Release 2025.02

CRM: uitbreidingen zoekfilter Functies

Snel inzichtelijk krijgen wie er deze maand uit dienst gaan bij organisaties met een bedrijfslidmaatschap of een relatielijst opbouwen die een journey triggert wanneer een vrijwilliger start of stopt met een functie. Het kan dankzij diverse uitbreidingen voor het zoekfilter op Functies. Zo zijn er meer variaties voor het filteren op de Startdatum en zijn diezelfde mogelijkheden er nu ook voor de Einddatum.

CRM: lijsten met 'Alle relaties' niet meer te overschrijven

Binnen iedere Weergave in het CRM vind je een of meerdere lijsten terug. De lijst die steeds als eerste getoond wordt is de lijst 'Alle relaties'. Hierin verwacht je alle relaties te vinden die voldoen aan de criteria (inhoudsbeperkingen) van de Weergave. In de weergave CRM verwacht je bijvoorbeeld iedereen, en in de weergave Donateurs verwacht je iedereen die ooit doneerde of een toezegging deed.

Wanneer je deze lijst opent, kun je vervolgens een filter maken van alle relaties die voldoen aan specifiekere criteria die voor jouw zoekopdracht relevant zijn. Wil je deze gefilterde lijst gemakkelijk terugvinden, sla je het filter op als een nieuwe lijst. Naast de optie 'Opslaan als nieuwe lijst', bestaat er ook de knop 'Opslaan naar deze lijst'. Ideaal als je een eerder opgeslagen relatielijst wilt updaten met nieuwe zoekcriteria, maar niet zo handig bij de lijst met 'Alle relaties'. Hier wil je er namelijk op kunnen vertrouwen dat je ook daadwerkelijk álle relaties ziet die in de weergave thuishoren. De mogelijkheid om met een filter de lijst 'Alle relaties' via 'Opslaan naar deze lijst' te wijzigen is daarom vanaf nu verdwenen.

Ontdek hier hoe je wél een beperking kunt instellen op de getoonde relaties in een Weergave

CRM: validatie van postcodes

Een nieuwe relatie vult een postcode in met maar 3 cijfers. Dan zouden we kunnen weten dat deze postcode zowel in Nederland als België niet juist is. We weten namelijk dat postcodes uit minimaal vier cijfers (NL + BE) en 2 letters (NL) bestaan. Ook van Tadzjikistan en nog 155 andere landen is bekend hoe de postcode eruit hoort te zien. Bij het opslaan van een nieuw adres wordt daarom het postcodeveld nu gecontroleerd op het juiste formaat. Komt de postcode niet overeen met de bij het land horende postcode-opbouw, dan krijg je een foutmelding te zien die erop wijst dat de postcode gecorrigeerd moet worden.

Donations/CRM: zelf filters maken voor cumulatieve donaties

Op dit moment hebben we in het CRM al de optie om te zoeken op 'Cumulatieve donaties'. Dat betekent dat je niet zoekt naar een specifieke donatie, maar naar het totaal gedoneerde bedrag van een relatie. Als je namelijk zoekt via 'heeft een donatie' met 'bedrag groter dan 100 euro', dan vind je wel iemand die in 1x 110 euro heeft gedoneerd, maar niet iemand die 5 x 30 euro heeft gedoneerd. En die laatste wil je mogelijk ook vinden in je 'grote donors'-zoektocht. Daarom kon je al via 'Cumulatieve donatie in afgelopen periode' zoeken naar het totaal bedrag.

Deze optie was beperkt tot zoeken in alle donaties, of alle donaties in een bepaald fonds. En dat was beperkend. Het was bijvoorbeeld nog niet mogelijk om te zoeken naar alleen de donaties die fiscaal aftrekbaar zijn.

Vanaf nu is het mogelijk om zelf in te stellen welke cumulatieve donaties interessant zijn voor jouw organisatie. Via de instellingen van Donations kun je bij de optie Rapportages nu je eigen rapportages maken. Daar stel je in naar welke periode je wilt kijken (opties zijn: 'per fiscaal jaar, tot X terug', 'in de afgelopen periode, instelbaar per aantal maanden' en 'lifetime'). Vervolgens richt je een filter in voor welke donaties wel of juist niet meetellen. Zodra je dat opslaat, wordt er automatisch een nieuwe zoekoptie aangemaakt in het CRM, waarmee je naar de totalen kunt zoeken voor alle donaties die aan die regels voldoen.

Dus wil je zoeken naar alle relaties die meer dan 100 euro gedoneerd hebben aan 3 specifieke fondsen, waarbij elke donatie tussen de 4 en 9 euro was, betaald met automatische overboeking en in de laatste 7 maanden gedaan is? Dan kan dat nu. 😉

De op dit moment bestaande opties voor cumulatief doneren wordt uiteindelijk uitgefaseerd. Beide opties zullen voorlopig naast elkaar bestaan, maar we adviseren om zo snel mogelijk de bestaande relatielijsten, selecties en weergaven aan te passen die gebruik maken van cumulatieve donaties.  

Ontdek meer over de nieuwe relatiefilters voor Donaties in het helpcenter

Let op: gebruik je nu lijsten en selecties gebaseerd op cumulatieve donaties? Dan adviseren we je om deze te wijzigen naar de nieuwe situatie, zodat deze ook in de toekomst blijven werken. Kom je er niet uit? Onze consultants helpen je graag op weg.

Donations: fiscaal attest digitaal versturen

In België moeten erkende verenigingen voor 1 maart een fiscaal attest bezorgen aan de schenkers en aan de FOD Financiën. Deze fiscale attesten kunnen vanaf nu ook per e-mail verstuurd worden. Deze actie is toegevoegd aan de al bestaande exportacties voor een batch van attesten. Om gebruik te maken van het versturen per e-mail, kun je deze actie aanzetten en instellen bij de instellingen van de rechtspersoon.

Donateurs die een mail over het fiscaal attest ontvangen, kunnen via een link de fiscale attesten downloaden. Deze url is twee weken geldig. Als deze twee weken voorbij zijn, dan bieden we de donateur de mogelijkheid om een nieuwe download url op te vragen, met als gevolg dat ze een nieuwe e-mail ontvangen, met nieuwe link. Ook deze url is dan weer twee weken geldig.

Lees meer over de werking van fiscale attesten in het helpcenter

Marketing Automation: doelen

Je maakt een e-mailjourney voor een donatie- of ledenwervingscampagne. Je start met het onder de aandacht brengen van de campagne en een week later stuur je de eerste herinnering. Maar wat als iemand in de tussentijd jouw doel (een donatie in een bepaalde campagne of een aanmelding als lid) is gaan voldoen? Tot nu toe moest je hiervoor steeds als/anders-stappen plaatsen om te voorkomen dat iemand dan een herinnering kreeg. Door de introductie van doelstappen wordt dit een stuk gemakkelijker. Iedereen die tijdens de journey aan het Doel is gaan voldoen, wordt automatisch naar deze stap getrokken en slaat de herinneringsmails over. Is de doelstap de laatste stap? Dan eindigt de journey van de relatie direct. (Waarschijnlijk omdat hij in een nieuwe welkomst- of bedankjourney start.) Het is echter ook mogelijk om na de doelstap nog de journey verder te bouwen.

Lees meer over doelstappen in het helpcenter

Meetings & Events: aanmelden zonder account

Wanneer mensen zich willen aanmelden om deel te nemen aan een van je bijeenkomsten, krijgen zij de vraag om in te loggen of account aan te maken. Voor terugkerende bezoekers is dit heel handig - zij hoeven niet steeds opnieuw hun gegevens in te voeren en kunnen eventueel direct de bij jou bekende collega's aanmelden. Voor sommige evenementen is dit echter niet wenselijk en werkt het vragen om een account drempelverhogend. Daarom is het vanaf nu mogelijk om ook de optie te geven om 'aan te melden zonder account'. Net als voor de bekende registratiemogelijkheden, gebruik je hiervoor een registratieformulier, maar dan zónder wachtwoordveld. Door in de e-mails van de bijeenkomst veldcodes toe te voegen voor het wijzigen of annuleren, kunnen deze deelnemers zonder account wel zelf hun aanmelding beheren zonder hiervoor in te moeten loggen.

Meetings & Events: aanmelden van collega's

Bij het aanmelden van meerdere personen bij een bijeenkomst moet je altijd de gegevens van de deelnemers invullen. Steeds worden hiervoor nieuwe relaties aangemaakt. Hoewel je die kunt ontdubbelen, is het voor terugkerende bezoekers van je bijeenkomsten niet ideaal dat zij steeds weer alle gegevens moeten invoeren terwijl die bij jouw organisatie al bekend zijn. Ingelogde gebruikers kunnen vanaf nu ook hun collega's direct selecteren uit een lijst (gebaseerd op de ingestelde functiekoppelingen in CRM: Organisaties & Personen). Per bijeenkomst kun je aangeven of je gebruik wilt maken van deze functionaliteit. De aanmelder kan tijdens het aanmeldproces vervolgens per deelnemer kiezen tussen het aanmaken van een nieuwe relatie of het selecteren van een bestaande relatie.

Lees hier meer over in het helpcenter

Meetings & Events: instellingen reservelijst en wijzigingsopties verplaatst

Het toevoegen van nieuwe mogelijkheden betekent soms ook een minder overzichtelijke pagina. Bovenstaande features gaven de aanleiding om de indeling van het tabblad 'Tickets & Aanmelden' te wijzigen. Instellingen voor de reservelijst en het wijzigen van de aanmelding zijn nu op aparte pagina's te vinden.

Memberships: factuur na betaalde betaaluitnodiging abonnement

Het proces van betaaluitnodigingen voor het verlengen van abonnement voor Belgische contractanten heeft geen betaalverplichting. Er wordt daarom niet gewerkt met facturen. Toch kan het (voor bijvoorbeeld Nederlandse organisaties met Belgische contractanten) wel nodig zijn dat er een (betaalde) factuur wordt gegenereerd nadat er - als gevolg van een uitnodiging - is betaald. Daarom is het vanaf nu mogelijk om op basis van de betaalmethode (overschrijving, online betaling) een een factuur aan te maken. Dat zorgt ervoor dat bij de factuur, zoals altijd, wordt opgeslagen waar de betaling vandaan komt. Bij het abonnement wordt in dit geval de betaalde factuur gekoppeld, net zoals je kent van het proces van 'Abonnement verlengen'. Bij de betaaluitnodiging kun je vervolgens ook een referentie naar de gekoppelde factuur vinden.

Memberships: prijsberekening op basis van vermenigvuldiging twee getallen

Abonnementen zijn er in allerlei soorten en maten. Ook de prijsberekening van een abonnement kan van diverse facturen afhankelijk zijn. Bijvoorbeeld het aantal medewerkers van het betalende bedrijf, een percentage of een andere rekenmethode. Vanaf nu is het ook mogelijk om te kiezen voor 'Vermenigvuldiging van twee getallen'. Deze methode werkt zoals 'Som van twee getallen': je kunt voor beide getallen een veldtype kiezen.

Platform: labels samenvoegen

Labels vormen een handige manier om bijvoorbeeld bijeenkomsten, blogs, contactmomenten of mailings te categoriseren. Maar door de jaren heen kan er zomaar een wildgroei ontstaan, omdat de manier waarop je jouw vereniging of stichting organiseert ook aan verandering onderhevig is. In dit geval wil je mogelijk eens flink opschonen. Het was al mogelijk om labels  te verwijderen en je kon ook al zien waar ze gebruikt worden. Daarmee kon je handmatig aan de slag om de labels op orde te krijgen, maar dat is in veel gevallen erg veel werk.

Vanaf nu is het mogelijk om labels samen te voegen.Selecteer de labels die je wilt samenvoegen en kies welk label je wilt behouden. Alle andere labels zullen worden verwijderd. Op de plekken waar de te verwijderen labels zijn gebruikt, worden ze netjes omgezet naar het label dat je gekozen hebt om te behouden.