Release 2025.04
In de loop van 8 april maken alle klanten van het Procurios Platform gebruik van release 2025.04. In dit blog lees je wat er nieuw is en wat er is verbeterd.
CMS: gewijzigde publicatie-instellingen blogberichten
Soms is het fijn om vooruit te kunnen plannen met de content die je publiceert. Dankzij de publicatiedatum bij een bericht kun je ervoor zorgen dat een bericht pas verschijnt in de overzichten vanaf een bepaald moment. Door in de lijst met berichten op het vergrootglas te klikken naast een bericht, kun je het artikel alvast bekijken. Voor deze voorbeeldpagina werd een speciale url opgebouwd. Die zorgde er echter voor dat je de blog niet alvast kon inplannen op je socials of in je mailing (tenzij je durfde te 'gokken' wat de url zou gaan worden na publicatie). Vanaf nu kun je de blogs alvast bekijken via de uiteindelijke url als deze de status 'klaar' hebben en er een publicatiedatum is ingevuld. Zo kun je deze url gebruiken bij het inplannen van mailings of social posts.
Heeft de blog echter nog de status 'Concept'? Dan is het voorbeeld alleen te bekijken via de speciale tijdelijke url.
Als gevolg van deze wijziging is ook de plek waar je instelt of het blog de status 'Concept' heeft verplaatst naar de publicatie-instellingen van het bericht. Het vinkje is gewijzigd naar een uitklapmenu waar je de status 'Concept' of 'Klaar' selecteert.
CMS: geen data meer in e-mailmeldingen Forms&Surveys
In het CMS kun je surveys maken: formulieren die mensen kunnen invullen zonder dat ze direct hun relatie-informatie aanpassen. Je kunt daar instellen om een mail te laten versturen zodra iemand die survey invult. Tot nog toe werden daarbij alle ingevulde antwoorden in de mail geplaatst. Voor nieuwe surveys is dit nu niet meer mogelijk. De e-mailmeldingen bevatten voortaan een link naar een pagina waarop de ingestuurde gegevens bekeken kunnen worden door de (ingelogde) ontvanger van de e-mailmelding.
Hierdoor zijn gegevens extra beveiligd én blijven er niet onbedoeld gevoelige persoonsgegevens achter in de mailboxen van je medewerkers.
CRM: extra instellingen voor notificaties in Mijn Afdeling
Is jouw platform ingedeeld in diverse (lokale) afdelingen met behulp van Lidmaatschappen & Organisaties? Dan zie je via 'Mijn Afdeling' in het CRM een overzicht met de nieuw ingekomen relaties binnen de afdeling en andere wijzigingen. Hiervoor is het sinds release 2025.03 mogelijk om notificaties te ontvangen. Vanaf nu kun je hiervoor óók instellen voor welke lidmaatschapstypes of voor welke redenen je een notificatie wil ontvangen.
CRM: functies importeren met behoud van einddatum
Datums zijn soms 'tot' en soms 'tot en met'. Voorheen was het zo dat een import van 1 juni als einddatum van een functie leidde tot het resultaat 31 mei. De 'tot'-datum werd automatisch omgezet in een 'tot en met'-datum. Dat gedrag is nu gewijzigd, zodat het importeren van een einddatum hetzelfde resultaat heeft als het handmatig invoeren van een einddatum.
Meetings & Events: deelnemerslijst niet meer standaard aan
Bij sommige bijeenkomsten is het prettig om een deelnemerslijst te publiceren. Zo kunnen bezoekers van het evenement elkaar na afloop terugvinden of vooraf checken of zij kunnen carpoolen met iemand uit de buurt. Uiteraard publiceer je deze gegevens alleen na toestemming. Hiervoor kun je van alles instellen bij de bijeenkomst. Om te voorkomen dat je per ongeluk de deelnemerslijst publiceert, zonder dat je hier bewust voor hebt gekozen, staat de optie 'deelnemerslijst' niet meer standaard aan onder de weergave-instellingen bij de bijeenkomst.
Let op: bij bijeenkomsten vanuit eerder aangemaakte templates kan de deelnemerlijst nog wel aan staan, als dat zo staat ingesteld in het template.
Memberships: betalen met contant geld
Abonnementen die worden betaald via een betaaluitnodiging (België), kunnen nu ook worden betaald met contant geld. Als er bijvoorbeeld bij een evenement met contant geld wordt betaald, kan iemand van de administratie dit vastleggen bij de betaaluitnodiging in Memberships.
Platform: diverse wijzigingen rondom bewaartermijnen persoonsgegevens
Als je persoonsgegevens verwerkt, moet je goed nadenken over welke gegevens jouw organisatie bewaart, waarom je dit doet en hoelang je deze gegevens wilt bewaren. Om je te helpen om deze taak succesvol uit te voeren, bevat deze release verschillende mogelijkheden om vooraf al een bewaartermijn in te stellen, zodat gegevens niet onnodig lang hoeven te worden bewaard en je minder handmatig hoeft te verwijderen.
E-commerce: bewaartermijn voor bestellingen in webshop
Bestellingen in een webshop bevatten persoonsgegevens, zoals het e-mailadres en het factuur- of verzendadres van de gebruiker die de bestelling doet. Het verwijderen van deze bestellingen uit je administratie gebeurde handmatig en leidde niet volledig tot het gewenste resultaat Daarom is het nu mogelijk om per webshop een bewaartermijn in te stellen voor bestellingen. Je stelt de bewaartermijn in op basis van het aantal jaren dat je de gegevens wilt bewaren, met een minimum van één jaar.
De gekoppelde gegevens in de boekhouding blijven wel bestaan en worden hiermee niet automatisch verwijderd.
Library: tijdelijke bestanden en workspaces
Sollicitanten uploaden een brief en cv of deelnemers van een cursus leveren een pdf-formulier met aanvullende persoonlijke gegevens aan. Dit soort gegevens wil je niet eeuwig bewaren, maar alleen voor de periode waarin het relevant is. Maar juist deze opschoonactie vergeet je gemakkelijk. Daarom is het nu mogelijk om bestanden in Library te markeren als tijdelijk. Hiervoor zijn twee nieuwe opties ontstaan:
- Je maakt een 'Workspace' in Library waaruit bestanden na X aantal dagen automatisch verwijderd worden
- Je bewerkt de eigenschappen van een document en stelt een verwijderdatum in
Platform: automatische opschoning van audit logs
Een relatie verzoekt jou om zijn gegevens te verwijderen. De betreffende relatie heeft geen gegevens die je wettelijk moet bewaren, dus geef je daar - zoals het hoort - gehoor aan. Echter: wat gebeurt er dan met de historie (audit logs) over de bewerkingen die aan deze relatie gedaan zijn? Kun je nog ergens terugzien dát de relatie is verwijderd?
Vanaf nu worden audit logs van verwijderde relaties zelf ook verwijderd. Na 3 maanden is er alleen nog te zien dát de relatie is verwijderd, en na 12 maanden is ook dat niet meer te vinden. Zo zorgen we ervoor dat er niet nog ergens persoonsgegevens blijven slingeren.
Heeft de relatie zelf ook wijzigingen aangebracht? Dan krijg je bij het verwijderen van de relatie een keuze over wat er moet gebeuren. De wijzigingen van deze relatie blijven in ieder geval in gepseudonimiseerde vorm nog een jaar bewaard, om misbruik van deze functionaliteit te voorkomen.
