Release 2023.01
In de loop van woensdag 11 januari 2023 maken alle klanten op de productieversie van het Procurios Platform gebruik van release 2023.01. In dit blog lees je wat nieuw is en wat is verbeterd. Kijk voor meer informatie over de verschillende versies van het platform op de release pagina of schrijf je in voor één van de Procurios Club Meets .
Communities: contactverzoeken
Binnen Communities kennen we het begrip ‘Contactverzoek‘. Als deelnemer kun je ervoor kiezen om je contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer) op te geven, maar met een beperkte groep mensen te delen. Een andere communitydeelnemer kan dan een verzoek sturen om de contactgegevens te delen. Als dat wordt geaccepteerd, dan waren die gegevens alleen voor die deelnemer zichtbaar.
Dit concept hebben we in deze release doorontwikkeld.
- Contactverzoeken hebben een vaste plek gekregen in je eigen profiel. Voorheen vond je dit in de rechterkolom op de startpagina.
- Binnen profiel staat nu altijd de volledige lijst van geaccepteerde, en te accepteren contactverzoeken. Geweigerde contactverzoeken worden niet meer getoond.
- Contactgegevens zijn nu direct in deze lijst te zien, zodat men niet meer hoeft door te klikken naar het profiel van de ander.
- Contactverzoeken zijn wederzijds. Dus, als jij iemands gegevens mag zien, mag de ander ook jouw gegevens zien.
- Er worden nu e-mailnotificaties gestuurd als je een contactverzoek ontvangen hebt, als deze geaccepteerd is of als deze geweigerd is. Een standaard versie van deze mail wordt automatisch aangemaakt en is, net als andere notificatiemails, door een community-beheerder te wijzigen.
- Een contactverzoek kun je niet meer vanuit de deelnemerslijst doen, maar alleen vanaf iemand z’n profiel.
Communities: deelnemerslijst
Het overzicht van communitydeelnemers (deelnemerslijst) heeft visueel een flinke update gehad. Het overzicht oogt nu vriendelijker en heeft profielkaarten met grote afbeeldingen, in plaats van een tabel. De focus ligt nu op de naam en er is minder detailinformatie.
Ook heeft het zoeken en filteren een prominentere plek gekregen. Als er geen filters zijn, staat de zoekbalk boven de deelnemers om daar direct te kunnen zoeken. Als er wel filters zijn staat het geheel in de rechter zijbalk om zo sneller overal bij te kunnen.
Communities: preview in e-mailnotificaties
Via de Procurios Club ontvingen we de feedback dat er behoefte is aan iets meer context in de e-mailnotificatie, dan alleen een auteur en een titel. Met die context kan de ontvanger beter beoordelen hoe interessant het bericht voor hem is.
De mogelijkheid hiervoor hebben we toegevoegd als veldcode in de e-mailtekst. Als je daar de veldcode `##messageIntro##` gebruikt, wordt in het e-mailbericht een korte preview gegeven.
CRM: beheer van Aanheffen vereenvoudigd
Een aanhef goed instellen kan vanwege de vele mogelijke variabelen best ingewikkeld lijken. De onderstaande aanpassingen die recent zijn doorgevoerd, maken dit eenvoudiger.
- Reeds ingestelde opties worden niet meer getoond in de lijst ‘Bekijk syntax opties’.
- Nadat een aanhef is aangemaakt, is het niet meer mogelijk om de initieel ingestelde veldcode of de veldnaam waarop de aanhef is gebaseerd te wijzigen.
- De titel en de syntax van een eerder ingestelde aanhef kunnen nog wel aangepast worden, onder andere via de knop ‘Aanhef bewerken’. Dit gebeurt niet meer in een dialoogscherm maar gewoon in een volledig scherm.
- Een handige toevoeging is de mogelijkheid om de ingestelde syntax te testen en te bekijken voordat je hem opslaat!
CRM: debiteur en contractant toegevoegd aan zoeken op abonnementen
Eerder kon je in CRM alleen zoeken naar relaties die een abonnement hebben (contractant), of zoeken naar iemand die betaalt voor een abonnement (debiteur).
Nu kun je dergelijke zoekopdrachten verfijnen met specifieke criteria. Zo kan bij een contractant gezocht worden op de gekoppelde debiteur, of bij een debiteur op de gekoppelde contractant.
Donations: toezeggingen beëindigen in bulk
Het beëindigen van meerdere periodieke toezeggingen kostte eerder nogal wat tijd. Vanaf nu kun je in een bulkbewerking ook de einddatum voor geselecteerde toezeggingen instellen. Daarbij moeten (verplicht) ook de ‘reden van opzegging’ en de ‘actie die tot opzegging leidde’ worden ingesteld. Het is ook mogelijk om de einddatum juist leeg te laten. In dat geval worden de bijbehorende velden juist leeggemaakt.
Tevens is er een validatiestap toegevoegd, waarbij gecheckt wordt of de gekozen wijzigingen ook écht op alle toezeggingen toegepast mogen worden. Mag dat niet, dan wordt een overzicht getoond met de 'faalredenen'. De bulkbewerking wordt dan in z'n geheel niet uitgevoerd en de gebruiker mag het nog een keer proberen.
E-Commerce: BTW-tarief van verzendkosten gelijk aan verzonden product
In een webshop wordt zowel voor geleverde goederen (producten) als voor diensten (waaronder verzendkosten) BTW in rekening gebracht. Verkoop je buiten Nederland maar binnen Europa, dan kunnen er verschillende BTW-tarieven gelden al naar gelang het land waar de koper woont. (Verzend je een pakket naar een land buiten de EU, dan hoef je nooit BTW te berekenen. Ook niet op verzendkosten.)
In de webshopinstellingen is het nu mogelijk om verschillende BTW-tarieven per Europees land op te geven. De BTW op verzendkosten is altijd gelijk aan het hoogste BTW-tarief van de verschillende producten. Bestelt een klant een product met laag tarief en een product met hoog tarief, dan geldt voor de verzendkosten het hoog tarief BTW.
Engagement: interesses in campagnes
Het was al mogelijk om thema’s uit Engagment terug te laten komen als voorkeurenveld op de relatiekaart en het profielformulier. Je kunt deze thema’s onder andere gebruiken in een Relatiefilter en zodoende je doelgroepen voor Mailings bepalen.
Er zijn nu twee functionaliteiten toegevoegd:
- Je kunt nu aangeven bij een thema of deze zichtbaar/beheerbaar is binnen een profielformulier.
- Ditzelfde is ook mogelijk gemaakt voor Campagnes, zodat een relatie ook kan aangeven of hij graag op de hoogte wil blijven van een specifieke campagne. De voorkeuren voor campagnes en thema’s kunnen afzonderlijk van elkaar worden geselecteerd door relaties.
Finance: accounting informatie exporteren in administratie
Voor het laten aansluiten van financiële informatie binnen Procurios met de boekhouding is een periodieke rapportage noodzakelijk. Aan deze financiële rapportage is nu betalingsinformatie toegevoegd zodat opbrengsten die via een payment service provider binnenkomen, correct in de boekhouding verwerkt kunnen worden.
Deze financiële rapportage biedt nu ook informatie over het volgende:
- facturen
- online betalingen (voor facturen, online donaties en abonnementen)
Inrichten
Per administratie kun je nu instellen hoe deze export eruit komt te zien. Er zijn een aantal velden toegevoegd en ‘journaalpost nummering’ is verwijderd. In plaats daarvan is er nu ‘volgnummer’ toegevoegd, dat een opnummering per regel betreft.
De andere velden die zijn toegevoegd zijn dimensies, die deels de grootboekrekening en kostenpost vervangen. Deze dimensies sluiten beter aan bij het type input voor een rapportage, namelijk;
- Dimensie 1: fonds of grootboekrekening
- Dimensie 2: campagne of kostenpost
- Dimensie 3: acties (bij donaties)
- Dimensie 4: donateurs type (bij donaties)
Grootboekrekening instellen
Voor het terugvinden van de juiste informatie in de financiële rapportage, zal je eerst de grootboekrekening moeten instellen op niveau van:
- De administratie
- Online betalingen: per betaalmethode (nieuw)
- Abonnementen: bij het product van de abonnementsoort
- Online donaties: de boekhoudcode van een fonds, campagne (engagement), actie (engagement) en donateurstype
- Facturen: bij het product gekoppeld aan de factuuropdracht
De export
De plek voor het exporteren van deze rapportage bevindt zich nu nog in de instellingen van financiën. Er wordt gekeken om dit op een andere plek onder te brengen.
Voor het exporteren, kies je het gewenste financiële jaar van een administratie en klik je op ‘Exporteer rapportage’. Voor deze periode wordt dan alle informatie verzameld en gegroepeerd. Groeperen gebeurt op het niveau van de combinatie van dimensies. Daarnaast wordt er, afhankelijk van je instellingen, wel of geen aparte regel voor BTW opgesteld.
Finance: nieuwe Relatie toevoegen bij verwerken Transacties
Tijdens het handmatig verwerken van betalingstransacties moet je soms een nieuwe Relatie aanmaken. Een belemmering hierbij was dat de benodigde informatie niet in beeld was op de plek waar je de gegevens van de nieuwe relatie invoert.
We hebben er daarom voor gezorgd dat de naam (tenaamstelling) getoond wordt bij het invoerformulier voor de nieuwe relatie registreert. (Bij Belgische klanten wordt ook het adres getoond.)
Deze verbetering versnelt het toevoegen van nieuwe relaties vanuit transacties aanzienlijk.
Finance: voldaan en openstaand bedrag tonen op factuur
Met de mogelijkheid om bepaalde diensten (zoals een lidmaatschap of het plaatsen van een vacature) direct af te rekenen via online betalen worden er netjes facturen aangemaakt. Bij deze facturen was het niet altijd duidelijk dat deze al betaald waren. Om die reden is het mogelijk om bij een factuursjabloon de optie “Toon voldaan en openstaand bedrag” aan te vinken. Daarmee is het voor de ontvanger van de factuur direct duidelijk dat er voor die facturen geen betaling meer nodig is.
Meetings & Events: inzicht in kosten/baten van Bijeenkomsten
Tot nu toe kon je van bijeenkomsten alleen de inkomsten zien in Meetings & Events, maar niet wat de kosten ervan waren. Vanaf nu is het mogelijk om ook de kosten van een bijeenkomst te registreren - en tegelijk het resultaat van de Totale Opbrengsten en de Totale Kosten te zien. Hiermee kun je snel het financieel resultaat van een bijeenkomst monitoren, en bijvoorbeeld zien wanneer een bijeenkomst verlies gaat opleveren. Op basis hiervan kun je beter keuzes maken ten aanzien van je bijeenkomsten, bijvoorbeeld of deze geannuleerd moet worden, of dat er juist nog extra promotie moet worden gedaan om de bijeenkomst te vullen.
Je kunt kosten van een bijeenkomst registreren via de knop ‘Kosten toevoegen’ op de pagina ‘Kosten en Opbrengsten’ onder het tabblad ‘Financieel’ van de betreffende bijeenkomst.
Meetings & Events: referentie / ordernummer / kostenplaats aanpassen
Bij het inrichten van een bijeenkomst kon je een deelnemer de optie geven om het veld ‘Referentie / ordernummer / kostenplaats’ in te vullen. Indien deze echter leeg werd gelaten of verkeerd werd ingevuld, kon dit alleen handmatig in de backend worden ingevuld of aangepast.
Het is nu mogelijk de deelnemer dit veld zelf achteraf in te laten vullen of aan te laten passen. Deze optie kun je beschikbaar maken en vind je onder ‘Aanmelding wijzigen’ en is zichtbaar zolang in de bijeenkomst bij Aanmeldproces is gekozen voor ‘Persoonlijk aanmelden’ en de aanmelding nog niet is gefactureerd.
