In de groene VU-collectebusjes spaarden meer dan 100.000 leden van de Vrouwen VU-hulp vanaf 1932 wekelijks een stuiver of dubbeltje om de faculteit geneeskunde op te zetten. Die opende in 1950 en in 1956 ging dankzij de donaties de eerste paal de grond in van het Amsterdamse ziekenhuis. In 2008 zijn de medische faculteit en het ziekenhuis gefuseerd en wordt het VUmc een van de acht universitair medische centra in Nederland. Op dit moment wordt er hard gewerkt aan de fusie met het andere universitaire medische centrum Amsterdam AMC. Samen heten zij straks het Amsterdam UMC.
Vriendenprogramma voor het fonds
Sinds begin jaren negentig doet VUmc aan fondsenwerving. Die is onderverdeeld in twee fondsen, een stichting voor oncologie-onderzoek en het VUmc Fonds. In dat laatste fonds zijn het MS Centrum Amsterdam en het Alzheimercentrum Amsterdam ondergebracht. Bernie Hermes is manager van het Vriendenprogramma, daaronder vallen de kleine en middelgrote donateurs. Het VUmc is vier jaar geleden gestart met het vriendenprogramma. Het kost relatief veel administratie. Van de 6,5 miljoen euro die jaarlijks aan donaties binnenkomt bij het ziekenhuis, is nu twee ton afkomstig uit het Vriendenprogramma. Hermes: “Het idee is om inkomsten te verspreiden over meerdere bronnen. Grote donateurs zijn kwetsbaar, als er één afvalt dan ben je gelijk een groot bedrag kwijt.”
Elke week ontdekken we nieuwe mogelijkheden. /Fundraising is veel meer dan een CRM-systeem. Het kan veel en je hoeft relatief weinig te doen.
Met het oude CRM-systeem had de backoffice volgens Bernie heel veel werk. “De werkdruk ligt heel hoog. Het is voor een groot deel handwerk, ooit opgezet voor projectmanagement. Losse donaties moeten handmatig in-en uitgevoerd worden. Als iemand een toezegging deed om 10 jaar lang elke maand een bedrag te doneren, dan moest dat 120 keer worden ingevoerd.” Sinds de overgang van VUmc Fonds afgelopen september op /Fundrasing, zijn dit soort handelingen verleden tijd. Een hele vooruitgang, stelt Bernie enthousiast. “Het is veel meer dan een CRM-systeem. Behalve contactgegevens houden we er ook donaties en incasso’s in bij. Elke week ontdekken we nieuwe mogelijkheden die het systeem ook kan. Het komende jaar willen we ook de website, de mailings en de financiën onder de loep gaan nemen. Zo willen we de donatiepagina gaan verbeteren en koppelen met de software.”
Van de plank voor het fonds
Met /Fundraising koos VUmc een product dat Procurios in de loop der jaren heeft ontwikkeld en verbeterd in samenwerking met fondsenwervers. Bernie: “In plaats van iets te laten bouwen, kon Procurios het product gewoon van de plank halen. Bovendien is het een systeem waar je veel mee kan, maar waar je relatief weinig voor hoeft te doen.”
Procurios nam de tijd om het pakket aan te vullen met een stukje maatwerk. Zo hebben we een deel voor managementrapportage toegevoegd.
Het pakket is het uitgangspunt, maar in overleg werd het wel nog verder aangescherpt aan de specifieke wensen van VUmc. Bernie: “Zo hebben we bepaalde centra en het relatietype ‘familie’ toegevoegd in het CRM, dat is echt een stukje maatwerk. Procurios heeft daarvoor echt de tijd genomen. Zo miste Bernie nog één ding: managementrapportage. Een overzicht dat aan de hand van grafieken in één oogopslag visueel maakt wat de behaalde resultaten zijn. Bernie: “Daarom doen we samen met een aantal klanten mee met een pilot van Procurios. Van wat er nu staat worden we al heel blij, dat is al ‘yes!’
De nieuwe software gaat ons uiteindelijk veel tijd besparen. Tijd die relatiemanagers en backoffice kunnen gebruiken om andere dingen te doen.
Aan de hand van selecties binnen het ledenbestand kan VUmc fonds precies een doelgroep voor een bepaalde mailing samenstellen. Bernie: “We slaan met dit CRM een heleboel stappen over die we eerder wel moesten maken.” Hij denkt dat het de komende maanden duidelijk gaat worden hoeveel werk de nieuwe software gaat besparen. “Ik denk dat over een half jaar blijkt dat de werkdruk met zoveel procent is verminderd. Relatiemanagers en backoffice zijn dan veel minder tijd kwijt aan administratie. Tijd die ze kunnen gebruiken om meer aandacht aan onze donateurs te besteden, want daar draait fondsenwerving uiteindelijk om.”
