie. We informeren je tijdig over waar je deze documentatie in de toekomst kunt vinden.

Het helpcenter vind je op support.procurios.com

Platform: helpfunctionaliteit uitgebreid

De helpfunctie in het Platform is vernieuwd. Deze functie was altijd al vindbaar als een icoontje met een vraagteken rechtsboven in het scherm. Hier stond voorheen een beknopte beschrijving van het platformonderdeel waar je je op dat moment bevond. Je kon op die plek ook doorklikken naar het helpcenter. 

Het helpcenter is vanaf deze release in het platform geïntegreerd. Als je nu de helpfunctie opent krijg je een venster met drie tabs:

• Help - Hier kun je rechtstreeks zoeken in de helpcenter-artikelen. Er worden direct enkele artikelen getoond die gerelateerd zijn aan het platformonderdeel waar je op dat moment bezig bent.
• Info - Je leest hier een korte beschrijving van het platformonderdeel waar je je op dat moment bevindt, als deze beschrijving beschikbaar is.
• Nieuw - De laatste release-notes staan hier voor je uitgelicht. Zo zie je snel op welke vernieuwingen en verbeteringen recent beschikbaar zijn gekomen. Als er een nieuwe release is, dan wordt je daarop geattendeerd met een subtiel oranje bolletje op het helpicoontje.

CRM: beschrijvingen opgeven bij relatie selectie

Wie regelmatig selecties maakt zal wellicht herkennen dat het niet altijd eenvoudig is om het overzicht te bewaren. Hoe heb je die ene selectie nou ook alweer genoemd? Je kunt het jezelf op een aantal manier makkelijker maken. Bijvoorbeeld:

• Ruim ongebruikte selecties regelmatig op, oftewel: gooi ook eens selecties weg!
• Gebruik duidelijk gespecificeerde titels voor iedere selectie. Dat lijkt een open deur, maar het bedenken van een goede, passende titel voor je selectie wordt vaak overgeslagen terwijl je er veel profijt van kunt hebben.

Vanaf deze release kun je ook een beschrijving opgeven bij iedere selectie, dus bovenop de duidelijk gespecificeerde titel. In de beschrijving zet je waarop je hebt gefilterd en met welk doel de selectie is gemaakt. Zo kun je eenvoudiger achterhalen welke selectie je nodig hebt om je taak uit te voeren.

De beschrijvingen zijn zichtbaar in het selectie-overzicht en ook op de detailpagina van de selectie zelf.

CRM: uitbreiding API contactmomenten

De API voor contactmomenten is uitgebreid. Je hebt nu de volgende nieuwe mogelijkheden: 

• Ophalen welke typen contactmomenten er zijn, en welke je daarvan je kunt toevoegen via de API
• Ophalen welke velden er zijn voor een bepaald contactmoment type
• Ophalen welke labels er beschikbaar zijn binnen contactmomenten
• Een nieuw contactmoment inschieten op basis van bovenstaande mogelijkheden.

Voor technische documentatie kun je hier terecht.

CRM: zoeken op contactmomenten via een lijst

Het is nu mogelijk om in Contactmomenten een relatielijst te selecteren in het filter (rechterzijde van het overzicht). Hiermee worden alleen de Contactmomenten getoond van relaties die in die relatielijst zijn opgenomen. Dit zoekcriterium is beperkt tot relatielijsten van maximaal 1000 relaties.

Platform: limiet instelbaar op omvang exports en mailings

Je kunt backendgebruikers toegang geven tot het maken van relatie-exports of het verzenden van mailings. Er zijn geen beperkingen aan deze toegang als het gaat om de grootte van bestanden: er kunnen grote bestanden (met dus veel relaties) worden geëxporteerd of als mailing worden verzonden. 

Dat is niet altijd wenselijk, bijvoorbeeld vanuit veiligheidsoverwegingen. Daarom is er nu de mogelijkheid om een limiet in te stellen voor de hoeveelheid relaties die in één keer geëxporteerd of verzonden mag worden.

De limiet kun je instellen voor iedereen, maar je kunt ook uitzonderingen voor gebruikers instellen. De optie activeer je onder CRM > Instellingen > Export-limieten
Dit limiet heeft effect op de volgende platform-onderdelen:

• Relatielijsten
• Selecties
• Donatie-overzicht
• Toezeggingen-overzicht
• Mailmerge
• Mailing-ontvangers

Platform: verbeterd selectievenster

Het komt regelmatig voor dat je in het platform collecties moet selecteren. Denk bijvoorbeeld aan relaties of relatielijsten die je moet selecteren om een mailing te versturen of als je toegang wilt geven tot een bepaald gedeelte van je website. 

Het selectievenster in het platform dat het mogelijk maakt relaties, relatielijsten en andere collecties te selecteren, heeft een upgrade gekregen. Je kunt nu door middel van een checkbox of radiobutton duidelijker zien wat je hebt geselecteerd. Als het selectievenster uit meerdere pagina’s bestaat, zie je bovenaan het venster ook een overzicht van de geselecteerde items.

Tot slot is het selectievenster nu voorzien van een duidelijke knop om het venster weer te sluiten. De esc-toets en het kruisje rechtsboven in het venster werken ook nog steeds.

Platform: uitbesteding van goedkeuring van registraties

Je kunt betrokkenen bij je organisatie zich online laten registreren. Bijvoorbeeld als lid. In sommige gevallen is het nodig om controle te houden over deze registraties. Je moet controleren wie zich aanmeldt en of de ingevulde gegevens correct zijn. Die registraties moeten goedgekeurd worden. Dat kon al gedaan worden door een backendgebruiker met de juiste rechten.

Het komt echter ook voor dat de beoordeling en goedkeuring van een registratie door een extern persoon moet worden afgehandeld, bijvoorbeeld de contactpersoon van het bedrijf waar de registrant werkt.

Dit werd voorheen offline afgehandeld. Na akkoord van de werkgever werd de registratie goedgekeurd in de backend. Dat betekent dat persoonsgegevens naar de werkgever werden gestuurd ter beoordeling. Om handmatig werk te voorkomen en niet onnodig persoonsgegevens te verspreiden, is dit proces geautomatiseerd zodat een externe werkgever de registraties kan beoordelen.

Onder CRM > Instellingen > Organisaties & Personen kun je deze optie inschakelen. De goedkeuring van de registratie vindt plaats op een frontend website. Daarvoor richt je een pagina in met het nieuwe artikeltype ‘Uitbesteding fiattering: registratielijst’

Let op: de kans is aanwezig dat Organisatie & Personen nog niet is geactiveerd in jouw Platform. Is dit het geval, vraag dit dan door een ticket in te dienen via support.procurios.com