Release 2025.03

API: btw-velden en relatietype beschikbaar

Via een relation API kan jouw organisatie gebruikmaken van de CRM-data in Procurios in de omgeving van een ander platform. Dit is naast handig, ook betrouwbaar, aangezien er maar één (CRM) waarheid bestaat. Namelijk die in de Procurios-omgeving.

Om ervoor te zorgen dat je een zo volledig mogelijk beeld kan creëren in een extern platform via de API, hebben we nu ook btw-velden en het relatietype beschikbaar gemaakt. Met deze twee toevoegingen kan jij nog vollediger gebruikmaken van de data in Procurios, ook al maak je ernaast nog gebruik van andere platforms. 

API: e-mailstatistieken beschikbaar

Wanneer je mailings, zoals de nieuwsbrief of misschien zelfs vanwege Marketing Automation, vanuit jouw Procurios-omgeving verstuurt, kan je onder andere al inzien hoe (goed) deze wordt gelezen of op welke contentblokken of knoppen wordt gedrukt. Dit is waardevolle informatie die ervoor zorgt dat je nog beter in staat bent jouw doelgroep te bereiken.

Maar wat nou als je deze informatie vanuit een ander platform wil inzien? Vanaf deze release is het mogelijk om deze e-mailstatistieken via een API uit het Procurios platform te halen om te gebruiken op een ander platform. Dezelfde inzichten, alleen flexibel in te zetten! 

API: toegangsbeveiliging tot Bijeenkomsten voor derde partij gewijzigd

Als een derde partij via onze API informatie opvraagt over aanmeldingen van relaties voor  Bijeenkomsten (bijvoorbeeld om dit te tonen op een website die niet op het Procurios Platform draait), dan moest deze derde partij ook toegang hebben tot een Weergave in het CRM waarin deze relatie zichtbaar is. Dat is functioneel niet nodig, omdat de derde partij verder geen reden heeft om toegang te hebben tot het CRM. Dat is daarmee ook qua AVG onhandig.

Het externe systeem heeft daarom vanaf nu alleen toegang tot de betreffende data op basis van de inrichting van de API-applicatie en niet meer op basis van de CRM-inrichting. Hierdoor is er geen toegang meer nodig in het Procurios Platform.

CRM/Platform: notificatie bij mutaties per orgaan

Via de mutatielijst in ‘Mijn Afdeling’ kan je precies zien welke leden onderdeel zijn geworden van een specifieke afdeling óf juist zijn vertrokken om een bepaalde reden. Handige informatie waar je wellicht wel een heads-up van wil krijgen. Vooral als je niet dagelijks in het Procurios Platform werkt.

Daarom is het nu mogelijk om je te abonneren op de mutatielijst van een afdeling. Elke ochtend wordt er gecontroleerd of er wijzigingen zijn en als dat het geval is, word je hierover geïnformeerd via een e-mail. Dit zorgt ervoor dat jij niet steeds hoeft in te loggen om te controleren of er veranderingen zijn.

Donations/Platform: elk orgaan een eigen fonds

Vertegenwoordigers van ieder orgaan konden al toegang krijgen tot een beperkt gedeelte van het CRM dankzij Lidmaatschappen & Organisaties, met daarin de relaties die in hun orgaan zijn ingedeeld en het verloop van het aantal relaties daar in. Bij fondsenwervende organisaties ontbrak er voor deze vertegenwoordigers nog iets: inzicht in donaties en toezeggingen uit enkel hun eigen orgaan. Deze inzichten werden vaak door de organisatie zelf samengesteld en verdeeld.

Vanaf deze release kunnen een vertegenwoordigers met de juiste rechten ook inzage krijgen in het fonds dat specifiek voor hun orgaan is aangemaakt. Via het reeds bestaande ‘Mijn Afdeling’ worden voor een orgaan de Donaties, Toezeggingen en Prognose getoond uit het gekoppeld fonds.

Op deze manier kunnen (lokale) vertegenwoordigers zich zelfstandiger en efficiënter inzetten voor jouw organisatie!

Vanaf deze release is het ook mogelijk om de naam 'Mijn Afdeling' aan te passen naar een term die bij jouw organisatie past. 

Finance: batch-limieten voor incasso-opdrachten

Om incasso's te mogen uitvoeren heb je als organisatie een overeenkomst met je bank. Je kunt dan een bestand met incasso-opdrachten uploaden die de bank dan voor jou gaat uitvoeren. Sommige banken is er sprake van limieten die je niet mag overschrijden. Bijvoorbeeld:

• Er zit een limiet op het aantal incasso's dat je mag laten uitvoeren op één moment
• Het totaalbedrag dat je incasseert op één moment heeft een maximaal

(De hoogte van deze limieten kunnen per bank/overeenkomst verschillen.)

Deze limieten leveren soms een probleem op als je hier niet alert op bent. Vanaf nu kun je in het platform de batchlimieten vooraf instellen. Bij het maken van een batch wordt er dan rekening gehouden met deze limieten.

Finance: gespreide incasso op iedere dag van de maand

Een jaarcontributie kan voor sommige leden een groot bedrag zijn om in één keer te betalen. Een kwartaal- of maandlidmaatschap is niet altijd een optie.  Verenigingen kiezen er dan soms voor om de automatische incasso van de jaarcontributie gespreid te laten betalen. Per maand bijvoorbeeld.

Rekening houdend met de kortste maand van het jaar (februari) was het tot op heden niet mogelijk om een incassodatum na de 28e te kiezen. Een incassodatum van bijvoorbeeld de 31e, zou namelijk mis gaan in de maanden die slechts 30 of 28 dagen hebben. Handig opgelost. Maar minder handig als je door omstandigheden net te laat bent om te incasseren op de 28e en je daardoor pas de 1e van de volgende maand kunt incasseren.

Daarom zijn vanaf nu alle dagen van de maand beschikbaar om te kiezen als incassodag. Kies je een incassodag die niet in elke maand voorkomt, dan wordt voor die maanden automatisch de laatste dag van de maand gebruikt. Voorbeeld: als je een factuur in 12 maanden wilt incasseren en je start op 31 januari, dan worden de volgende incasso-data: 28 februari (of 29 februari in een schrikkeljaar), 31 maart, 30 april, etc.

Finance: geweigerde incasso-opdracht door de bank oplossen

Op het moment dat je een incassobatch bij de bank aanbiedt, kan het gebeuren dat individuele incasso-opdrachten worden afgekeurd. Sommige banken doen dit netjes door deze instructies als stornering via het systeem terug te melden. Het Procurios Platform weet dan precies wat er gaande is en hoe hier mee om te gaan. Er zijn ook banken die de afgekeurde opdrachten simpelweg verwijderen uit de batch en geven enkel schriftelijk aan welke opdrachten er niet worden uitgevoerd. Ons platform 'weet' dit dan niet, waardoor we de banktransactie van de incassobatch niet kunnen verwerken. Het incassobedrag van het bankafschrift komt dan namelijk niet meer overeen met het bedrag dat in Procurios bekend is.

We hebben het daarom mogelijk gemaakt dat je binnen de incassobatch kunt aangeven dat een incasso-opdracht is geweigerd.

Finance: inzage waar online betaling aan gekoppeld is

Je controleert de lijst met 'online betalingen' en ziet een transactie staan die je niet direct herkent. Door een omschrijving of referentie kon je mogelijk herleiden waar de transactie voor bedoeld is, maar omdat de gekoppelde toezegging of factuur niet werd getoond bij de online betalingen, was er ruimte voor verbetering.

In het overzicht van online betalingen hebben we nu de kolom ‘Gekoppeld aan’ toegevoegd die altijd duidelijkheid geeft. In deze nieuwe kolom zie je bij elke online betaling, waarvoor deze is gedaan. Je kan vervolgens klikken op het gekoppelde object, zoals een factuur of toezegging, om de details ervan te bekijken. 

Meeting & Events: meerdere groepen aanmelden én beheren

Een bijeenkomst via Meetings & Events kan al zo worden georganiseerd dat één persoon zichzelf en/of andere deelnemers inschrijft. Dit kon dezelfde aanmelder echter slechts één keer doen bij dezelfde bijeenkomst.

Dit werd een beperking wanneer niet alle deelnemers in één keer bekend waren bij het eerste inschrijfmoment. We hebben dit proces rond aanmeldingen daarom gebruiksvriendelijker en gelijk wat overzichtelijker gemaakt.

Vanaf nu zal de aanmelder bij dezelfde bijeenkomsten meerdere aanmeldingen voor andere deelnemers kunnen doen. Daarnaast geven we deze aanmelder op de inschrijfpagina een overzicht van de eerdere aanmeldingen en de status van de betreffende deelnemers.