“We zaten voorheen op een minder centrale locatie waardoor mensen er niet zomaar tegenaan liepen, maar er echt naartoe moesten”, vertelt Martin Vastenhout, sinds 2014 vrijwilliger en vicevoorzitter van Museum Dorestad. “Ons nieuwe onderkomen is het oude stadhuis op de Markt, dat ligt mooi centraal.” Al in 2017 sloot het museum haar deuren voor de verhuizing, maar allerlei onvoorziene tegenslagen zorgden ervoor dat het waarschijnlijk pas volgend jaar weer open kan. “In de tussentijd hebben we ons vooral gericht op educatieve activiteiten, zoals museumlessen voor schoolklassen, over onderwerpen als de Vikingen en de Romeinen.”

‘Procurios hielp ons met een database voor relatiebeheer, een nieuwe website en een betaalmodule voor fondsenwerving’

Professionaliseren relatiebeheer en fondsenwerving

Een lokaal museum dat gesloten is, moet hard werken om haar zichtbaarheid te behouden, vertelt Vastenhout. Dit maakte het essentieel voor het museum om alternatieve manieren te vinden om relevant te blijven voor het publiek. “Zo zijn we bijvoorbeeld gestart met het uitbrengen van een magazine: ‘De Kromme Rijn vertelt’. Door de subsidie die de overheid tijdens de coronajaren beschikbaar stelde voor musea om hun digitale infrastructuur te verbeteren, zag Museum Dorestad kans om de relatie met donateurs, lezers en voormalige bezoekers levendig te houden. Met het geld werd het systeem van Procurios aangeschaft. “Procurios komt van origine ook uit Wijk bij Duurstede, daardoor kenden we het bedrijf al”, zegt Vastenhout. “Met de subsidie en hulp van Procurios hebben we een database voor relatiebeheer ontwikkeld, een nieuwe website gebouwd en een betaalmodule ingezet om fondsen te werven.”

"Het systeem maakt het eenvoudig om te doneren en om die donaties te beheren"

Het Procurios-platform bood een oplossing om een uitgebreide database te onderhouden, wat voor het museum cruciaal is om contact te behouden met scholen en donateurs. “Met het platform kunnen we bijvoorbeeld heel gericht uitnodigingen sturen naar scholen, of contact onderhouden met onze achterban.” Ook hielp het platform bij het professionaliseren van het relatiebeheer en de fondsenwerving. “We versturen e-mailnieuwsbrieven naar ons bestand, en soms voegen we daarin een verzoek om wat bij te dragen, bijvoorbeeld om de uitgave van het magazine mogelijk te maken. Via een link kom je eenvoudig bij een donatiepagina en is het een fluitje van een cent om iets bij te dragen”, zegt Vastenhout. “Dit maakte het voor ons mogelijk om te crowdfunden, bijvoorbeeld om een deel van het benodigde geld bijeen te krijgen om een editie van het tijdschrift uit te brengen.”

Soepele communicatie met achterban

De website fungeert voor Museum Dorestad als centraal punt voor informatie en interactie, terwijl de betaalmodule het eenvoudig maakt voor bezoekers om donaties te doen. “Dit heeft al geresulteerd in aanzienlijke bijdragen wat essentieel is voor de fondsenwerving van het museum.” Vastenhout refereert aan een nieuwsbrief die vlak voor kerst werd verstuurd, wat de perfecte timing bleek, omdat donateurs gul gaven. “Dat zal misschien ook wel gekomen zijn door de tijd van het jaar”, glimlacht de vicevoorzitter. “Het systeem maakt het eenvoudig voor gebruikers om een donatie te doen en voor het museum om deze te beheren. Dit helpt niet alleen bij fondsenwerving, maar zorgt er ook voor dat de communicatie met de achterban soepel verloopt.”

Ondanks de sluiting heeft Museum Dorestad zijn educatieve rol kunnen behouden door middel van programma’s en het gebruik van nieuwsbrieven en het tijdschrift. “Het Procurios-platform helpt bij het coördineren en promoten van deze activiteiten, waardoor het museum zijn zichtbaarheid en educatieve impact kan behouden.” Goede instructie en ondersteuning van Procurios is daarbij cruciaal aangezien het museum grotendeels draait op vrijwilligers die minder technisch onderlegd zijn. “Gelukkig hebben we een jong iemand die de social media en nieuwsbrieven voor ons verzorgt en heeft de vrijwilliger die verantwoordelijk is voor de database zelf een administratiekantoor en is gewend met databases te werken.”

"De inzichten helpen bij het inspelen op de behoeften van onze achterban"

Waardevolle inzichten

De database fungeert niet alleen als centrale bron van waaruit het museum communiceert, maar biedt ook waardevolle inzichten in de herkomst van websitebezoekers en donateurs. Zo bleek dat 75 procent uit de provincie Utrecht komt, maar de overige 25 procent van, soms ver, daarbuiten. “We zagen zelfs een donatie uit Amsterdam”, stelt Vastenhout enigszins verbaast vast. Deze cijfers en inzichten helpen Museum Dorestad bij het plannen en uitvoeren van gerichte campagnes en stellen het museum in staat om effectiever te werken en beter in te spelen op de behoeften van hun publiek.

Vastenhout ziet de relatie met Procurios als positief en productief. Hij is te spreken over de lokale connectie en de mate waarin het bedrijf meedenkt met de uitdagingen van het museum. “Dan gaat het vooral over de kostenstructuur in combinatie met het feit dat we al zo’n tijd gesloten zijn. Daarin is het bedrijf heel ruimhartig en denkt goed mee.” Vastenhout roemt de flexibiliteit en ondersteuning van Procurios, waardoor de relatie door het museum als constructief en waardevol wordt ervaren.

Solide digitale basis

Het museum heeft door de jaren heen een band opgebouwd met de lokale gemeenschap en scholen, en blijft actief in het betrekken van bezoekers en donateurs via nieuwsbrieven en sponsorprojecten. Het nieuwe museum belooft een vernieuwde en interactieve ervaring te bieden met de ‘Dorestad Experience’ en nieuwe tentoonstellingen die de rijke geschiedenis van de regio tot leven brengen. Het Procurios-platform heeft het museum een solide, digitale basis gegeven om bezoekers, donateurs en andere geïnteresseerden betrokken te houden, zelfs tijdens een periode van fysieke sluiting.